Brandenburgische Technische Universität Dokumentenmangement verkürzt hochschulinterne Geschäftsprozesse

Hochschulen müssen sparen und auch bei knapper werdenden Mitteln eine effiziente Verwaltung und gleichbleibende Qualität der Lehre garantieren. Der Einsatz von DMS-Technologien kann dies wirkungsvoll unterstützen. Die Brandenburgische Technische Universität (BTU) Cottbus hat damit schon vor einigen Jahren begonnen.

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Die BTU Cottbus ist eine international anerkannte, innovationsorientierte kleine Technische Universität. Ihre Schwerpunktthemen sind Umwelt, Energie, Material, Bauen sowie Informations- und Kommunikationstechnologie. 6.700 Studierende zählt die BTU, davon über 1.200 aus mehr als 90 verschiedenen Nationen.

Zum 1. Juli 2013 soll die BTU – mit der (Fach-)Hochschule Lausitz – in einer neuen Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg aufgehen. Das Gesetz wurde im Januar 2013 von Landtag Brandenburg beschlossen.

Bundesdeutscher Vorreiter bei DMS an Hochschulen

Claudia Eckert ist Leiterin der Stabsstelle Controlling, Innenrevision und Bauplanung an der BTU Cottbus. Aus früheren Erfahrungen mit dem Thema Dokumentenmanagement heraus rechnete sie der Hochschulleitung schon 2006 vor, wie durch DMS-Einsatz die steigenden Aufgaben in der Verwaltung auch mit schwacher Personaldecke zu bewältigen seien.

Zu diesem Zeitpunkt war die BTU mit ihrem DMS ein Vorreiter; damals beschäftigte sich noch kaum eine bundesdeutsche Hochschule mit dem Einsatz ähnlicher Technologien.

Auf die codia Software GmbH ist die BTU Cottbus per Ausschreibung gekommen. Beworben hatten sich alle großen DMS-Anbieter, die Meppener überzeugten schließlich sowohl durch ihr Produkt – die Software d.3. der d.velop AG – als vor allem durch ihre fundierten Kenntnisse der Öffentlichen Verwaltung.

„Wir sprechen einfach dieselbe Sprache“, erklärt Claudia Eckert, „dies ist ungemein wichtig in einem solchen Projekt.“

Geplant war zunächst, mit der codia-Lösung eine elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung mit frühem Erfassen und Freizeichnung per digitaler Signatur zu realisieren. Das ambitionierte Vorhaben musste die Hochschule mangels ausreichender interner IT-Ressourcen dann jedoch zunächst zurückstellen.

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