Social Collaboration Wie vernetzt arbeitet die Verwaltung?

Social-Collaboration-Bestrebungen stehen in vielen Verwaltungen noch in den Startlöchern. Um sie erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer offenen Kommunikationskultur und dezidierter Sicherheitskonzepte.

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Bislang haben Studien jedoch lediglich die Möglichkeiten, Potenziale und Hemmnisse von Social-Collaboration-Lösungen in der Wirtschaft beleuchtet, Erkenntnisse aus der Öffentlichen Verwaltung liegen hingegen kaum vor. Moysies & Partner hat deshalb eine Onlinebefragung in der Landes- und Kommunalverwaltung durchgeführt, um den Status quo innerhalb der Verwaltung zu ermitteln, Potenziale von Social Collaboration für eine moderne Verwaltungsarbeit zu identifizieren und hemmende Faktoren zu benennen.

Experten aus der Landesverwaltung in acht Bundesländern haben sich im Rahmen der Studie an einer ausführlichen Onlinebefragung beteiligt. Ergänzend wurde die Umfrage von ausgewählten Experten aus der Kommunalverwaltung beantwortet.

Die Einführung von Social Collaboration ist demnach keine rein technische Herausforderung, vielmehr verändern sich die Kommunikationswege und haben große Auswirkungen auf die Zusammenarbeit der Menschen innerhalb einer Organisation. Aus einem rein dokumentenbasierten Informationsaustausch entstehen Kommunikationsströme in Form von Wikis oder Blogs. Insbesondere in wissensintensiven Fachbereichen kann Social Collaboration daher zum Produktivitätsbeschleuniger werden.

Umsetzungsstand und Einsatzbereiche

Die Mehrheit der befragten Landesverwaltungen hat inzwischen Pilotprojekte – teilweise auch auf Initiative von Mitarbeitern – gestartet. Allerdings ist nur ein Viertel der Landesverwaltung ist in seinen Bemühungen bereits weiter voran geschritten und hat Social Collaboration vollständig oder teilweise umgesetzt. Auch in der Kommunalverwaltung befindet sich die Umsetzung noch in der Anfangsphase und ist insgesamt weniger weit fortgeschritten als in der Landesverwaltung.

Häufig kommt Social Collaboration in der Landesverwaltung zum Einsatz, um Informationen zu bündeln und allen Mitarbeiter zugänglich zu machen. Dies kann etwa mithilfe eines Wikis umgesetzt werden. Dokumente und Inhalte bereit zu stellen und zu teilen wurde als zweithäufigster Einsatzbereich genannt. Hier werden Social-Collaboration-Werkzeuge vor allem dazu genutzt, um Daten durch mehrere Nutzer gemeinsam zu bearbeiten. Seltener wird es zur Identifizierung von Experten und Wissen sowie zum direkten Kommunikationsaustausch verwendet, um zum Beispiel das eMail-Aufkommen zu reduzieren.

In der Kommunalverwaltung dient Social Collaboration in erste Linie dazu, Informationen zu gewinnen sowie strukturierte Dokumente und Inhalte bereit zu stellen und zu teilen. Im Gegensatz zur Landesverwaltung wird Social Collaboration bei den befragten Kommunalverwaltungen jedoch nicht in der Pressearbeit oder zur Reduzierung des eMail-Aufkommens genutzt.

Nur in einer offenen Kommunikationskultur kann Social Collaboration sein volles Potenzial innerhalb einer Organisation entfalten. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter bereit müssen, ihr Wissen zu teilen, ohne Angst vor Einflussnahme oder Machtverlust. Nach Einschätzung der befragten Experten in der Landesverwaltung ist eine offene Kommunikationskultur derzeit aber nur teilweise gegeben.

Weiterhin ist es für die Akzeptanz der Mitarbeiter von Social Collaboration wichtig, dass die Führungsebene Social-Collaboration-Anwendungen aktiv nutzt und eine Vorbildrolle einnimmt. Die Befragung zeigt jedoch, dass dies in der Realität nur teilweise gegeben ist.

Die Zusammenarbeit über Social Collaboration ermöglicht eine größere zeitliche und räumliche Flexibilität in der Kommunikation. Entfalten können sich diese Potenziale jedoch nur, wenn dies organisatorisch in der Verwaltung ermöglicht wird. Dies schließt zum Beispiel die Möglichkeit der Telearbeit ein. Nach Einschätzung der Experten ist dies in der Landesverwaltung bisher eher nicht gegeben.

