VENDOSOFT GmbH

Besprechungen zusammenfassen, umfangreiche Dokumente auswerten oder Schriftstücke formulieren: Microsoft 365 Copilot kann Verwaltungsmitarbeitende bei vielen Routineaufgaben entlasten. Voraussetzung ist, dass die KI auf die richtigen Informationen zugreifen kann - und die Beschäftigten wissen, wie sie das Werkzeug sinnvoll einsetzen.

Neben Datenschutz, technischen Voraussetzungen und Schulungsbedarf stellt sich Behörden zudem die Frage nach den Kosten.

Nicht jeder Arbeitsplatz braucht die teuerste Copilot-Lizenz

Bei der Ausstattung mit Copilot lohnt - wie grundsätzlich bei der Lizenzierung mit Microsoft - eine differenzierte Betrachtung: Nicht jeder Arbeitsplatz muss gleich viel kosten, nicht jeder Mitarbeitende benötigt die gleichen Funktionalitäten und der Preis hängt in der Regel von der zugrundeliegenden Lizenzart ab.

Joyce Studier, Expertin für On-Premises und Cloud beim Microsoft-Lizenzberater VENDOSOFT erklärt, wie sich Verwaltungen dem KI-Tool möglichst budgetschonend nähern können:

• Für erste Erfahrungen steht Microsoft 365-Usern der "Copilot Chat" kostenlos zur Verfügung. Damit können Beschäftigte KI-Funktionen kennenlernen, ohne dass Ihre Verwaltung in zusätzliche Lizenzen investieren muss. Wie das geht, erfragen Sie einfach über das VENDOSOFT-Kontaktformular.

• Kostenloser Test von Microsoft 365 Copilot: Bis zu 25 Ihrer M365-Anwender können Copilot noch bis Ende 2026 einen Monat lang kostenfrei testen. Wie das geht, erfragen Sie einfach über das VENDOSOFT-Kontaktformular.

• Für den vollumfänglichen Einsatz von Microsoft 365 Copilot fallen dagegen Abo-Gebühren an. Ein Microsoft-365-Vertrag ist die Basis. Copilot-Lizenzen können einzeln als Ad-On hinzufügt oder im Kombi-Bundle abonniert werden.

Gerade bei knappen kommunalen Budgets empfiehlt Joyce Studier eine schrittweise Einführung - und die kostenfreie Beratung durch VENDOSOFT.

"Denn wer sonst sagt Ihnen, dass Microsoft 365 Business Standard und Copilot Business im Bundle rund 10 Prozent günstiger sein können als im Einzelkauf?"

Erst die Daten, dann die KI

Voraussetzung für die effiziente Arbeit mit Copilot ist, dass die KI auf Informationen aus der bestehenden Microsoft-365-Umgebung zugreifen kann - auf E-Mails aus Outlook, Dokumente in SharePoint oder Dateien aus Office-Anwendungen. Auf dieser Grundlage kann das Tool u.a. Inhalte zusammenfassen, Zusammenhänge herstellen, Prioritätenlisten erarbeiten oder Texte in der Tonalität und Schreibweise des Anwenders formulieren.

Eine vorhandene Microsoft-365-Umgebung ist wesentliche Voraussetzung für den produktiven Einsatz. Ebenso wichtig sind korrekt eingerichtete Rollen und Berechtigungen. Denn Copilot kann innerhalb von Sekunden alle Informationen erfassen und verarbeiten, auf die der jeweilige Beschäftigte Zugriff hat. Deshalb empfiehlt VENDOSOFT vor einem Einsatz der KI, alle Sicherheitseinstellungen zu überprüfen: Welche Daten sollten für welchen Mitarbeitenden zugänglich sein, entsprechen die bestehenden Berechtigungen den Datenschutzanforderungen, u.v.m.

Der "Copilot-Führerschein" für Verwaltungsmitarbeitende

Technisch lässt sich M365 Copilot relativ schnell bereitstellen. Ob daraus tatsächlich eine Arbeitserleichterung wird, hängt im Wesentlichen von den Beschäftigten ab. Denn wer nicht weiß, welche Aufgaben sich für KI eignen oder wie eine zielführende Eingabe formuliert wird, schöpft das Potenzial kaum aus.

VENDOSOFT begleitet deshalb gemeinsam mit einem spezialisierten Partner die Einführung von Copilot mit diesem praxisnahen Workshop:

• In circa 6 Stunden lernen die Teilnehmenden die technischen Grundlagen, rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutzregeln kennen.

• Sie erfahren, welche Informationen sie mit der KI verarbeiten dürfen, wie sie wirkungsvolle Prompts formulieren und wo die Grenzen der Technologie liegen.

• Entscheidend ist der Bezug zum jeweiligen Arbeitsbereich: Die Kämmerei hat andere Anforderungen als die Personalabteilung oder die Verwaltungsleitung. Entsprechend werden konkrete Anwendungsszenarien für die unterschiedlichen Aufgaben entwickelt.

• Am Ende erhalten die Teilnehmenden einen "Copilot-Führerschein" mit Zertifikaten von Microsoft und VENDOSOFT.

>> Workshop anfragen

Getting started - mit Unterstützung von VENDOSOFT

Öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen, die vor der Auswahl der geeigneten Microsoft-365- und Copilot-Lizenzen, der technischen Vorbereitung und der Qualifizierung ihrer Beschäftigten stehen, können sich vertrauensvoll an die Microsoft Licensing Professionals von VENDOSOFT wenden.

Mit uns lassen sich die Investitionen am tatsächlichen Bedarf ausrichten - statt sämtliche Arbeitsplätze pauschal und womöglich unnötig teuer auszustatten. Die Beratung ist kostenfrei.

>> Unverbindliche Anfrage senden