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„Allein in Hamburg werden pro Jahr 300.000 Formblätter für Anträge gedruckt“, so der PD-Berater. Jeder Antrag – ob es um Krankheit, Freigang oder Besuch geht – wird in Papierform an einen Vollzugsmitarbeitenden übergeben. „Die Leute laufen den ganzen Tag mit irgendwelchen Papieren durch die Gegend. Wenn diese Akte permanent und immer da wäre, dann ist das schon ein ungeheurer Zeit- und Effizienzgewinn. Die gewonnene Zeit könnten die Bediensteten für anderen Aufgaben rund um die Gefangenenbetreuung nutzen“, erklärte Strathausen weiter.

Die Aktenführung

In Nordrhein-Westfalen verfolge man in den Anstalten zudem noch ein älteres Ablage- und Ordnungssystem, das Informationen in der GPA in eine „Drei-Nadel-Struktur“ gliedert. Die Aktenführung wird in Stammdaten beziehungsweise persönliche Daten, in gerichtliche Unterlagen – dazu zählen Urteile, Strafbefehle, Anklageschriften, usw. – und in vollzugsbezogene Informationen rund um den Gefangenen unterteilt, wie z. B. Disziplinarmaßnahmen, Arbeitseinsätze, Besuchsprotokolle, Anträge und Beschwerden. Birx betonte diesbezüglich, dass an eben jener Struktur noch gearbeitet werden müsse und die eGPA dazu dienen solle, Prozesse zu vereinfachen. „Wenn wir natürlich eine elektronische Gefangenenpersonalakte haben, wäre es ja sinnvoll, die Dokumente unmittelbar auffindbar zu machen – zur Sachfrage, Problemlösung oder Strafzeitverlängerung“, ergänzte PD-Berater Strathausen. Denn aktuell sieht der Alltag im Justizvollzug für viele Mitarbeitende noch so aus: „Die Gefangenenpersonalakten lagern in irgendwelchen Räumen. Die Sachbearbeitenden müssen zu einem bestimmten Fall die entsprechende Akte holen. Anschließend müssen sie in allen drei Bereichen nach den Informationen und Dokumenten suchen, die für die Bearbeitung des Falls erforderlich sind – da heißt es zunächst einmal: blättern.“

In Nordrhein-Westfalen, aber auch in Hamburg, stellte man sich deshalb die Frage: „Wie digitalisiert man eigentlich einen Haftraum?“ Für die Beantwortung dieser Frage schärfte Birx nochmal das Bild dafür, weshalb der Vollzug eigentlich für eine Veränderung ist und auf welche Herausforderungen sie dabei stoßen: „Hier braucht es sehr, sehr viel Prüfung und Erfahrung. Wir gehen hier mit einer Klientel um, da darf man sich keinen Fehler im Groben erlauben. Und deswegen wird alles auf Herz und Nieren geprüft.“

JVA – kleine eigene Welten

Nicht alles, was in der Gerichtsbarkeit und in der Staatsanwaltschaft entwickelt wird, sei deshalb eins zu eins auf den Vollzug übertragbar. „Das sind kleine eigene Welten. Anstaltsleiterinnen und Anstaltsleiter müssen schnell reagieren können, da bei Ausbruch, Gefährdung, Geiselnahme etc. alles Mögliche passieren kann“, fügte Strathausen hinzu.

In gewisser Weise müssen sie selbstständig und autonom handeln. „Und das hat dazu geführt, dass der Vollzug nicht nur zwischen den Bundesländern unterschiedlich ist, sondern auch in den einzelnen Haftanstalten.“ Dazu gehören offener sowie geschlossener Vollzug, Untersuchungshaft, Frauen- und Männergefängnis. „Wir wollen jetzt die Gemeinsamkeiten zwischen diesen Justizvollzugsanstalten in einem Land und anschließend über die Länder herausfinden.“

Doch dafür brauche man Personal und Ressourcen, wandte Birx ein: „In den letzten Jahren hat man sich einfach strategisch ein bisschen stärker auf den elektronischen Rechtsverkehr konzentriert. Jetzt sind wir dabei, die Dinge aufzubrechen, weil man erkannt hat, dass der Vollzug eben auch einen hohen Bedarf hat.“

Strathausen bestätigte ebenfalls, dass u. a. Personalprobleme in den Justizvollzugsanstalten (JVA) dazu geführt haben, dass eine Digitalisierungsoffensive gestartet wurde: „Die Personalsituation ist auch eines der Elemente, die nun Druck erzeugen, und es wird ja mit dem demografischen Wandel nicht besser, sondern schlechter.“

Hildebrandt hat bei der Ende-zu-Ende-Digitalisierung in Hamburg das gleiche Problem. Hinzu kommen simple bauliche Bedingungen in der Anstalt und wirtschaftliche Faktoren: „Wir müssen Netzwerkinfrastruktur und Haftraummediensysteme etablieren, um im Haftraum mit der Digitalisierung zu beginnen, damit wir am Anfang und am Ende ein digitales Produkt haben, nämlich in der dann hoffentlich existierenden elektronischen Gefangenenpersonalakte“, sagte Hildebrandt.

„Im Moment sind da zu viele Baustellen für Nordrhein-Westfalen, weil das Tempo möglicherweise nicht ausgereicht hat. Diese Baustellen müssen wir trotzdem angehen. Und das empfinde ich als Chance“, so Birx. Denn man merke eine Veränderung und eine Einigkeit im Digitalisierungswillen. „Von daher glaube ich, dass jetzt ein guter Start ist.“

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