NRW strebt Führungsrolle an eAkte modernisiert die Verwaltungsarbeit

In vielen Bundesländern arbeitet die Öffentliche Verwaltung derzeit an der Einführung der eAkte. Unsere Autoren erläutern am ­Beispiel des eAkte-Projekts in Nordrhein-Westfalen, worauf dabei zu achten ist.

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Die digitale Transformation durchzieht alle Bereiche des öffentlichen Lebens und macht auch nicht vor der Öffentlichen Verwaltung halt. Die gesetzlichen Grundlagen hat das Land Nordrhein-Westfalen Mitte 2016 mit der Verabschiedung des eGovernment-Gesetzes NRW gelegt – nun geht es mit Hochdruck an die Umsetzung. In dem eGovernment-Gesetz ist u.a. fixiert, dass die eAkte eingeführt (§9 Abs. 3 EGOVG NRW) und die Verwaltungsabläufe elektronisch abge­wickelt (§12 Abs. 1 EGOVG NRW) werden sollen.

Der CIO in NRW und Beauftragter der Landesregierung für Informationstechnik steuert das Programm „Digitale Verwaltung Nordrhein-Westfalen“ mit insgesamt 22 Grundlagenprojekten.

Neben den für Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern unmittelbar wahrnehmbaren Veränderungen bei Themen wie dem Serviceportal, dem ePayment und dem Servicekonto, die zukünftig digitale Dienstleistungen der Behörden „rund um die Uhr“ zur Verfügung stellen sollen, wird in anderen Grundlagenprojekten an der Digitalisierung innerhalb der Öffentlichen Verwaltung gearbeitet. Diese Projekte bilden die Basis dafür, Verwaltungshandeln transparenter zu machen und Verfahrensstände automatisiert abrufen zu können.

Drei Projekte bilden die Grundlage für die elektronische Verwaltungsarbeit:

• eAkte,

• eLaufmappe und

• Ersetzendes Scannen.

Das Zusammenspiel dieser Basisdienste stellt einen medienbruchfreien Kommunikationsprozess sicher, der Redundanzen abbaut, Abläufe beschleunigt und so die Effizienz des Verwaltungshandelns steigert. Somit können spürbare Verbesserungen für Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger bei der Verfahrensabwicklung erzielt werden.

Das Ersetzende Scannen

Das bevölkerungsreichste Bundesland der Republik digitalisiert die Landesverwaltung mit mehreren hundert Behörden – die Verwaltungsarbeit wird elektronisch! Voraussetzung für einen elektronischen Verwaltungsprozess ist die Digitalisierung von Posteingängen durch das Ersetzende Scannen. Die analog eingehende Post wird digital weiterverarbeitet – Prozesse werden vereinfacht und beschleunigt. Dabei ist eine zentrale Fragestellung, wie viele Scanstellen NRW benötigt und wo diese sinnvollerweise eingerichtet werden sollen. Antworten hierauf soll ein Gutachten geben.

Neben der Digitalisierung von Posteingängen ist ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor die Digitalisierung von Bestandsakten. Hier geht es darum, die vorhandenen Aktenberge – sofern wirtschaftlich – abzutragen und in ein digitales Pendant zu überführen. Die gescannten Bestandsakten werden über die technische Schnittstelle direkt in der eAkte abgelegt. Der Gesetzgeber gibt für den Umgang mit Papieroriginalen Aufbewahrungspflichten und -fristen vor. Die jeweilige Behörde entscheidet nach den gesetzlichen Vorgaben, ob ein Papieroriginal eingelagert werden muss oder vernichtet werden kann.

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