Papierablage ade Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement

Der Einsatz digitaler Dokumente ist in zahlreichen Branchen längst Normalität. Anders sieht es bei Behörden und im öffentlichen Sektor aus. Um Manipulationen zu vermeiden, laufen hier zahlreiche Prozesse nach wie vor papiergebunden ab. Dokumente sind häufig im Original einzureichen und müssen manuell weiterbearbeitet werden, was ein modernes Dokumentenmanagement erschwert. Abhilfe schaffen intelligente Softwarelösungen, die einen manipulations- und rechtssicheren digitalen Dokumentenaustausch ermöglichen.

Onlinezugangsgesetz, elektronische Akte, besonderes Anwaltspostfach – um die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben, wurden in den letzten Jahren zahlreiche Neuverordnungen auf den Weg gebracht. Ihr Ziel ist es, papierbasierte Verwaltungsprozesse zu reduzieren, Abläufe zu vereinfachen und den Weg für ein effizientes, digitales Dokumentenmanagement zu ebnen. Letzteres ist längst überfällig, denn gerade im öffentlichen Sektor wird vielfach an veralteten, papierbasierten Prozessen festgehalten. Gerechtfertigt wird dies oft mit der fragilen Dokumentensicherheit und dem Schutz vor Manipulationen. Dass diese Sorge unbegründet ist, beweisen intelligente Dokumentenaustauschlösungen, die einen rechts- und manipulationssicheren Dokumententransfer sicherstellen und zugleich zeitaufwendige manuelle Prozesse digitalisieren.

Digitale Trendsetter

Mit dem Wissen um die Vorteile digitaler Lösungen arbeiten nicht wenige Einrichtungen bereits aus eigener Motivation und noch vor Ablauf gesetzlicher Fristen an deren Implementierung. Obwohl die elektronische Akte (eAkte) in deutschen Gerichten erst ab Januar 2026 verpflichtend ist, wird sie aktuell bereits in sieben bayerischen Gerichten bei Zivilverfahren in erster Instanz erprobt. War es bislang so, dass digital eingereichte Klagen im Gericht ausgedruckt und als Papierakt geführt wurden, werden die Verfahren im Probebetrieb ausschließlich digital verwaltet und ohne Medienbruch bearbeitet. Das neue System bewährt sich und kommt überaus gut an – insbesondere wohl im Landgericht Ingolstadt. Der Dieselskandal von 2015 hatte am Firmensitz des Autobauers Audi eine wahre Klagewelle ausgelöst. Gab es im Jahr 2017 rund 1.000 erstinstanzliche Zivilverfahren, waren es 2020 4.300. Mittlerweile stapeln sich die archivierten Papierakten in deckenhohen Regalen. Dank eAkte ist zumindest hierfür ein Ende in Sicht. Ein weiterer Vorteil digitaler Dokumente ist, dass auch das „Akten-Karussell“ – das Transportieren der Akten von der Geschäftsstelle in die einzelnen Richterzimmer und Verhandlungssäle – bald passé sein dürfte.

Weniger Zeit bleibt für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Insgesamt wurden knapp 600 Leistungen identifiziert und in zwei Digitalisierungsprogrammen zusammengefasst. Ziel ist es, eine nutzerfreundliche, deutlich schnellere und effizientere Interaktion zwischen Bürger*Innen, Unternehmen und der Verwaltung zu ermöglichen.

Wie eine effektive interkommunale Zusammenarbeit auf Basis des OZG aussehen kann, zeigt der Kreis Coesfeld in Nordrhein-Westfalen, deren zugehörige elf Kommunen gemeinsam an der Umsetzung digitaler Themen arbeiten. Seit Anfang Juli setzen die Jobcenter des Kreises auf die eAkte. 4.200 Papierakten werden nunmehr elektronisch geführt und die Verwaltungsarbeit weiter verbessert und modernisiert. Unter anderem können Vorgänge für die Bearbeitung schneller zugeordnet werden. „Eine elektronische Bearbeitung beschleunigt die Entscheidungsfindung, da Dokumente gleichzeitig von verschiedenen Stellen bearbeitet werden können, wovon letztlich auch die Bürgerinnen und Bürger profitieren“, erklärt Stefan Schenk vom Jobcenter des Kreises.

