eRechnungen verändern die Verwaltungen

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Das Land Bremen hat bei der Entwicklung der eRechnung eine tragende Rolle gespielt. Welchen Nutzen konnte das Land dabei für die Einführung in den eigenen Verwaltungen ziehen, und was würden Sie anderen Verwaltungen für die Einführung raten?

Thiele: Wir begannen das Projekt seinerzeit mit einer Prozessaufnahme bei unseren Pilotdienststellen. Dabei trafen wir auf Kolleginnen und Kollegen, die der Ansicht waren, dass ihre Rechnungsbearbeitungsprozesse sehr spezifisch und keineswegs mit denen anderer Dienststellen zu vergleichen sind. Diese Sichtweise war durch die Brille der Fachlichkeit geprägt, da sehr spezifische Fachverfahren für die sachliche Prüfung einer Rechnung zum Einsatz kamen.

Wir hatten hingegen den Fokus auf den Haushaltsprozess gelegt und die Flughöhe, aus der wir die Prozesse betrachteten, etwas höher justiert. So konnten wir feststellen, dass die Unterschiede aus unserer Sicht marginal waren und einer Standardisierung der Prozesse nichts im Wege stand. Zudem lernten wir, dass es keinen zentralen Überblick über die im Haus befindlichen Rechnungen gab, nicht festgestellt werden konnte, wenn eine Rechnung in einer Umlaufmappe liegen blieb.

Zudem lernten wir, wie häufig Rechnungsduplikate im Bearbeitungsprozess erstellt und in Handakten geführt wurden, weil ein späterer Rückgriff auf eine Rechnung nicht möglich war. Durch die Einführung eines digitalen Workflows haben wir eine ganz neue Prozesstransparenz geschaffen. Zudem ist das manuelle Erfassen der Rechnungsinformationen im HKR-System nun nicht mehr erforderlich. Wir arbeiten derzeit daran, den Bestellprozess mit dem Rechnungsprozess zu verbinden. Dies wird weiteres Optimierungspotenzial heben. In diese Richtung geht auch meine Empfehlung: Digitalisieren um der Digitalisierung Willen ist wenig hilfreich. Daher sollte schon bei der Einführungsplanung der eRechnung die Verbindung mit dem Bestellprozess mit in den Blick genommen und konzeptionell vorbereitet werden. Nur so kann das Ziel einer „Direktbuchung“ erreicht werden, wie wir es in den Referenzprozessen zusammen mit dem Bund und den Ländern Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz beschrieben haben.

Die eRechnung ist zentraler Bestandteil für viele andere Digitalisierungsverfahren der öffentlichen Hand. Welche Rolle spielt sie in anderen eGov­ernment-Projekten?

Thiele: Als Bestandteil des Digitalisierungsprogramms I des IT-Planungsrates wurden mit dem Koordinierungsprojekt eRechnung methodische Grundlagen für die OZG-Umsetzung geschaffen. Die kooperative Umsetzungsmethodik in dem Bund-Länder-Tandem – Bundesinnenministerium und Freie Hansestadt Bremen – finden wir in der OZG-Umsetzung wieder. Die Schaffung von Blaupausen und Technik zur Nachnutzung – etwa das OZG-RE der Bundesdruckerei sowie Dataport-Lösung – durch andere Länder ist ebenfalls ein Konzept, dass im Rahmen der OZG-Umsetzung nun in der Breite angewendet wird und bei der eRechnung erfolgreich erprobt wurde.

Darüber hinaus haben wir mit Peppol eine Transportinfrastruktur nach Deutschland geholt, die das Potenzial besitzt, für einen standardisierten Datenaustausch mit Dritten deutlich über den Rechnungsaustausch hinaus eingesetzt zu werden. Den Aspekt, den Sie ansprechen, hat jedoch eher die Rechnungsausgangsseite im Fokus, also die Kosten, die Infolge einer Inanspruchnahme einer Verwaltungsleistung entstehen. Mal davon abgesehen, dass wir hier in den meisten Fällen von Gebühren-/Kostenbescheiden sprechen, die sich in ihren Rechtsfolgen von denen einer Rechnung unterscheiden, ist das Datenmodell sehr ähnlich. Dabei stehen wir allerdings noch ganz am Anfang, denn dafür ist zunächst die Empfangs- und Verarbeitungsbereitschaft der Rechnungsempfänger – also Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger – herzustellen. Davon sind wir in Deutschland noch sehr weit entfernt.

Was werden die nächsten Schritte bei der Umsetzung der eRechnung sein?

Thiele: Wir haben in den vergangenen Jahren bereits viele Anstrengungen unternommen, um die Unternehmen auf die eRechnung vorzubereiten. Unsere Zusammenarbeit in Bremen mit der Handels- und der Handwerkskammer wird weiter fortgesetzt. Insbesondere mit der Handwerkskammer besteht ein Vertrag, über den ganz konkrete Unterstützungsangebote den Unternehmen zur Verfügung stehen. Darüber hinaus haben wir im Rahmen des EU-Projekts „Peppol eInvoicing for Government in Germany“ (PeGGy) eine Road Show für Softwarehersteller durchgeführt und die Materialien, die bei der Implementierung von XRechnung und dem Anschluss an Peppol unterstützen auf unserer Webseite zur freien Verfügung und Nachnutzung bereitgestellt.

Wünschenswert wäre, wenn der IT-Planungsrat sich zu einer weiteren Harmonisierung auf Ebene der Übertragungskanäle entschließen könnte. Hier gibt es immer wieder Verunsicherung bei Softwareherstellern und Serviceprovidern. 2022 will der IT-Planungsrat evaluieren, ob eine weitergehende Festlegung auf Peppol sinnvoll und möglich ist.

Darüber hinaus betrachten wir, wie erwähnt, die eRechnung als einen Teilprozess des Beschaffungsprozesses. Der IT-Planungsrat hat daher bereits ein Kooperationsprojekt zwischen dem Bundesinnenministerium, der Freien Hansestadt Bremen, inklusive der KoSIT, dem Land Nordrhein-Westfalen und dem Land Rheinland-Pfalz gestartet, dass aufbauend auf XRechnung und Peppol eine weitere Standardisierung im Beschaffungsprozess erarbeiten wird. Unter anderem soll dabei ein Standard XBestellung entwickelt und per Peppol übertragbar gemacht werden.

Dies wird es den Lieferanten ermöglichen, die Bestellung automatisiert in eine Rechnung zu überführen, was auf Seiten der Verwaltung wiederum zu einer höheren Datenqualität und besseren Verarbeitungsautomatisierung führen wird.

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