Der Akten-Appendix

Nach dem Scanner der Schredder Der Akten-Appendix

04.09.2023 Von Chiara Maurer Lesedauer: 5 min

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Deutschland spricht von Digitalisierung, Registermodernisierung, der E-Akte – doch was passiert eigentlich mit den Papierakten, nachdem sie digitalisiert wurden? Der Lebenszyklus deutscher Dokumente.

Nach Sicherheitsstufe 1 und 2 vernichtete Dokumente sind mit moderatem Aufwand  wieder reproduzierbar
(© cullenphotos – Getty Images via Canva.com)

Seit rund einem halben Jahrzehnt reguliert die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nun schon die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Verantwortliche, also private sowie öffentliche Stellen – und mindestens genauso lang stellt sie sowohl Unternehmen als auch die Öffentliche Hand immer wieder vor große Herausforderungen.

Schrank, Schredder, Abfalleimer

Dabei geht es jedoch nicht nur um die Erfassung, Speicherung und Nutzung von Daten. Durch die DSGVO ist auch das Thema der Vernichtung und Entsorgung sowie die Löschung von Akten abgedeckt, sowohl als Papierakten als auch auf Datenträgern. Gerade vor dem Hintergrund der Verwaltungsmodernisierung und der Digitalisierung zahlreicher Papierakten tritt dieses Thema in den Fokus. Dabei kommt es vor allem darauf an, dass die Daten in den Akten nach ihrer Vernichtung nicht wiederherstellbar sind. Oftmals werden deshalb meist speziell zertifizierte Unternehmen mit komplexen Schreddern und, gegebenenfalls, nachfolgender Verbrennung beauftragt.

Weshalb eine Akte vernichtet wird – entweder, weil die rechtliche Aufbewahrungsfrist abläuft, oder weil sie digitalisiert wurde – spielt dabei keine Rolle. Jedoch erklärt das Informations-Technik-Zentrum Bund (ITZBund), eine der Pilotbehörden der E-Akte des Bundes: „Die Vernichtung ist ein Verarbeitungsvorgang im Sinne der DSGVO. Damit gelten für diesen Vorgang die gesamten Voraussetzungen und Anforderungen, die sich aus der DSGVO und gegebenenfalls weiteren datenschutzrelevanten Vorschriften ergeben. Wenn es sich zum Beispiel um Daten besonderer Kategorien nach Artikel 9 DSGVO handelt, sind entsprechende Vorkehrungen für die Sicherheit der Daten bis zu ihrer Vernichtung zu treffen – genau so, wie diese Daten auch vorher im Rahmen ihrer Verarbeitung und Verwendung geschützt werden mussten.“

Überblick

Vernichtung vs. Löschung

Nicht nur der Lebenszyklus von Papierakten oder Datenträgern ist zeitlich bemessen, auch verschiedene digitalisierte Akten müssen vernichtet werden. Bei digitalen Daten, wie sie in der E-Akte verarbeitet werden, ist dabei jedoch der Begriff des Löschens gebräuchlich, wie das Bundesamt für Justiz (BfJ) auf Nachfrage erklärt. Wie jedoch auch bei Papierakten und Datenträgern, gelten bei der Löschung gesetzliche Vorgaben – allen voran die DSGVO.

Bei der Löschung der E-Akte Bund erfolgt die Löschung über eine zentral bereitgestellte Funktionalität, wie das BfJ, als erste Pilotbehörde der E-Akte des Bundes, erklärt. Weitere Behörden, in der die E-Akte Bund pilotiert wird, sind das Bundesministerium der Finanzen, die Bundeszentrale für politische Bildung und das ITZBund. Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ergänzt dazu, dass bei der Nutzung der E-Akte Bund der jeweilige Fachbereich darüber entscheide, was mit Akten passiert, ob sie also gelöscht oder ausgesondert werden. Ein Löschprotokoll dokumentiere dabei alles, was gelöscht wurde. „Zukünftig erfolgt die Aussonderung der E-Akte-Bund-Bestände (Abgabe ans DZAB/ Bundesarchiv) mit einem Aussonderungsprotokoll“, so das BVA.

Die jeweils für die Akte zuständige Behörde muss dazu zunächst in den Metadaten jeder digitalen Akte eine Transferfrist sowie eine Aufbewahrungsfrist hinterlegen. Nach Ablauf der Transferfrist wird die Akte über eine derzeit entwickelte Schnittstelle an das digitale Zwischenarchiv des Bundes abgegeben, wo sie noch bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Zugriff der abgebenden Stelle steht. Ist auch diese abgelaufen, wird die Akte vollständig datenschutzkonform gelöscht. Bei der E-Akte Bund bestehe mindestens ein Vier-Augen-Prinzip, bevor etwas gelöscht werde, erklärt das BVA dazu abschließend.

Durch die Implementierung der geplanten Schnittstelle an das digitale Zwischenarchiv kann die Löschung vollständig automatisch durch das E-Akte-System erfolgen. Somit müssen keine externen Dritten mit dem Vorgang beauftragt werden.

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