eAkte modernisiert die Verwaltungsarbeit

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Um eine höchstmögliche Rechtssicherheit beim Scannen der Dokumente zu erreichen, wird die TR-Resiscan berücksichtigt. Hierbei handelt es sich um eine Handlungsempfehlung des BSI, die technische Maßnahmen zur Umsetzung des Ersetzenden Scannens am Schutzbedarf der Papieroriginale hinsichtlich Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit ausrichtet. Die Scanstelle der Bezirksregierung Detmold – als zentrale Scanstelle für die Beihilfe NRW – wird derzeit als die erste Scanstelle in Nordrhein-Westfalen nach TR-­Resiscan zertifiziert.

Der digitale oder durch das Ersetzende Scannen digitalisierte Posteingang findet den Weg zunächst in den Geschäftsgang und wird über die eLaufmappe bearbeitet. Dabei müssen elektronische Laufmappe und elektronische Akte vor allen Dingen eines sein: benutzerfreundlich

Die technische Umsetzung der elektronischen Laufmappe erfolgt als Outlook Add-In sowie als Webclient für die mobile Nutzung. Mit wenigen Klicks kann der Nutzer die eLaufmappe damit in gewohnter Umgebung anlegen, die Laufwegsteilnehmer hinzufügen und einen Umlauf starten. Durch die Zuweisung von Verfügungspunkten an die einzelnen Laufwegsteilnehmer kann die heutige Papierlaufmappe elektronisch abgebildet werden. Bei der Entwicklung durch den IT-Dienstleister des Landes IT. NRW (Information und Technik Nordrhein-Westfalen) steht vor allem die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche im Vordergrund.

Bereits seit Anfang August 2017 erfolgt die sukzessive Pilotierung der eLaufmappe in sieben ausgewählten Behörden des Landes Nordrhein-Westfalen. Denn die ­Pilotierung wird bei dem im zentralen Rechenzentrum angesiedelten Competence Center Digitalisierung (CCD) fachlich unterstützt. Als Schlüssel für die gelungene Einführung gelten Schulungen für die Nutzerinnen und Nutzer sowie die Verfügbarkeit eines technischen Supports. Multiplikatoren in den Pilotbehörden sorgen dafür, dass hausspezifische Bedürfnisse berücksichtigt werden. Sie dienen als Ansprechpartner vor Ort und stellen einen regelmäßigen Wissens­transfer sicher. Schulungs- und Supportaufwänden fallen durch die dezentrale Organisation geringer aus.

In einer Organisationseinheit der Staatskanzlei hat bereits eine erste Bewertung mit durchweg positiven Ergebnissen stattgefunden. Die eLaufmappe ist bei der Digitalisierung ein Erfolgsfaktor, denn sie erleichtert und beschleunigt die internen Abstimmungsprozesse. Dazu kommt, dass diese nun für alle Beteiligten transparent werden – lange und aufwendige Recherchearbeiten nach dem aktuellen Stand der Vorgänge bleiben den Nutzern erspart.

Sämtliche Schritte und Änderungen bei der Bearbeitung der eLaufmappe werden dokumentiert und in die elektronische Akte übertragen. Als eAktensystem wird in NRW n-scale eingeführt. Dieses System wurde über eine europaweite Ausschreibung im Sommer 2017 ausgewählt. Das Verfahren startete unmittelbar nach Verabschiedung der rechtlichen Grundlagen für die Aktenführung mit dem eGovernment-Gesetz NRW.

Benutzerfreundlichkeit steht im Mittelpunkt

Auch bei der eAkte steht die Nutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Das Produkt integriert sich als Laufwerk vollständig in den ­Windows-Explorer, sodass keine neue Oberfläche erlernt werden muss. Derzeit werden weitere benötigte Funktionen und die Konfiguration des Produktes nach dem Landesstandard erarbeitet. Danach soll ab dem 1. Juli 2018 die ­Pilotierung erfolgen, für die derzeit vorbereitende Maßnahmen getroffen werden. Die Ressorts können ihr Interesse an der Teilnahme der Pilotierung bekunden.

Fazit

Der flächendeckende Rollout der eAkte muss nun geplant werden. Besondere Herausforderungen sind die hohe Nutzerzahl und die unterschiedlichen technischen Voraussetzungen der jeweiligen Behörden. Neben der Neueinführung der eAkte müssen auch Daten aus bestehenden Aktensystemen digitalisiert werden. Außerdem müssen die Einführung der eAkte und das Rollout der eLaufmappe aufeinander abgestimmt werden. Die Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit macht den Austausch von Vorgängen innerhalb der Landesverwaltung wesentlich einfacher. Für die Mitarbeiter bringt die eVerwaltungsarbeit eine­ deutliche Arbeitserleichterung. Wahrgenommen wird jedoch zunächst die starke Veränderung des Arbeitsalltags.

Auch wenn die technischen Hürden durch die starke Integration in die vorhandene Umgebung so gering wie möglich gesetzt werden, müssen die Beschäftigten bei dem Prozess eingebunden werden. Hier kommt dem Veränderungsmanagement bei der Begleitung des Prozesses und der Steigerung von Akzeptanz eine wichtige Rolle zu.

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