Elektronische Akte Die E-Akte scheitert selten am DMS

Anbieter zum Thema

PROSOZ Herten GmbH

Ceyoniq Technology GmbH

regisafe GmbH

Gastautor Benjamin Koch erklärt, wie Jugendämter den Einstieg in die digitale Aktenführung pragmatisch gestalten können.

Die E-Akte ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Voraussetzung dafür, Verwaltungsprozesse nachvollziehbar, effizient und rechtssicher zu organisieren. Gerade in Jugendämtern zeigt sich das besonders deutlich: Anträge, Nachweise, Bescheide, Stellungnahmen, Vermerke und interne Dokumentationen sind keine reine Ablage, sondern Teil der fachlichen Arbeit selbst. Sie müssen zum richtigen Fall gehören, jederzeit auffindbar sein und über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg zuverlässig zur Verfügung stehen.

Mit der Umstellung auf neue Fachverfahrensgenerationen gewinnt diese Frage zusätzlich an Bedeutung. Neue Softwaregenerationen sind konsequent auf digitale, strukturierte und medienbruchfreie Fachprozesse ausgerichtet. Damit diese Prozesse ihre Wirkung entfalten können, braucht es eine passende digitale Aktenführung. Genau hier liegt für viele Kommunen die eigentliche Herausforderung.

Nicht jede Kommune startet bei null – und nicht jede Kommune ist technisch vorbereitet

Der Ausgangspunkt ist von Jugendamt zu Jugendamt unterschiedlich. Manche Kommunen verfügen bereits über ein etabliertes Dokumentenmanagementsystem, andere haben noch keines im Einsatz. Auch dort, wo ein DMS existiert, fehlt es häufig an modernen, standardisierten Schnittstellen wie CMIS 1.1, was eine Anbindung an neue Fachverfahren nur mit erheblichem Zusatzaufwand ermöglicht.

Diese Ausgangslage entscheidet maßgeblich über den Aufwand einer Einführung. Wird die digitale Aktenführung als eigenständiges, vorgelagertes Großprojekt behandelt, bindet das oft über Monate Kapazitäten in IT und Fachamt – Kapazitäten, die angesichts des allgemeinen Fachkräftemangels in der öffentlichen Verwaltung ohnehin knapp sind. Die zentrale Aufgabe für Kommunen besteht deshalb darin, die E-Akte so einzuführen, dass sie integrierter Bestandteil des Fachverfahrens wird, statt ein separates Vorhaben mit eigenem Zeitplan, eigener Ausschreibung und eigenem Betriebsmodell zu sein.

Querschnittsthemen Once-Only und Datenschutz

Zwei Aspekte gewinnen bei der digitalen Aktenführung zusätzlich an Gewicht. Zum einen der Datenschutz: Zum Beispiel Jugendamtsakten enthalten in besonderem Maße sensible, teils hochsensible personenbezogene Daten – von Kindeswohlgefährdungen bis zu familiären Verhältnissen. Eine digitale Aktenführung muss deshalb nicht nur formale Anforderungen wie ­Verschlüsselung, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte erfüllen, sondern auch granulare, rollenbasierte Zugriffssteuerung ermöglichen, die dem besonderen Schutzbedarf dieser Datenkategorie gerecht wird. Zum anderen rückt das Once-Only-Prinzip stärker in den Fokus – der Grundsatz, dass Bürgerinnen und Bürger sowie andere Behörden Daten und Nachweise nicht mehrfach einreichen müssen, sondern diese verwaltungsintern wiederverwendet werden. Für Jugendämter bedeutet das: Eine strukturierte E-Akte ist die Voraussetzung dafür, Dokumente und Nachweise systemübergreifend verfügbar zu machen, statt sie in Prozess-Silos vielfach und unterschiedlich befüllt vorzuhalten. Ohne eine solche Grundlage bleibt Once-Only auf Ebene der Fachverfahren eher Anspruch als Praxis.

Worauf es bei der Auswahl ankommt

Für Jugendämter, die vor dieser Entscheidung stehen, lohnt sich der Blick auf einige wiederkehrende Kriterien:

• Integration statt Insellösung: Entsteht die Akte automatisch im Kontext des Falls, oder muss sie manuell verknüpft werden?

• Aktenlogik: Wie werden Fälle, Beteiligte und Dokumente strukturell voneinander getrennt, um Dopplungen zu vermeiden?

• Rechtssicherheit: Sind Versionierung, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen und eine lückenlose Aktivitätenprotokollierung gewährleistet?

• Zugriffssteuerung: Lassen sich Berechtigungen rollen- und attributbasiert granular vergeben – gerade im sensiblen Kontext von Jugendamtsakten zentral.

• Betrieb und Datenschutz: Wo werden die Daten gehostet, und erfüllt der Betrieb die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz?

• Aufwand der Einführung: Wie viel Abstimmungs- und Implementierungsaufwand verursacht die Lösung tatsächlich?

Unterschiedliche Wege in der Praxis

Am Markt haben sich unterschiedliche Ansätze etabliert, um dieser Herausforderung zu begegnen. Manche Kommunen setzen auf klassische DMS-Lösungen mit eigenständiger Infrastruktur, die über standardisierte Schnittstellen an das Fachverfahren angebunden werden. Andere entscheiden sich für SaaS-basierte Lösungen, die von vornherein auf eine enge, vorkonfigurierte Anbindung an ein bestimmtes Fachverfahren ausgelegt sind und sich insbesondere für Kommunen eignen, die noch kein eigenes DMS im Einsatz haben.

Gemeinsam ist beiden Wegen: Je enger die Aktenführung von Beginn an mit dem Fachverfahren verzahnt ist, desto geringer der Aufwand für Integration, Betrieb und laufende Pflege.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

10 Tipps für einen erfolgreichen DMS-Start

(ID:50979156)