Das Ende des Papierchaos Digitaler Workflow – oder der Weg vom Scanner zur echten Digitalisierung

Kommunen, Länder, Bund und EU – sie sind gefordert, durchgängige digitale Prozesse zu schaffen, damit alle relevanten Teilnehmer in einem Ökosystem zusammenarbeiten können. Für die Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung aber auch für die, die Leistungen beantragen oder empfangen, ist wichtig, dass eine solche Lösung einfach, flexibel, intuitiv zu bedienen und sicher ist.

Abschied von Papierstapel und Stempel: Die öffentliche Verwaltung der Zukunft bietet ihre Leistungen digital an, die Empfänger beantragen sie online. Wo früher seitenweise Formulare auszufüllen waren, genügen jetzt wenige Klicks. Dies bringt für die Bürger den Vorteil, dass der gesamte Prozess rund um die Beantragung von Ausweisen, Führerscheinen und Co. und deren Bearbeitung einfacher, transparenter und innovativer ist. Hürden werden abgebaut, denn der Umgang mit den digitalen Medien ist gelernt und im Arbeitsalltag längst etabliert. Dazu gehört auch, dass Bürger ihre Anträge zu jeder Zeit stellen und einsehen können. Auf der anderen Seite, in der Verwaltungsbehörde selbst, erfolgen die Steuerung und die Administration aller Prozesse intuitiv. Diese sind von der Antragstellung, über die Prüfung bis zum Anschluss durchgängig integriert und automatisiert. So ensteht eine smarte Bürgerkommunikation, die Medienbrüche vermeidet und den kompletten Antragsprozess beschleunigt und effizienter macht. Um dies zu erreichen, muss allerdings die Technologie stimmen.

CREALOGIX bietet hierfür eine ganzheitliche, modulare, digitale Plattform – inklusive aller notwendiger Geschäftslogik. Sie hebt den Zugang zu Verwaltungsleistungen auf ein neues Niveau an digitaler Automatisierung und Effizienz. Der digitale Workflow senkt die Kosten, ist mit geringerem Zeitaufwand verbunden und einfacher im Handling.

Nahtlos, einfach und intuitiv

Eine durchdachte Digitalstrategie fasst Ziele, Leitlinien und Kontrollstrukturen des Transformationsprozesses in der Verwaltungspraxis zusammen. Moderne Verwaltungen zeichnen sich mittlerweile durch stark erweiterte Kommunikations- und Vertriebswege mit entsprechenden Wertschöpfungsketten aus. Regulatorische Anpassungen gehören dabei ebenso zum Standard wie die konstante Erweiterung um neue Herangehensweisen.

Aktuell stecken viele Behörden mitten in der Digitalisierung ihrer bestehenden Applikationen und Arbeitsprozesse. Im Mittelpunkt dabei steht die nahtlose Integration neuer technischer Möglichkeiten für die einzelnen Mitarbeitenden in der Verwaltung. Ziel ist, vor allem ihre alltäglichen Arbeiten zu erleichtern und zu beschleunigen. Dabei ist eine nutzerzentrierte Entwicklung („Customer Centricity“) genauso wichtig wie die Nutzerführung („Customer Journey“). Denn tatsächlich müssen neben dem Bürger auch die Verwaltungsmitarbeiter als Nutzer berücksichtigt werden. Nur wenn der Prozess ganzheitlich konzipiert ist und alle von der Digitalisierung als Werkzeug profitieren, ist schnelleres, transparenteres und innovativeres Agieren möglich.

So individuell wie der Föderalismus selbst sind auch die Bedürfnisse der einzelnen Beteiligten im gesamten Wertschöpfungsprozess. Der Schlüssel zum Erfolg liegt daher in der individuellen Konfigurierbarkeit der digitalen Portale. Sie machen bisher hochkomplexe und aufwändige Prozesse einfach handhabbar: Automatische Dokumentenanalyse unterstützt die Vorbefüllung der relevanten Datenfelder, Upload-Mechanismen stellen sicher, dass das richtige Dokument hochgeladen wird, Plausibilitätsprüfungen und weitere Verfahren steigern die Datenqualität. Hinzu kommt die asynchrone Kommunikation zwischen dem Bürger und allen an der Entscheidung beteiligten Parteien. Ob Bürger oder Bereichsleiter aus dem Ministerium: Jeder entscheidet für sich, welches Gerät – Computer, Tablet oder Smartphone – er nutzen möchte, um seine nächste Aufgabe zu erledigen. Vergleichbar mit einer WhatsApp-Gruppe gestaltet sich die Kommunikation sicher und entsprechend der jeweiligen Berechtigungen.

Von EU-Mitteln profitieren jährlich mehr als 200.000 Unternehmen. Sie können eine Finanzhilfe beantragen oder an einem Vergabeverfahren teilnehmen, wenn sie ein Unternehmen oder eine ähnliche Organisation (Wirtschaftsverband, Einrichtung der Unternehmensförderung, Beratungsfirma usw.) sind, so schreibt die Europäische Kommission über Förderprogramme. Tatsächlich ist die Bandbreite der konfigurierbaren Programme so groß und vielfältig wie die Institutionen, die sie verantworten. Zu den Fördereinrichtungen von Bund und Ländern kommen der Europäische Fond für regionale Entwicklung (EFRE) und der Europäische Sozialfonds (ESF), die Unternehmen mit ihren Programmen fördern und Finanzierungsmöglichkeiten schaffen.

Fazit: Förderinstitute sind bereit für den nächsten Schritt der digitalen Transformation

Die EU hat den digitalen Wandel im Blick und fördert diesen in der aktuellen Periode 2021-2027 mit dem Programm „Digitales Europa“ noch stärker als bisher. Dieser Digitalfokus der EU hat entscheidende Auswirkungen auf öffentliche Verwaltungen: Sie sollen ihre Stärke und ihr Know-how bei der Bearbeitung von Bürgeranfragen mithilfe digitaler Ende-zu-Ende-Prozesse voll entfalten. Das Konzept des Onlineportals vernetzt unterschiedliche Akteure, Prozesse und Systeme und verleiht den Verwaltungen so einen enormen Schub. Das ist notwendig, denn ihr Markt- und Kundenumfeld verändert sich im gleichen Maße, wie die Digitalisierung in Wirtschaft und Gesellschaft voranschreitet.

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