Justiz automatisiert Elektronischer Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz

In Rheinland-Pfalz ist bei den Verwaltungsgerichten, Sozialgerichten und dem Finanzgericht der komplette papierlose Workflow möglich. Alle Verfahrensbeteiligten (Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden, Krankenkassen, Versicherungsträger, aber natürlich auch Bürger) können schnell und unkompliziert auf elektronischem Wege rechtswirksam per eMail Klage erheben, Anträge stellen, Schriftsätze einreichen und vom Gericht übermittelte elektronische Dokumente empfangen.

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Das setzt sich bei allen anderen Arbeitsabläufen fort bis hin zur Urteilsverkündung. Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs in der gesamten Verwaltungsgerichtsbarkeit war Rheinland-Pfalz 2005 das erste Bundesland, das eine medienbruchfreie elektronische Verarbeitung innerhalb eines Instanzenzuges ermöglicht hat. Und der Service findet Zustimmung: Bereits 2.500 Verfahren in der Verwaltungsgerichtsbarkeit werden mithilfe der rechtswirksamen elektronischen Kommunikation abgewickelt.

Die Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr schafft die rechtlichen Voraussetzungen für die moderne Kommunikation. Bei der Übermittlung der Dokumente als Dateianhang einer eMail müssen genaue Vorgaben beachtet werden, die insbesondere die Dateiformate sowie die qualifizierte elektronische Signatur betreffen. So können die elektronischen Dokumente gelesen und ihre Verfasser erkannt werden.

Elektronischer Zugang auf eMail-Basis

Die breite Akzeptanz beruht auf der einfachen und anwenderfreundlichen technischen Ausgestaltung des elektronischen Rechtsverkehrs auf eMail-Basis. Es ist letztlich die eMail, die internationalen Standards sowie dem üblichen und weit verbreiteten Kommunikationsverhalten entspricht. Mit der eMail lässt sich nicht nur die elektronische Kommunikation zwischen den Gerichten und den Verfahrensbeteiligten, sondern insbesondere auch die zwischen Mandant und Anwalt unproblematisch gestalten. Sie wird durch kryptografische Verfahren auch höchsten Sicherheitsanforderungen ohne weiteres gerecht.

Da das Verfahren auf Standards setzt, sind die technischen Voraussetzungen zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz gering. Vieles ist bei den Anwendern ohnehin schon vorhanden: Neben einem Computer mit Internetzugang ist lediglich eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, wie sie in der Bundesrepublik Deutschland von den sogenannte Trustcentern angeboten wird; in Rheinland-Pfalz unter anderem im Rahmen einer eigens gestarteten Signaturinitiative.

Automatisierte Geschäftsabläufe in den Gerichten

Der elektronische Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz erschöpft sich aber nicht in der Eröffnung eines elektronischen Zugangs zum Gericht. Hinzu kommen ein automatisierter und in die gerichtliche Anwendungssoftware integrierter Workflow sowie Informationselemente für die Prozessbeteiligten. Elektronischer Rechtsverkehr ist also die ganzheitliche Abbildung von gerichtlichen Verfahren in digitaler Form. Hierzu gehört die Kommunikation innerhalb des Gerichts ebenso wie diejenige zwischen dem Gericht und den Verfahrensbeteiligten sowie anderen Behörden.

Auf der Grundlage des Microsoft BizTalk Servers wird eine technische Lösung eingesetzt, die eingehende eMails automatisch verarbeitet. Das System prüft die Gültigkeit der qualifizierten Signatur sowie die verwendeten Dateiformate. Im Standard S/MIME verschlüsselte eMails werden automatisiert mit dem Private Key des Gerichts entschlüsselt. Die nicht zuletzt rechtlich gebotene Überprüfung der Signatur erfolgt zunächst offline unter Verwendung eines Crypto-Service-Providers. Valide Zertifikate werden anschließend online mittels Online Certificate Status Protocol (OCSP) gegen die Certificate Revocation List (CRL) des Trustcenters auf ihre fortdauernde Gültigkeit kontrolliert. Nach erfolgreicher Signaturprüfung werden die Inhaltsdaten an das gerichtliche Fachverfahren übergeben. Hierzu wird auf moderne XML-Technik zurückgegriffen. Mit einem etwa vorhandenen, ansonsten unabhängig erzeugten Grunddatensatz im X-Justiz-Format wird die weitere Verarbeitung gesteuert. Die Dokumente der Prozessparteien und anderer Beteiligter sowie die Ergebnisse der Signaturprüfung werden dem Verfahren zugeordnet, für das sie bestimmt sind. Der Absender erhält automatisiert eine Eingangsbestätigung per eMail.

Kann jedoch eine Signatur nicht erfolgreich geprüft werden oder werden nicht zugelassene Dateiformate verwendet, wird die eMail zur weiteren automationsunterstützten Bearbeitung gespeichert.

Dabei ist es in Rheinland-Pfalz zusammen mit dem bei allen Fachgerichten eingesetzten hochmodernen Gerichtsorganisationssystem EUREKA-Fach gelungen, einen papierlosen Workflow zu realisieren. Das heißt: Vom Eingang der Klage bis zum Urteil können alle Arbeitsabläufe elektronisch abgewickelt werden. Obgleich die verbindliche elektronische Aktenführung noch nicht eingeführt ist, werden mit den elektronisch übermittelten Dokumenten der Beteiligten sowie den im Gericht selbstverständlich elektronisch erstellten Schreiben digitale Verfahrensakten angelegt, zu denen auch die kompletten Verwaltungsvorgänge der Behörden gehören.

Hiermit werden deren Vorteile nutzbar gemacht: Die elektronischen Akten stehen an jedem Arbeitsplatz jederzeit zur Verfügung. Im Unterschied zur herkömmlichen Papierakte können sie von mehreren Personen gleichzeitig eingesehen und bearbeitet werden. Das trägt zu einer weiteren Verkürzung der Verfahrensdauer bei. Aus der elektronischen Akte lassen sich sämtliche Dokumente aufrufen, seien es Eingänge, Ausgänge, gerichtliche Verfügungen oder Entscheidungen.

Aus einem in den Workflow integrierten Formularpool rufen die Bearbeiter sogenannte Onlineverfügungen auf, bearbeiten diese direkt am Bildschirm und können digital unterschreiben. Auch Urteile und Beschlüsse werden von den Richtern nicht mehr per Hand, sondern mittels der gesetzlich vorgeschriebenen qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet.

Die rheinland-pfälzische Justiz hat sich dabei für eine visualisierte Signatur entschieden; sowohl dem Unterzeichner als auch dem Adressaten wird die elektronische Unterschrift auf dem Dokument anzeigt.

Anschließend übernehmen die Serviceeinheiten in den Gerichten die weitere Bearbeitung und übermitteln die Dokumente an die Prozessparteien. Der Versendevorgang wird automationsunterstützt im Fachverfahren veranlasst. Dazu gehört auch das Zusammenstellen der für eine Übermittlung vorgesehenen Dokumente, die aus der elektronischen Akte kopiert und der ausgehenden Nachricht als Anlage hinzugefügt werden

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