Kostenmanagement in der Öffentlichen Verwaltung Ohne IT geht es nicht

Aufgrund der gestiegenen Service- und Dienstleistungsorientierung in der Öffentlichen Verwaltung sind während der vergangenen Jahre die indirekten Leistungsbereiche stark gewachsen. Die zusätzlichen Personalkapazitäten belasten heute als Fixkostenblock die öffentlichen Kassen. Umso wichtiger ist es, das Kostenmanagement weiter auszubauen.

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Vor allem im IT-Bereich bieten sich große Einsparpotenziale an, die beispielsweise über ein geschicktes IT-Outsourcing erzielt werden können. Doch bislang hat nicht einmal jede fünfte Kommune von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht. Zum Vergleich: Im Handel und in der Versicherungsbranche verfügen bereits annähernd 30 Prozent über Erfahrungen mit dem Auslagern von IT. Dies ist das Ergebnis der Potenzialanalyse Kostenmanagement von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem IMWF, dem Institut für Management- und Wirtschaftsforschung.

Aufgrund des fehlenden Wettbewerbs im Öffentlichen Sektor ist das Kostenbewusstsein in den Kommunen im Vergleich zur Privatwirtschaft nur unterdurchschnittlich ausgeprägt. So empfinden 44 Prozent der Fach- und Führungskräfte in der Öffentlichen Verwaltung das Kostenmanagement als sehr wichtig, in anderen Wirtschaftsbranchen sind es im Durchschnitt hingegen mehr als 60 Prozent. Zudem ist die Kostentransparenz in den Amtsstuben deutlich weniger gegeben, als es in Privatunternehmen der Fall ist: Nur jede zweite Fach- und Führungskraft hat einen guten bis sehr guten Überblick über seine Verwaltungskosten. In den Unternehmen sind es dagegen weit mehr als 70 Prozent.

Ostdeutsche Kommunen innovationsfreundlicher

Trotz dieser Unterschiede zeichnet sich jedoch ab, dass das Erschließen von Effizienzpotenzialen durch IT auch in den Öffentlichen Verwaltungen eine immer wichtigere Rolle einnimmt. So ergab die Entscheiderbefragung „Branchenkompass Public Services“ von Steria Mummert Consulting im vergangenen Jahr, dass die technologische Entwicklung sogar der mit Abstand positivste Trend für die Verwaltungen ist.

Besonders optimistisch zeigten sich Kommunen in Ostdeutschland: 60 Prozent der befragten Verwaltungen erkannten in der IT große Chancen, um neben eGovernment-Dienstleistungen, auch Prozesse zu verbessern und Kosten zu sparen.

IT-Outsourcing in Sachsen

Beispiel Sachsen: Hier hat Steria Mummert Consulting drei Landkreise bei der Auslagerung ihrer IT an einen neu gegründeten kommunalen Eigenbetrieb für integrierte IT-Lösungen begleitet. Die ausschlaggebenden Gründe für diese Entscheidung waren in allen Kommunen gleich. So ging es vor allem darum, die Haushalts- und Innovationssicherheit durch das Auslagern an einen kompetenten Dienstleister zu wahren. Dies war unter den bisherigen Bedingungen nicht mehr möglich. So war die Prozessbearbeitung von zahlreichen Medienbrüchen geprägt, die erhebliche Effizienzverluste zur Folge hatten. Hinzu kam, dass die IT-Landschaft in den einzelnen Behörden sehr heterogen aufgebaut war. Computer hatten ein unterschiedliches Alter, Einzelplatzdrucker waren die Regel und es gab viele unterschiedliche Services, Fachanwendungen und Ansprechpartner, was sich entsprechend in den Kosten niederschlug. So beliefen sich die Aufwendungen für jeden PC-Arbeitsplatz auf rund 170 Euro im Monat.

Höheres Einkaufsvolumen drückt Kosten

Das Soll-Szenario sah deshalb als Hauptziel vor, Medienbrüche so weit wie möglich auszuschließen und das IT-Umfeld zu homogenisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden IT-Services, die für alle Prozesse in den Kommunen von Relevanz sind, in das neu geschaffene System überführt. Gleiches gilt für die Technik und für ausgesuchte Mitarbeiter, die den Betrieb sicherstellen sollten. Ausgenommen vom Outsourcing waren einzig spezielle Fachverfahren, die über keine breite Anwenderschaft verfügten. Im Ergebnis hatte die Homogenisierung von Soft- und Hardware nicht nur eine einheitliche und damit übersichtlichere IT-Landschaft zur Folge. Auch die öffentlichen Kassen wurden aufgrund des höheren Einkaufsvolumens für EDV-Materialien und durch die Nutzung der sich ergebenen Synergien aus der Zusammenlegung gleicher Services geschont.

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