Charité – Universitätsmedizin Berlin Vergabeunterlagen elektronisch verfügbar machen

Seit April 2016 müssen der EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU zufolge wesentliche Teilprozesse eines Vergabeverfahrens elektronisch durchgeführt werden. Neben der elektronischen Übermittlung der Bekanntmachung, die für viele Vergabestellen angesichts des Tenders Electronic Daily (TED) heute bereits Standard ist, müssen die Vergabeunterlagen jetzt für jeden interessierten Unternehmer elektronisch verfügbar sein.

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Die Charité – Universitätsmedizin Berlin hat sich der Herausforderung frühzeitig gestellt und mit e-VA eine Vergabeplattform entwickeln lassen, die alle Anforderungen exakt erfüllt. Die neue Gesamtlösung für das elektronische Ausschreibungs- und Vergabeverfahren soll kostengünstig sein und sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit auszeichnen.

Bereits 2014 begann die Charité mit einer umfangreichen Erkundung der am Markt bestehenden Produkte. „Unsere Recherche zeigte schnell, dass bereits verschiedene Lösungen auf dem Markt existieren, jedoch keine unsere umfassenden Anforderungen in Gänze beinhaltete“, erklärt Steffi Ehrhardt, Leiterin der Zentralen Vergabestelle an der Charité – Universitätsmedizin Berlin. So fiel die Entscheidung, eine Anwendung entwickeln zu lassen, die neben der Durchführung der jährlich über 300 Vergabeverfahren auch interne Prozesse berücksichtigen sollte.

Die Vergaberechtsnovellierung wurde berücksichtigt

Die umfassenden Gesetzesänderungen für so genannte EU-Vergaben betreffen unter anderem die Verkürzung von Mindestfristen, die Verfahrensauswahl, die Vereinheitlichung von Eignungsnachweisen und die erweiterten Möglichkeiten der Nachforderung von Unterlagen.

„Ganz wichtig war uns, frühzeitig die erkennbaren Änderungen in die Anwendung zu implementieren, um auf jeden Fall die Rechtskonformität zu gewährleisten“, erklärt Toralf Giebe, Leiter des Geschäftsbereichs Technik und Betriebe, dem die Vergabestelle der Charité zugeordnet ist.

e-VA berücksichtigt daher die neuen gesetzlichen Mindestfristen und errechnet beispielsweise automatisch den frühestmöglichen Termin für die Abgabe, erkennt vorab erfasste Zeiträume für Ortsbesichtigungen und Testungen und kalkuliert dazwischenliegende Feiertage. Natürlich können Termine händisch verlängert oder verkürzt werden. Bei der Verfahrensauswahl steht das „Nicht offene Vergabeverfahren ohne weiteres Begründungserfordernis“ dem „Offenen Verfahren“ gleich.

Das Berliner Softwareunternehmen VIZSON, das die von der Charité durchgeführte Ausschreibung gewann, hat eine intuitive Benutzeroberfläche entworfen, die eine Bedienung des Systems ohne großen Schulungsaufwand möglich machen soll.

Sämtliche Beschaffungsprozesse in allen Verfahrensarten, national und EU-weit, mit Losen oder ohne Lose können mit e-VA elektronisch durchgeführt werden – unabhängig davon, ob z.B. mehrere Angebotsrunden oder differenzierte Zuschlagskriterien bei der Auswertung vorgesehen sind. Dabei etabliert e-VA einen umfassenden elektronischen Workflow, der bei der Erfassung von Verfahrensdaten beginnt und bei der automatischen nachträglichen Veröffentlichung von vergebenen Aufträgen endet.

Für jeden Zwischenschritt im Verfahren gibt es eine Lösung, die den Anwender Schritt für Schritt bequem durch das Vergabeverfahren führt. Die Vergabeunterlagen können sowohl auf der eigenen Homepage veröffentlicht als auch mithilfe von Schnittstellen anderen Plattformen zur Verfügung gestellt werden.

Einen Schwerpunkt setzt e-VA auf die automatisierte lückenlose Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge und Angebote. Entsprechend der zuvor hinterlegten Eignungs- und Zuschlagskriterien erzeugt e-VA nach der Submission eine Ergebnismatrix, die neben dem Preisranking auch das Ergebnis der Qualitätsbewertung und eventuelle Ausschlussgründe übersichtlich darstellt. Einen weiteren Schwerpunkt bildet der elektronische Freigabe-Workflow, der sicherstellt, dass wichtige Entscheidungen wie beispielsweise Vorinformationen und Zuschläge im 4-Augen-Prinzip getroffen werden und die Leitungsebene eingebunden wird.

Manche Vorteile von e-VA sind aber auch im Detail zu finden: Ein schlüssiges Konzept für Vertretungsfälle etwa, die Zusammenstellung der Ausschreibungsdokumente oder die Möglichkeit zur Anonymisierung von Bieterfragen.

Leicht zu adaptieren

e-VA zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass die organisatorischen Strukturen der Auftraggeber berücksichtigt werden können. Bei der Charité arbeiten beispielsweise neben den Mitarbeitern der zentralen Vergabestelle intern auch die Einkäufer, Planer und Bauherren je nach Stadium der Ausschreibung direkt mit der Plattform. Andere öffentliche Auftraggeber sollen von der aufwändigen Entwicklungsarbeit profitieren können, da das System ohne großen Aufwand auf deren Bedürfnisse angepasst und kostengünstig und zeitnah implementiert werden kann.

„Wir haben e-VA zwar speziell für die Charité entwickelt, andere öffentliche Verwaltungen können das System jedoch ohne größeren Aufwand individuell für sich nutzbar machen“, erklärt Peter Sonntag, Geschäftsführer von VIZSON. „Basis dieser individualisierbaren Standardsoftware sind die Anforderungen der neuen Vergaberichtlinie, die grundsätzlich überall gleich sind. Bei der Implementierung in einer anderen Verwaltung geht es nur noch darum, diese auf die jeweiligen speziellen Anforderungen anzupassen. Das spart öffentlichen Verwaltungen eine Menge Zeit und Arbeit. Die Anschaffungskosten sind im Vergleich zu Wettbewerbsprodukten oder eigens entwickelten Systemen deutlich geringer.“

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