Dokumentenmangement verkürzt hochschulinterne Geschäftsprozesse

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Archivierung und Workflow für alle Abteilungen

Dafür kommt die codia-Lösung inzwischen in vielen anderen Bereichen zum Einsatz, unter anderem im Bereich Bauplanung. Dort werden Baumaßnahmen der Hochschule geplant und Raumbelegungen gebucht.

Im d.3-Archiv sind sämtliche Grundrisse, Lagepläne und weitere baubegleitenden Unterlagen abgelegt und stehen für orts- und zeitunabhängigen Zugriff zur Verfügung.

„Des Weiteren legen wir unsere Betriebskosten-Abrechnungen strukturiert im System ab“, erklärt Claudia Eckert. In der Stabsstelle Con­trolling, Innenrevision und Bauplanung war bis 2012 auch das Energie-Controlling für die rund 65 Gebäude auf dem Hochschule-Campus angesiedelt.

Von den anfallenden Rechnungen für die diversen Medien (Strom, Wasser, Wärme) müssen die Mitarbeiter vor ihrer Weitergabe an die Haushaltsstelle heute keine Kopien mehr anfertigen; sie werden gescannt und im d.3 abgelegt.

Zudem bietet d.3 die Möglichkeit, die Rechnungsattribute zu exportieren. Somit kann man beispielsweise schnell in einer Excel-Tabelle die Daten zu den Betriebskosten auswerten. Das Führen einer Doppelablage aus Papierordnern ist nicht mehr notwendig und aufwendige Such- und Einarbeitungszeiten entfallen.

Neue Kostenstellen transparent und günstig

Die Workflow-Funktionen von d.3 macht sich die Hochschule für das Einrichten neuer Kostenstellen zunutze. In der Hochschulverwaltung gibt es unterschiedliche Systeme für die Personal-, Finanzmittel-, Bauverwaltung etc.

In einer Institutions­tabelle sind die einzelnen Organisationseinheiten und Kostenstellen angelegt, die per Umlauf eines Stammblattes angelegt werden. In diesen Prozess sind verschiedene Personen innerhalb der Hochschulverwaltung involviert. Durch den nun elektronischen Leitweg für das Einrichten eines Stammblattes „Neue Kostenstelle“ gestaltet die Hochschule den gesamten Prozess transparenter und spart rund 30 Prozent der Geschäftsprozesskosten gegenüber der vorigen Papierweg-Lösung. Analog ist die Einrichtung von Workflows für formulargebundene Prozesse vorgesehen.

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