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Asymmetrien zwischen Bieterseite und Vergabestellen überwinden

Der KI-Teufelskreis im öffentlichen Einkauf

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Mit KI beschaffen – oder strukturell überlastet bleiben

Doch die erfolgreiche Beschaffung einzelner KI-Applikationen reicht als solche nicht aus. Die Bieterseite wird KI weiterhin einsetzen – unabhängig von der Geschwindigkeit öffentlicher Modernisierung. Wenn Vergabestellen dieser neuen Ausgangssituation gerecht werden wollen, müssen sie für die Zukunft nicht nur KI beschaffen, sondern in Zukunft auch selbst mit KI beschaffen.

Das bedeutet: KI als organisatorische Fähigkeit der Vergabestelle zu etablieren – nicht nur als isoliertes IT-Vorhaben, sondern als fester Bestandteil der organisatorischen und technischen Beschaffungsarchitektur. Hierfür sollte in Vergabestellen schnellstmöglich schrittweise vorgegangen werden:

  • Grundlagen schaffen: Governance- und Transparenzregeln für den Einsatz von KI sollten durch die Leitungsebene etabliert werden. Die Einführung und Nutzung von KI-Applikationen ist ein Führungsthema und muss forciert werden. Der Einsatz von KI darf nicht implizit oder inoffiziell erfolgen, sondern muss institutionell legitimiert und gesteuert werden.
  • Prozesse im Status Quo nachvollziehen: Für die erfolgreiche Einführung von KI-Applikationen müssen Prozesse in der Beschaffung nachvollzogen und kartiert werden – von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bezahlung. Nur wer seine Prozesse verstanden hat, kann diese sinnvoll durch KI-Applikationen unterstützen oder automatisieren.
  • Soll-Prozesse gemeinsam entwickeln: Gemeinsam mit kompetenten Technologiepartnern sollten in enger Zusammenarbeit mit weiteren Stakeholdergruppen (zum Beispiel der Fachseite, der Innenrevision und weiteren Akteuren) Soll-Prozesse entwickelt werden, die bestehende Beschaffungsprozesse im Angesicht technologischer Möglichkeiten optimieren.
  • Iterativ automatisieren: Die öffentliche Hand muss bereit sein, neue KI-Applikationen iterativ zu pilotieren und gemeinsam mit Lösungspartnern weiterzuentwickeln. Offenheit gegenüber SaaS-Plattformen ermöglicht es, externe Innovationsdynamik gezielt zu nutzen, statt sie zu ignorieren und nicht von ihnen zu profitieren. Nur so kann eine nachhaltige Entlastung durch systemische KI-Unterstützung und -Automatisierung erreicht werden.

KI im öffentlichen Einkauf: Eine strategische Entscheidung

Die Bieterseite wird KI weiterhin einsetzen – unabhängig davon, wie zögerlich Vergabestellen reagieren werden. Wer KI nicht in die eigene Beschaffungspraxis integriert, wird zum Getriebenen einer Entwicklung, die er eigentlich gestalten sollte. Wer jedoch den Mut zur strategischen Befähigung aufbringt, kann aus der Belastungsspirale ausbrechen – und den öffentlichen Einkauf zukunftsfähig aufstellen.

Der KI-Teufelskreis ist kein technologisches Schicksal. Er ist das Ergebnis institutioneller Zurückhaltung.

Der Autor
Jakob Reuschlein ist Director of Delivery bei ProcureAi.

Bildquelle: Jakob Reuschlein

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