Erfolg mit dem richtigen Ansatz

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Governikus GmbH & Co. KG

Fabasoft Deutschland GmbH

Die wesentliche Grundanforderung an eine elektronische Aktenverwaltung ist, dass das DMS überhaupt ein „Aktenobjekt“ kennt. Ein Aktenobjekt zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus, die allerdings nicht in jedem für die Aktenverwaltung angebotenen System vorzufinden sind:

• Das Aktenobjekt übernimmt oder generiert selbst Aktenzeichen.

• Das Aktenobjekt besitzt einen elektronischen „Aktendeckel/Aktenrücken“.

• Das Aktenobjekt kann in elektronische Register unterteilt werden.

• Das Aktenobjekt kann (Unter-) Akten, Vorgänge, Dokumente und Workflows enthalten.

• Das Aktenobjekt kann mittels Aktenplan von Akte zu Akte einheitlich strukturiert sein.

• Das Aktenobjekt erfordert technisch nicht zwangsläufig einen Aktenplan, sondern kann auch ohne Aktenplan individuelle Strukturen abbilden.

• Das Aktenobjekt besitzt eigene Zugriffsrechte.

• Das Aktenobjekt besitzt eigene Löschregeln, Verweildauern und Aussonderungsvorgaben.

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