Kommunalverwaltungen Zwischen Fachkräftemangel und digitaler Zukunft

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Wie sieht die Zukunft der Arbeit in den Kommunalverwaltungen aus, und welche Lösungen werden dafür gebraucht? Im Interview mit eGovernment Computing sprechen Steffen Schanz und Holger Schmelzeisen über New Work, die Potenziale von KI und gewandelte Einstellungen zur Cloudnutzung.

Herr Schanz, Herr Schmelzeisen, Sie haben erst kürzlich Ihre Finanzsoftware für kommunale Verwaltungen auf die WebClient-Technologie umgestellt, was ja auch mit einigem Aufwand verbunden war. Was war das Ziel und was verbessert sich damit für die Anwender?

Schmelzeisen: Unser Ziel war es, den Erwartungen der Nutzer gerecht zu werden, denn „New Work“, mobiles und hybrides Arbeiten, setzt sich ja auch in den Verwaltungen durch. Die Mitarbeitenden in den Verwaltungen sollen frei wählen können, von wo und mit welchem Gerät sie gerade arbeiten wollen, also ob per Desktop Client, Web, Phone Client oder Tablet Client. Die Benutzeroberflächen sind prozessorientiert gestaltet und sollen die Anwender:innen bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Die Kommunen stehen aber nicht nur vor der Herausforderung, eine moderne Arbeitsumgebung anzubieten, sie haben ja auch die OZG-Vorgaben umzusetzen und die Umstellung auf die elektronische Aktenführung zu bewältigen. Welche Anforderungen an die Softwareentwicklung ergeben sich daraus?

Schmelzeisen: Wir sehen die Kommunen hier in einer Zwickmühle: Ihre Aufgaben werden immer mehr, auf der anderen Seite sind sie aber auch stark vom demografischen Wandel und vom Fachkräftemangel betroffen. Das heißt, die Verwaltungen wissen oft gar nicht mehr, wie sie all diese Anforderungen bewältigen sollen. Da liegt momentan das Spannungsfeld und daraus ergibt sich schon zwangsläufig die Anforderung, Prozesse zu digitalisieren und etwa mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz zu automatisieren, um die Aufgaben mit weniger Personal weiterhin bewältigen zu können. Denn wenn sich Kommunen damit behelfen, Online-Formulare auf ihre Homepage zu stellen, diese aber später ausgedruckt und wieder abgetippt werden müssen, dann ist zwar formal die OZG-Anforderung erfüllt, aber es ist kein Stück effizienter. Da müssen wir mit unserer Software und der Prozessdigitalisierung ansetzen.

Schanz: Hinzu kommt, dass gerade die jüngere Generation der Digital Natives mit ganz anderen Erwartungen an die Arbeit herangeht, da will niemand mehr Formulare abtippen. Die Arbeit soll sinnstiftend sein, sie möchten mit neuesten Technologien arbeiten, das spielt eine große Rolle bei der Auswahl des Arbeitgebers. Also auch unter diesem Gesichtspunkt läuft alles auf durchgängig digitalisierte Prozesse hinaus. Konkret heißt das: Bürger oder Unternehmen melden bestimmte Leistungen online an, und alles Weitere – Benachrichtigung, Zahlung und Bescheid – läuft digital. Die Arbeit, wenn Sie so wollen, haben die Antragsteller.

Sie hatten es schon angesprochen, welche Rolle spielt dabei der Einsatz künstlicher Intelligenz?

Schanz: Aus unserer Sicht hat KI das Potenzial, jede Branche und somit auch die Öffentliche Verwaltung grundlegend zu verändern. Zum einen können Automatisierung und KI-Einsatz, wie schon beschrieben, eine Antwort auf den Fachkräftemangel sein. Zum anderen könnten auch Entscheidungen und Abläufe verändert werden, etwa bei der Haushaltsplanung: KI generiert Vorschläge ganz rational auf Basis von Daten, ohne Einplanung zusätzlicher Puffer.

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