Definitionen Was ist bzw. was versteht man unter (elektronischer) Vorgangsbearbeitung?

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Die elektronische Vorgangsbearbeitung meint die computergestützte Durchführung bestimmter Prozesse im Rahmen der öffentlichen Verwaltung. Der Vorgang ist dabei mehr als die Summe der Aktionen. Er bezieht alle Dokumente mit ein.

Der Begriff Vorgangsbearbeitung ist in der öffentlichen Verwaltung anzusiedeln. Er taucht zwar auch in der freien Wirtschaft auf (z.B. in Rechtsanwalts-Kanzleien), aber stammt aus dem staatlichen Bereich. Grundsätzlich beschreibt er einen bestimmten Prozess, der durch die zuständigen Sachbearbeiter abgewickelt wird. Zusätzlich umfasst der Ausdruck „Vorgang“ auch alle Dokumente, die im Rahmen der Prozessdurchführung entstehen. Inzwischen läuft die Bearbeitung elektronisch ab. Die Dokumente werden hierfür in einer eAkte gesichert und über diese für die Bearbeitung bereitgestellt.

Die Vorteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Die elektronische Vorgangsbearbeitung setzt neben der eAkte eine Software voraus, mit der die Sachbearbeiter die notwendigen Prozessschritte gehen können. Diese sind in der öffentlichen Verwaltung gesetzlich festgelegt, um Transparenz und Rechtskonformität sicherzustellen. Die Software ist in der Regel eine Enterprise Content Management (ECM)-Lösung. Durch die elektronische Vorgangsbearbeitung ergeben sich deshalb einige Vorteile:

• Die vorgegebenen Prozesswege sind oft verzweigt. Dadurch, dass sie durch die Software automatisch abgeschritten werden, geschehen keine versehentlichen Fehler.

• Mehrere Sachbearbeiter können zeitgleich einen Vorgang bearbeiten.

• Informationen aus anderen Vorgängen sind leichter abruf- und übertragbar.

• Die Aktenführung gelingt einfacher, weil Dokumente nicht mehr einfach verloren gehen können.

• Teile der Vorgangsbearbeitung lassen sich über die ECM-Lösung automatisieren.

• Bürger können elektronischen Zugang zu ihren Akten bekommen und Informationen von überall abfragen oder Anträge aus der Ferne stellen.

Die Nachteile der elektronischen Vorgangsbearbeitung

Durch die eAkten gibt es eine Vielzahl sensibler Daten, die in Verwaltungsnetzwerken gesichert werden müssen. Dies bedeutet rechtlich und sicherheitstechnisch eine große Herausforderung. Vorgangsbearbeitungen lassen sich zudem nicht mehr derart flexibel ändern wie früher, weil dies immer auch nach Updates der eingesetzten ECM-Lösung verlangt. Überdies binden sich viele Verwaltungen indirekt an eine Software für die elektronische Aktenführung, da diese komplett an die eigenen Bedürfnisse angepasst ist. Ein Wechsel wäre mit hohen Kosten verbunden.

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