E-Rechnungs-Gipfel eRechnungen verändern die Verwaltungen

Im September wird in Düsseldorf der E-Rechnungsgipfel stattfinden. Live und in einer Online-Variante eGovernment Computing hat im Vorfeld mit einem der in Bremen für die eRechnung Verantwortlichen, Dr. Jan Thiele, über Herausforderungen im Umkreis der eRechnung gesprochen.

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Die eRechnung kommt. Ende November müssen Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden in elektronischer Form verschickt werden. Wie sieht der derzeitige Umsetzungsstand in der Bundesrepublik aus?

Thiele: In der Tat greifen ab dem 27. November 2020 die Lieferantenverpflichtungen beim Bund und in Bremen. In anderen Bundesländern greifen ähnliche Verpflichtungen erst in den Folgejahren oder sind bisher noch nicht vorgesehen. Die Empfangsbereitschaft durch die Verwaltungen war durch die entsprechende EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem zugehörigen Durchführungsbeschluss bis zum 18. April 2020 herzustellen. Seitdem können elektronischen Rechnungen in allen Bundesländern eingereicht werden. Bei den Übertragungskanälen sehen wir noch Potenzial zur weiteren Vereinheitlichung.

Auf der Seite der Lieferanten sehen wir, dass sich viele fit machen für die Ausstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen. Auch die Anzahl der Serviceprovider, die mit uns Verbindungstests für deren Kunden durchgeführt haben, ist nochmal gestiegen; inzwischen registrieren wir hier auch vermehrt internationale Anbieter. Verschiedene Branchenverbände haben das Thema aufgegriffen und ihre Mitglieder über die nahende Verpflichtung zur Einreichung elektronischer Rechnungen informiert. Daraufhin sind sicherlich nochmal viele Lieferanten aktiv geworden. Das stimmt auf der einen Seite optimistisch.

Zugleich scheint es aber dennoch einige Unternehmen zu geben, die sich noch nicht ausreichend mit der Umsetzung befassen. Die plötzlich veränderten Prioritäten und wirtschaftlichen Herausforderungen in Folge der Corona-Pandemie haben hier sicherlich zusätzlich Sand ins Getriebe gebracht.

Welche Fallstricke gibt es Ihrer Meinung noch bei der Einführung der eRechnung zu vermeiden?

Thiele: Die Einführung einer elektronischen Rechnung wirkt für Außenstehende auf den ersten Blick häufig als ein sehr überschaubares Thema: aus Papier wird ein digitales Dokument. Viele denken dabei dann an PDF-Rechnungen, die eine digitale, visuelle Abbildung der Papierrechnung sind. Wenn wir hier aber von elektronischer Rechnung sprechen, dann meinen wir strukturierte Daten in Form von XML-Dateien.

Diese sind nicht ohne Weiteres für den Betrachter zu interpretieren. Für die Lieferanten bedeutet dies, sie müssen ihre Systeme ertüchtigen, diese XML-Daten zu erzeugen, rechtskonform zu archivieren sowie zu visualisieren. Häufig stellt sich dann ganz automatisch die Frage, ob die bisherigen Prozesse wirklich optimal sind oder ob diese gleich mit angepasst werden sollten oder müssen. Zudem ist in Abhängigkeit vom Empfänger der Rechnung eine Entscheidung über die Versandart der Nachrichten getroffen werden. Die gute alte eMail ist zwar weit verbreitet, aber die Zukunft gehört eher dem sicheren Transport, wie etwa über das Transportnetzwerk Peppol.

Für viel Verwirrung hat in der Vergangenheit die Diskussion über das ZUGFeRD-Format gesorgt, bei dem ein XML-Datensatz in eine PDF-Datei eingebettet wird. Glücklicherweise ist mit der jüngst veröffentlichten Version 2.1 von ZUGFeRD ein Profil XRechnung geschaffen worden, mit dem nun XRechnungs-konforme Rechnungsinstanzen auch ohne das PDF-Duplikat erzeugt werden können. Nun ist es egal, ob anhand der Spezifikation XRechnung die eRechnungsausgangslösung implementiert wird oder anhand der ZUGFeRD-Spezifikation im Profil XRechnung. Ältere Versionen von ZUGFeRD sind dagegen nicht konform mit der XRechnung.

Häufig mussten wir bei Tests feststellen, dass die Software-Implementierungen nicht ausreichend mit den zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln getestet wurden. Die KoSIT als Betreiberin und Herausgeberin des Standards XRechnung stellt zum Beispiel ein Prüftool mit entsprechender Prüfkonfiguration als Open-Source-Software bereit. Damit lässt sich schon im Vorfeld testen, ob eine XML-Instanz den Vorgaben des Standards genügt.

Es gibt allerdings auch noch einige Aspekte, die nicht so spezifiziert sind, dass sie technisch geprüft werden können, wie etwa Rundungsbeträge und Summen auf Positionsebene. Des Öfteren haben wir auch Rechnungen erhalten, bei denen die übermittelten Rechnungsinformationen nicht in den semantisch dafür vorgesehenen Feldern der XRechnung gespeichert waren. Das ist etwas, das technisch kaum geprüft werden kann, die spätere Bearbeitung dann aber erheblich erschwert.

Gut durchdacht werden sollte auch, wie die Leitweg-ID eingesetzt und kommuniziert wird. In Bremen steuern wir mit der Leitweg-ID, die der Rechnungssteller in der Rechnung übermitteln muss, den Workflowprozess innerhalb der Verwaltung. Über die Leitweg-ID können wir automatisch ermitteln, welche Gebietskörperschaft, Dienststelle und Gruppe der sachlich Prüfenden mit der Rechnung adressiert ist. Die Leitweg-IDs sollen im Rahmen der Bestellung dem Lieferanten mitgeteilt werden. Das wirft bei Lieferanten immer wieder mal Fragen auf.

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