Verwaltungsreform Optimierte Prozesse beim Bundesverwaltungsamt

Bürgernähe, schnelle Bearbeitung von Vorgängen, länderübergreifende Zusammenarbeit, Kostenreduzierung, Effizienzsteigerung: Dies sind nur wenige der Anforderungen, die von Bürgern und Politik an Behörden und die Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung gestellt werden. Sie sollen mehr Serviceorientierung bieten, bürokratische Prozesse verringern sowie die Transparenz behördlicher Abläufe erhöhen.

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Bundesverwaltungsamt Bibliothek / Zimmer 9.30

Die Nutzung moderner Informationstechnologie ist ein probates Mittel, dies zu erreichen. Interne Verwaltungsvorgänge können und müssen mithilfe der IT optimiert werden, um Zeit- und Kosteneffizienz zu erhöhen und den Kundenservice zu verbessern. Viele Verwaltungen haben daher bereits ihre meist papierbasierenden Arbeitsabläufe auf elektronische Workflows umgestellt. Informationen, die früher auf Papier vorlagen und in Akten abgeheftet wurden, werden heute elektronisch erstellt, verarbeitet und archiviert.

Auch das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln optimiert durch den Einsatz moderner IT-Lösungen interne Verwaltungsabläufe. Als zentraler Dienstleister des Bundes nimmt das BVA mit seinen rund 2 200 Mitarbeitern mehr als einhundert verschiedene Fachaufgaben für alle Bundesministerien wahr. In dieser Funktion arbeitet das Haus mit zahlreichen anderen Behörden auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene zusammen und ist in vielfältiger Form Partner von Verbänden, Zuwendungsempfängern und anderen nichtstaatlichen Einrichtungen.

Nicht zuletzt steht das Bundesverwaltungsamt im Dienst von Millionen Bürgern innerhalb und außerhalb Deutschlands. Beim Stichwort „Behörde“ denken viele Menschen jedoch weniger an Service oder Effizienz als vielmehr an umständliche Bürokratie, lange Wartezeiten oder unendlich scheinende Aktenberge. Seitenlange Anträge füllen die Bürger aus, die dann in einer Ablage landen, bevor sie irgendwann bearbeitet und abgeheftet werden. Soweit das Klischee. Das Bundesverwaltungsamt geht einen anderen Weg.

Elektronischer Workflow schafft Transparenz

Bereits seit 1997 setzt die Behörde das Dokumentenmanagement- und Workflow-System FAVORIT ein. Die in Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern entwickelte Software-Lösung basiert seit der Version 4.0 auf der Documentum-Enterprise-Content-Management-Plattform von EMC. FAVORIT 4.0 ist ein webbasierendes elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem, das sich unmittelbar an den Bedürfnissen der modernen Verwaltung ausrichtet. Es unterstützt die Anwendung und die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten vom Posteingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Mit FAVORIT können Akten von den Mitarbeitern per Knopfdruck aufgerufen werden.

Standardisierte Schnittstellen ermöglichen darüber hinaus die sichere und erprobte Integration von Fachverfahren sowie den elektronischen Austausch von Dokumenten und Vorgängen zwischen verschiedenen Behörden. Die Software lässt sich flexibel an die jeweiligen Arbeitsabläufe anpassen und sorgt für hohe Transparenz in der Aktenlage. Recherchezeiten werden auf ein Minimum reduziert. Mittlerweile sind beim BVA über 70 Millionen Seiten digitalisiert worden.

Einfache Verwaltung von Dokumenten und Prozessen

Im Rahmen des Entwicklungsprozesses wurde besonderer Wert auf die Anwenderfreundlichkeit der Lösung gelegt. So wurde die Benutzeroberfläche stark an die verwaltungstypische Arbeitsweise angepasst. Durch die vollständige Integration innerhalb von Microsoft Windows, Office und Outlook können die Anwender in ihrer vertrauten Umgebung mit den bekannten Werkzeugen arbeiten. Um die Dokumente speicherplatzsparend zu verwalten und plattformübergreifend mit anderen Verwaltungen oder Unternehmen auszutauschen, werden elektronische Dokumente per Mausklick ins PDF-Format umgewandelt. In den anschließenden Arbeitsschritten, die je nach Bedarf und Fachverfahren unterschiedlich definiert sind, versehen die Mitarbeiter die elektronischen Dokumente mit Annotationen und Vermerken. Sollten Abwesenheiten von Sachbearbeitern – wegen Krankheit oder Urlaub – eine Stellvertretung erforderlich machen, wird diese Information in FAVORIT hinterlegt. Dadurch bleibt der Ablauf der fest definierten Bearbeitungsprozesse unbeeinträchtigt, Verzögerungen werden vermieden.

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