Ebenfalls ab 2022 verpflichtend ist die Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA), über das jeder in Deutschland zugelassene Rechtsanwalt verfügt. Das System ermöglicht eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV). Auch Unternehmen setzen mehr und mehr auf die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. In einem Drittel der für den Bitkom befragten Unternehmen wird heute überwiegend papierlos gearbeitet, deutlich mehr als noch vor fünf Jahren (2016: 27 Prozent). Vorreiter der digitalen Zusammenarbeit sind große Unternehmen ab 500 Mitarbeitern. Vier von zehn Unternehmen (42 Prozent) haben den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig.

Dokumentenaustausch, aber sicher!

Um auf die Sicherheitsbedenken zurückzukommen: Ein digitales Dokumentenmanagement und die Einhaltung selbst strengster Datenschutzrichtlinien müssen nicht im Widerspruch zueinander stehen. Wichtig ist, die richtige Lösung für das jeweilige Einsatzszenario zu wählen. Sind Dokumente weder zeitkritisch noch vertraulich und erfordern keinen Empfangsnachweis, ist ein Versand per E-Mail unkompliziert und vertretbar. Handelt es sich allerdings um geschäftskritische, sensible Dokumente, die einen rechtssicheren und DSGVO-konformen Transfer erfordern, sind entsprechende Lösungen notwendig. Ein Austausch per E-Mail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das hier zur Anwendung kommende „Serverhopping“ Angriffe und Manipulationen begünstigt.

Ist ein manipulations- und rechtssicherer Transfer in IP-Umgebungen gefordert, braucht es den Einsatz moderner, softwarebasierter Dokumentenaustauschlösungen. Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite 7_DX. Sie verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung.

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX. Dokumente werden hier im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht. Dieser hat selbst vor Gericht Bestand und zeigt jederzeit an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden.

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit ist sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert und die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor gelegt. Das Zusammenspiel dieser Features macht NGDX zur ersten rechts- und manipulationssicheren E-Mail-Alternative.

Automatisierte Weiterverarbeitung

Ein großer Mehrwert für das Dokumentenmanagement im öffentlichen Sektor ist, dass NGDX hybride, also von Mensch und Maschine lesbare Dokumente überträgt. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren, Insellösungen werden obsolet. Beste Voraussetzungen für ein verlustfreies, dezentrales und sicheres Dokumentenmanagement.

Fundament für flexible Arbeitsmodelle

Ein gut aufgesetztes digitales Dokumentenmanagement vereinfacht den Arbeitsalltag immens – und legt zugleich das Fundament für eine Flexibilisierung der Arbeitsmodelle. Weil auf digitale Dokumente von überall aus zugegriffen werden kann – die entsprechende Infrastruktur vorausgesetzt – wird auch ein dezentrales Arbeiten möglich. Dank eAkte erhalten selbst Berufsgruppen wie Richter die Möglichkeit, im Homeoffice Unterlagen zu bearbeiten. Ein großer Pluspunkt, gerade in Zeiten der Pandemie.

Voraussetzung ist allerdings, dass das Homeoffice eine gleichwertige Alternative zum Büro darstellt. Arbeitsprozesse müssen uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt, Dokumente ausgetauscht und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin erfüllt werden. Schriftstücke, aber auch Sprachnachrichten, müssen verlässlich empfangen und versendet werden. Auch hier unterstützt die OfficeMaster Suite 7_DX. Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegenzukommen, die auf Abruf aktiv werden müssen, lassen sich empfangene Dokumente und Voicemail-Nachrichten mit der OfficeMaster Suite 7_DX auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen. Auf diese Weise können sie völlig unabhängig agieren und der manipulationssichere Austausch von Dokumenten ist trotzdem garantiert.

Digitale Dokumente sind die Zukunft, ihre Vorteile liegen klar auf der Hand. Wichtig ist ein verantwortungsvoller Umgang, bei dem Sicherheit höchste Priorität hat. Intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite 7_DX von Ferrari electronic legen hierfür die Basis und schaffen hervorragende Ausgangsbedingungen für künftige standardisierte Digitalisierungsprojekte von Bund und Ländern.

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