Dokumentenmanagement-System (DMS) 10 Tipps für einen erfolgreichen DMS-Start

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Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist komplex und erfordert vom Projektteam einen umfassenden Überblick. Zudem müssen von Beginn an die Themen Change-Management und Projektkommunikation aufgegriffen werden.

Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen.

Ebenso wichtig ist aber auch die Berücksichtigung der Bereitschaft (oder dem Mangel an solcher) der Anwender zur Umstellung ihrer gewohnten Arbeitsweisen, Berechtigungen und Zuständigkeiten (Stichwort: Change-Management). Die Projektleitung bzw. das Projektteam muss daher die Fähigkeit besitzen, ein solches Projekt mit unterschiedlichen Teilprojekten und personellen Ressourcen zu managen (klassisches Projektmanagement).

Um konkreter zu veranschaulichen, welche Aufgaben auf das Projektteam zukommen, nachfolgend einige Beispiele:

• Analyse bestehender Ablagestrukturen (Papier, Gruppenlaufwerk etc.) und Erarbeitung neuer, digitaler Ablage- und Ordnungssysteme für digitale Akten, Vorgänge, Dokumente und deren Meta-Daten. In öffentlichen Verwaltungen ist häufig auch das „Wiederbeleben“ eines Aktenplans mit der Sachakte als Ersatz für die bisher genutzten Papierordner und Gruppenlaufwerke sowie die Ergänzung der Ordnungssysteme in vorhandenen Fachsystemen üblich. Wichtig: Ein DMS ist kein Ersatz für das Gruppenlaufwerk. Eine tief gestaffelte Baumstruktur, wie sie oftmals im Gruppenlaufwerk vorzufinden ist, ist in einer DMS-Lösung praktisch nie notwendig und in der Regel auch nicht zu empfehlen.

• Entwicklung der Berechtigungssteuerung auf Dokumente, ­Akten und Metadaten unter Berücksichtigung zentraler Rechte­systeme (AD), und der fachlich-funktionalen oder regulatorisch definierten Berechtigungen der verschiedenen Bereiche.

• Spezifische regulatorische Anforderungen, insbesondere: Pflichten zur revisionssicheren Aufbewahrung von Unterlagen, Pflichten zur zeitgerechten ­Datenlöschung gemäß DSGVO, ­dauerhafte Aufbewahrung oder Vernichtung von Originalen (Stichwort: ersetzendes oder ­kopierendes Scannen, Hybrid­akte).

• Technischer Aufbau des DMS (u. a. Client, Server, Office/Mail-Integrationen, mobiler Zugriff auf elektronische Akten und ­Dokumente).

• Aufbau der Entwicklungs- und Testumgebung sowie Einrichtung von Transportsystemen für das Staging Entwicklung -> Test -> Produktion und die für die Entwicklungs- und Testphase notwendigen Werkzeuge wie Testscripte, Ticketsysteme, definierte Abnahmekriterien etc.

• Integration der DMS-Lösung in Drittsysteme (in zum Beispiel vorhandene Fachsysteme in den Fachbereichen) für die verschiedenen Integrationsanforderungen.

• Ablösung papierhafter Umlaufmappen durch elektronische Umlaufmappen.

• Arbeitsoptimierung mit elektronischen, regelbasierten Workflows (zum Beispiel elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung etc.).

• Anbindung moderner Dokumenteneingangs- und -ausgangswege für elektronische Unterlagen wie zum Beispiel Portalanwendungen, beBPo etc.

• Berücksichtigung neuer, verpflichtender Formate XRechnung, ZUGFeRD für Erfassung, Bearbeitung/Viewing und Ab­lage.

• Gestaltung der Übernahmeprozesse von Daten aus Altsystemen oder Dateilaufwerken.

• Beteiligung weiterer Organisationseinheiten (Fachbereiche, Personalrat, Rechtsstelle etc.) am Projekt zur Klärung von Fachfragen.

• Steuerung der Integrationspartner (vor allem DMS-Anbieter und Fachverfahrensanbieter, gegebenenfalls Scan-Dienstleister).

• Projektcontrolling, Projektsteuerung (zum Beispiel Vertragsüberwachung, Projektplanungen, Abstimmungen mit dem DMS-Lieferanten und bei Integ­rationen in Fachsysteme auch mit dem Fachverfahrensanbieter).

• Mögliche Dokumentationspflichten (Stichwort: GoBD-, TR-­RESISCAN-Verfahrensdokumentation).

Speziell für die öffentliche Verwaltung kommen hinzu:

• Anforderungen an die Barrierefreiheit,

• Anforderungen an die Post- bzw. Scanstelle (in der öffentlichen Verwaltung: zum Beispiel TR-03138 / RESISCAN und deren Prüfkriterien für unterschiedliche Schutzklassen),

• Elektronische Signaturen und die Konsequenzen aus der BSI TR-03125 (TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dateien),

• Anforderungen aus der Nutzung besonderer elektronischer Behördenpostfächer wie beBPo, eBO und weitere,

• Neu-Nutzung standardisierter Austauschformate wie xRechnung, xJustiz, xBau etc.

• Manchmal notwendig: Entwicklung von Akten-/Teilakten-Plänen für Sachakten und deren Abgrenzung zu Fallakten.

Abbildung 1 fasst die DMS-Komponenten und die Aufgaben zum Verbinden der technischen Komponenten mit den Anforderungen aus der Organisation zusammen.

DMS-Kernteam und Projektleitung

Das DMS-Kernteam ist der Dreh- und Angelpunkt eines DMS-Projekts und sollte unterschiedliche Talente aufweisen, wie zum Beispiel

• über IT-Know-how verfügen und aufgeschlossen sein gegenüber neuen Technologien.

• Verständnis über jetzige und Konzeptionskompetenz für zukünftige elektronische Prozesse haben.

• neue Ordnungssysteme und Ablagesysteme erarbeiten und den betroffenen Fachbereichen diese auch vermitteln können.

• konzeptionelle Arbeiten übernehmen können (Fachkonzepte erarbeiten, abstimmen, umsetzen etc.).

• „Alte Zöpfe abschneiden“ können, also Entscheidungsbefugnisse besitzen.

Ein Beispiel soll zeigen, wie die typische Organisation eines DMS-Projektteams aussehen kann (siehe Abbildung 2).

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