Eine organisatorische Herausforderung: Die E-Akte Bund

Die E-Akte Bund als einheitlicher Basisdienst für die Bundesverwaltung soll ab dem vierten Quartal 2019 sukzessive bis 2024 in die Fläche gebracht werden. Die organisationsbezogene Einführung liegt dabei in der Verantwortung der jeweiligen Behörde.

Mit der E-Akte Bund als technische Umsetzung des Dokumentenmanagements stellt das ITZBund notwendige Funktionalitäten ­zentral zur Verfügung. Zur behördenspezifischen Implementierung hat das Bundesverwaltungsamt im Mai 2018 ein Vorgehensmodell veröffentlicht, das folgendes ­vorsieht:

• 1. Die jeweilige Einführung muss als behördenspezifisches ­Projekt initiiert werden.

• 2. Die mit der Einführung verbundenen Ziele muss jede Behörde individuell identifizieren.

• 3. Der Aktenbestand, der Reifegrad der IT sowie der Ablauf­organisation müssen erhoben ­werden.

• 4. Optimierungspotenziale für den Einsatz der IT, für zukünftige Arbeitsabläufe sowie der Aktenführung müssen ermittelt und dokumentiert werden.

• 5. Auf dieser Basis erfolgt die ­technische und organisatorische Einführung.

Sowohl die Analyse als auch die daraus abgeleiteten Maßnahmen erfordern Mittel, die von der ­einführenden Behörde rechtzeitig eingeplant werden müssen. Vor dem Hintergrund des aktuellen Personalmangels kann die Einbindung externer Berater dabei zum einen projektbezogene Engpässe ausgleichen. Zum anderen können die Analyse und Identifikation von organisatorischen und informationstechnologischen Verbesserungsansätzen durch eine neutrale Sicht wesentlich unterstützt werden. Sowohl das Vorgehensmodell des BVA, als auch das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit sehen daher die Einbindung externer Berater als ­Option vor. Die Berücksichtigung dieser kritischen Erfolgsfaktoren wird somit für eine erfolgreiche Einführung entscheidend sein.

msg bietet ein Leistungspaket für die Einführung der E-Akte Bund speziell für Bundesbehörden an. In der Initialisierungsphase ­werden dabei die behördenspezifischen Rahmenbedingungen und Ziele unter Einbindung aller Betroffenen und Beteiligten systematisch erhoben. Daraus wird für eine ­Behörde ein individueller Gesamtplan zur Einführung der E-Akte Bund entwickelt, der alle zugehörigen organisatorischen und ­technischen Maßnahmen berücksichtigt.

*Der Autor: Werner Achtert ist Leiter des Geschäftsbereichs Public Sector Business Consulting bei der msg.

(ID:45515969)