Regeln zu Social Collaboration, ob intern oder über öffentliche Plattformen (etwa Facebook), geben Mitarbeitern Sicherheit zum korrekten Umgang mit diesen Werkzeugen. Bestehen keine Regeln, kann die daraus resultierende Unsicherheit bewirken, dass Mitarbeiter nicht gewillt sind, Social Collaboration-Anwendungen zu nutzen. Auch hier gibt es noch deutliche Defizite.

Es bleibt festzuhalten, dass in den Verwaltungen Nachholbedarf besteht. Insbesondere dann, wenn es darum geht, geeignete organisatorische und kulturelle Rahmenbedingungen für Social Collaboration zu schaffen. Da diese die Voraussetzungen dafür bilden, dass das die Kommunikationstools akzeptiert und genutzt werden.

Einsatzszenarien für Social Collaboration

Ein wichtiger Grund, Social Collaboration einzuführen, ist der Wille, das Ressourcen- und Projektmanagement zu verbessern. Die befragten Experten der Landesverwaltungen attestieren bei diesem Thema einen sehr hohen Handlungsbedarf. Auch die Möglichkeit, das eMail-Aufkommen zu reduzieren, wird als wichtiges Einsatzszenario genannt. Dies kann etwa über die Einstellung von Informationen über Blog-Systeme erfolgen, die interne Informationsflüsse per eMail überflüssig machen.

Da die Öffentliche Verwaltung eine hohe Vielfalt und Komplexität in ihren Aufgaben aufweist und oftmals nur wenige Experten spezifisches Fachwissen besitzen, wird in der schnellen Identifikation von Experten und Wissen ein großes Potenzial vermutet. Auf Social-Collaboration-Plattformen können Mitarbeiter ihre fachliche Zuständigkeit sowie Expertise hinterlegen. Damit wird transparent, welches Wissen in einer Organisation vorhanden ist. Als Priorität gilt zudem, Dokumente und Inhalte in einfacherer Form bereit zu stellen.

Einen mittlerer Handlungsbedarf schreiben die befragten Experten der besseren Koordination von Aufgaben und Aktivitäten zu. So können über Social-Collaboration-Anwendungen Termine für gemeinsame Sitzungen einfach vereinbart werden, die aufwändige Absprache über eMail und Telefon entfällt. Insgesamt zeigt sich, dass bei den Nutzungsszenarien von Social Collaboration die Prozesseffizienz weit oben auf der Agenda der Verwaltung steht.

Carmen Dencker

Hemmende Faktoren

Die Skepsis über eine ausreichende Berücksichtigung der Datensicherheit wurde von den befragten Experten der Landesverwaltung als die größte Barriere für die Umsetzung von Social Collaboration eingestuft. Dies betrifft unter anderem ungelöste Zugriffsrechte auf Daten und Compliance-Vorgaben, aber auch die Sicherheit der IT-Systeme.

Zudem können rechtliche Unsicherheiten – wie etwa im Arbeits- und Strafrecht – die Nutzung von Social Collaboration behindern. Ein großes Hemmnis bildet auch die Sorge um den Abfluss von internem Wissen. Daraus ergibt sich für die Befragten die Notwendigkeit, ein dezidiertes Sicherheitskonzept zu erarbeiten.

Fazit

Als zentrale Anforderung nannten die Befragten die Integration in bestehende Kommunikationsanwendungen und die Nutzung auf unterschiedlichen Endgeräten. Eine Integration mit anderen Kommunikationsanwendungen ermöglicht, dass alle Anwendungen über die Plattform genutzt werden können und somit die Nutzerfreundlichkeit gesteigert wird. Auch der Integration in Content-Management-Systeme wird von den Befragten eine hohe Bedeutung zugemessen. Die Analyse von Daten aus sozialen Netzwerken sowie die Integration mit Prozess- und Fachanwendungen gelten hingegen lediglich als gute Zusatzkomponenten.

Die Ergebnisse der Umfrage können Sie gerne per eMail an carmen.dencker@moysies.de anfordern.

* Die Autorin: Carmen Dencker ist Business Consultant bei der Moysies & Partner IT- und Managementberatung mbB.

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