Standard-Format für Austausch von Rechnungsdaten XRechnung für Behörden kommt

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Die digitale Evolution der öffentlichen Hand nimmt den nächsten Schritt. Mit der XRechnung, dem ab 27. November 2020 gültigen Standard-Format für Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen, verarbeiten Behörden und Institutionen alle Rechnungsdaten einheitlich elektronisch.

Mit der XRechnung hat Deutschland endlich einen Standard für den Austausch von Rechnungsdaten, der den Aufbau einer elektronischen Rechnung festlegt. Durch das einheitliche Format können die Auftragnehmer und -geber der öffentlichen Hand ihre Rechnungsprozesse nun automatisieren.

Seit April 2020 müssen alle Behörden, öffentliche Auftraggeber und Institutionen das Format XRechnung empfangen können, im November müssen Rechnungen nun auch verpflichtend in dem Format übermittelt werden. B2G-Unternehmen, die Leistungen für öffentliche Einrichtungen erbringen, müssen das auf dem Schirm haben, wenn sie nicht den Verlust von Aufträgen in Kauf nehmen wollen.

Es wird deswegen Zeit, das eigene ERP-System auf die Anforderungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung vorzubereiten – gesetzliche Vorgaben müssen dabei im Auge behalten werden und ebenso die Verarbeitung von länderspezifischen XML-Formaten im internationalen Rechnungsverkehr. Verschiedene Tools konvertieren über standardisierte Import- oder Export-Schnittstellen Rechnungen aus dem ERP-System in das XRechnung-Format und umgekehrt.

Tipp: Den Fokus auf die Konvertierung der Rechnungsdaten in das XRechnung-Format legen und diese zunächst per eMail an die Behörden übermitteln. Das ist in der Regel schnell umsetzbar – ein Quick-Win im eInvoicing Projekt. Im nächsten Schritt können Unternehmen weitere Kommunikationswege einbeziehen, wie beispielsweise das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), ein Netzwerk zur vollautomatischen Übermittlung von elektronischen Dokumenten. Die Daten werden dabei über einen zertifizierten Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) versendet oder empfangen. Mit einer einzigen Verbindung können so Dokumente mit allen Teilnehmern in allen PEPPOL-Ländern ausgetauscht werden. Gerade für die regelmäßige Rechnungsstellung an öffentliche Behörden bietet sich dieser Kanal an: Denn sie sind verpflichtet, Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren.

Als strukturiertes XML-basiertes Datenformat (UBL-XML) dient die XRechnung zur Übermittlung der Rechnungsdaten. Über Core Invoice Usage Specification (CIUS) ist die länderspezifische Ausprägung für das Format XRechnung definiert. Die Rechnungsinformationen selbst kann der Nutzer nicht ohne Weiteres interpretieren, da diese im „technischen“ XML-Format übermittelt werden. Beim ZUGFeRD, einem weiteren deutschen, aber hybriden Rechnungsformat ist das anders: Es besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbaren XML-Datei. Über letztere wird die elektronische Rechnung nach dem Eingang automatisiert im ERP-System verbucht. In Frankreich existiert ein Pendant zum strukturierten Datenformat ZUGFeRD Version 2, das Format Factur-X.

Die drei Formate ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung sind beliebig für jeden Einsatzzweck geeignet. Als Empfehlung für Unternehmen lässt sich festhalten: deutsche Behörden als B2G-Rechnungsempfänger benötigen die XRechnung – in der B2B-Kommunikation zwischen Großhändlern und ihren Kunden kommt derzeit überwiegend ZUGFeRD (Version 1) zum Einsatz.

Es ist davon auszugehen, dass sich der XRechnung-Standard rasch verbreiten und auch bald im B2B-Bereich gebräuchlich sein wird. Unternehmen tun gut daran, das Format bereits heute in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren – nicht nur, weil der Gesetzgeber das verlangt, sondern auch weil die elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitung die Prozesse erheblich beschleunigt.

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung liegen auf der Hand: Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, die Vielzahl an manuellen Tätigkeiten wie das Einscannen oder Eintippen der Daten entfallen. Durch die Einsparung von Papier verbessert sich die CO₂-Bilanz und Unternehmen sparen sich das Briefporto.

*Der Autor, Wolfgang Ebner, ist Geschäftsführer der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH und hat dort ebenfalls die Leitung des Bereichs Smart Business Solutions inne.

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XRechnung für Behörden ab sofort Pflicht

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