Asymmetrien zwischen Bieterseite und Vergabestellen überwinden Der KI-Teufelskreis im öffentlichen Einkauf

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In den Vergabestellen könnten KI-Lösungen für erhebliche Entlastung sorgen, dazu müssen diese aber erst einmal beschafft werden. Genau damit tun sich die Verwaltungen jedoch schwer – ganz anders als die Bieterseite: Gastautor Jakob Reuschlein beschreibt diese Asymmetrie und den Weg aus der Belastungsspirale.

Die Arbeitsbelastung deutscher Vergabestellen steigt seit Jahren. Das öffentliche Beschaffungsvolumen wächst und Verfahren werden komplexer. Wachsende öffentliche Haushalte, neue Sondervermögen, Diversifizierung der Bewertungskriterien sowie Transparenz- und Dokumentationspflichten erhöhen den Arbeits-, Prüf- und Abstimmungsaufwand auf Seiten der Vergabestellen erheblich.

Gleichzeitig verschärft sich der Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst. In vielen Vergabestellen bleibt die Personaldecke konstant oder schrumpft sogar und offene Stellen können oftmals nicht besetzt werden – bei wachsendem Aufgabenvolumen.

In diese ohnehin angespannte Situation hinein wirkt eine technologische Verschiebung, die das Kräfteverhältnis im Vergabeverfahren strukturell verändert: Während öffentliche Auftraggeber noch prüfen, wie KI-Applikationen vergaberechtskonform beschafft werden können, setzen Bieter generative KI bereits systematisch zur Angebotserstellung und Bearbeitung öffentlicher Ausschreibungsverfahren ein.

Was hier in der Entstehung begriffen ist, ist kein kurzfristiger Effizienzunterschied. Es ist eine strukturelle Asymmetrie, die zwischen Vergabestellen und Bieterseite entsteht.

Entstehungsmechanismus einer Asymmetrie

Viele Vergabestellen tun sich nachvollziehbarerweise schwer damit, KI-Anwendungen erfolgreich auszuschreiben. Die Unsicherheit ist groß: Wie spezifiziert man Applikationen, deren Leistungsfähigkeit sich sehr dynamisch entwickelt? Wie definiert man Anforderungen an Trainingsdaten, Modelle oder Governance-Strukturen? Wie vermeidet man Fehlspezifikationen, die später vergaberechtlich angreifbar sind?

Obwohl das Vergaberecht hierfür mit den Verfahrensarten der Innovationspartnerschaft und des wettbewerblichen Dialogs Instrumente bereitstellt, dominieren weiterhin klassische offene Verfahren. Risikoaversion überlagert Innovationsbereitschaft. Das Kernproblem ist daher weniger rechtlicher Natur als eher eine Frage institutioneller Spezifikationskompetenz. Der öffentliche Sektor weiß häufig einfach nicht, wie er KI-Applikationen funktional und zukunftsfest beschreiben soll.

Gleichzeitig professionalisiert sich die Bieterseite mit hoher Geschwindigkeit. Generative KI wird genutzt, um Angebote passgenau auf Bewertungsmatrizen zuzuschneiden, Bieterfragen zu formulieren, Texte zu erstellen, Varianten zu simulieren und mehrere Verfahren parallel zu bedienen. Die Skalierbarkeit der „Angebotsproduktion“ steigt deutlich.

Die Folge ist eine Belastungsspirale: mehr Angebote, längere Angebotstexte, umfangreichere Unterlagen, mehr Bieterfragen. Die Prüfung wird zeitintensiver, die Anfälligkeit für Fehler und Rügen nimmt zu.

Die Reaktion ist häufig noch mehr Formalisierung sowie eine stärkere Orientierung an vermeintlich sicheren Standardverfahren. Genau das erschwert jedoch wiederum die Beschaffung innovativer Lösungen – und verstärkt die strukturelle Überlastung weiter. Der Teufelskreis schließt sich.

KI beschaffen: Das Recht ist nicht das Hindernis

Das Vergaberecht selbst steht Innovation nicht grundsätzlich entgegen. Im Gegenteil: Es bietet Instrumente, die genau für eine solche Ausgangssituation geschaffen wurden.

Der wettbewerbliche Dialog ermöglicht es, komplexe Leistungen iterativ zu konkretisieren. Technische Anforderungen können gemeinsam mit Marktteilnehmern im Verfahren entwickelt und geschärft werden. Gerade für KI-Systeme, deren Leistungsfähigkeit stark von Daten, deren Qualität, Architekturfragen und Integrationsfähigkeit abhängt, ist dieses Verfahren besonders geeignet.

Auch die Innovationspartnerschaft eröffnet die Möglichkeit, innovative Lösungen gemeinsam mit Unternehmen zu entwickeln und zu beschaffen. Entwicklung und Bezug werden miteinander verknüpft – ein Ansatz, der insbesondere bei noch nicht vollständig marktreifen KI-Anwendungen sinnvoll ist. Die Instrumente existieren. Was fehlt, ist ihre strategische Nutzung. Das eigentliche Missverständnis liegt nicht im Recht, sondern in der institutionellen Praxis.

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