veenion GmbH

Mit rund 500.000 Einwohnerinnen und Ein wohnern gehört Nürnberg zu den größten Städten Deutschlands – und stellt seine Verwaltung täglich vor vielfältige organisatorische und gesellschaftliche Aufgaben. Die Stadt sorgt dafür, dass zentrale Bereiche des öffentlichen Lebens zuverlässig funktionieren: von Umwelt und Stadtentwicklung über Bildung, Kultur und Soziales bis hin zu Wirtschaft, Sicherheit, Organisation und Finanzen. Rund 12.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in der Stadtverwaltung daran, die vielfältigen Anforderungen einer wachsenden Stadt zu erfüllen und den Bürgerinnen und Bürgern leistungsfähige kommunale Services bereitzustellen.

EIN SYSTEM FÜR ÜBER 70 DIENSTSTELLEN

Für die interne Beschaffung nutzt die Stadt Nürnberg den „eShop-Stadt Nürnberg“, eine digitale Beschaffungsplattform für Kommunen auf Basis der Software open ordering der veenion GmbH. Über den eShop werden vor allem Güter und Dienstleistungen bereitgestellt, die stadtweit regelmäßig benötigt werden – etwa Büromaterial, Hygieneartikel oder Möbel. Die entsprechenden Produkte und Leistungen sind als elektronische Kataloge im BMEcat Format nach ECLASS-Standard 10.1 hinterlegt und basieren auf zuvor ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen mit unterschiedlichen Laufzeiten. Auf dieser Grundlage können die mehr als 70 Dienststellen und Eigenbetriebe der Stadtverwaltung ihre Bedarfe eigenständig und ohne weiteres Vergabeverfahren aus den bestehenden Verträgen abrufen. Der eShop bildet dabei die gesamte Verwaltungsstruktur der Stadt Nürnberg ab – von zentralen Verwaltungseinheiten bis hin zu Einrichtungen wie Schulen oder Kindergärten. Rund 950 Nutzerinnen und Nutzer sind aktuell für das System freigeschaltet und wickeln darüber einen Großteil der wiederkehrenden Beschaffungen digital ab.

STRUKTURIERTER EINKAUF GEFÖRDERT

Die Nutzung des eShops ist fester Bestandteil des vorgegebenen Produkte aus Beschaffungsprozesses. bestehenden Rahmen vereinbarungen werden grundsätzlich über den eShop bezogen, wodurch eine regelkonforme und standardisierte Beschaffung sichergestellt wird. Auch bei Bedarfen außerhalb von Rahmenvereinbarungen erfolgt zunächst eine Prüfung im eShop, bevor weitere Beschaffungsschritte eingeleitet werden. Durch die strukturierte Abwicklung über den eShop und den vorgegebenen Prozess des Beschaffungsauftrags konnte das Maverick Buying deutlich reduziert werden. Die Einführung des Systems verlief reibungslos und die Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern war von Beginn an hoch – insbesondere aufgrund der intuitiven Bedienung und der zentralen Verfügbarkeit relevanter Produkte und Dienstleistungen.

BEDARFE SCHNELL UND STRUKTURIERT ABDECKEN

Um die Beschaffung für die einzelnen Organisationseinheiten so komfortabel und effizient wie möglich zu gestalten, werden standardisierte Güter und Dienstleistungen nicht zentral gelagert, sondern über die webbasierte E-Procurement-Plattform bereitgestellt. Über den eShop können die Dienststellen und Eigenbetriebe die benötigten Produkte per Mausklick auswählen, in den Warenkorb legen und direkt bestellen. Die Bestellung wird unmittelbar an den Lieferanten übermittelt, der die Waren direkt zur jeweiligen Bedarfsstelle liefert und die Rechnung direkt an die bestellende Dienststelle sendet. Neben der Abwicklung über bestehende Rahmenverträge bietet der eShop auch die Möglichkeit von Freitextbestellungen oder unterschwelligen Beschaffungen über einen Workflow für Direktaufträge, sodass alle Beschaffungsarten flexibel abgebildet werden können.

TRANSPARENTE DIREKTAUFTRÄGE

Der Direktauftragsworkflow im eShop ermöglicht eine vergabekonforme Beschaffung unterhalb der Wertgrenze. Dabei werden den Nutzerinnen und Nutzern automatisch zwei Vergleichsangebote angezeigt. Wird nicht das günstigste Angebot gewählt, ist eine kurze Begründung erforderlich, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Sämtliche Schritte des Prozesses werden zudem lückenlos digital dokumentiert, sodass alle Anforderungen an Prüfungs- und Nachweissicherheit erfüllt werden.

INTEGRATION IN DAS VERGABEMANAGEMENT

Für die Durchführung von Vergabeverfahren nutzt das Beschaffungsmanagement der Stadt Nürnberg das Vergabemanagementsystem workflow-basierte (VMS) des Herstellers Healy Hudson. Der eShop von veenion wird in Zukunft nahtlos mit dieser Plattform verknüpft und bietet dann eine direkte Schnittstelle zur Deutschen e-Vergabe. Dadurch können Ausschreibungen effizient vorbereitet, verwaltet und digital übertragen werden, ohne dass zusätzliche aufwändige manuelle Schritte notwendig sind.

BLICK IN DIE ZUKUNFT

Das System ist bereits sehr gut auf die Prozesse der Stadt Nürnberg abgestimmt, sodass das Projekt reibungslos läuft und nur wenige Anpassungswünsche aufkamen. Besonders gelobt werden der Support sowie die enge Zusammenarbeit mit Ansprechpartner bei veenion. dem direkten Gleichzeitig plant die Stadt, das System für die Zukunft weiter zu optimieren. Geplant sind unter anderem die Implementierung eines Reklamations- und Beschwerdeworkflows sowie die Prüfung, inwiefern standardisierte Dienstleistungen ebenfalls über den eShop abgewickelt werden können.

VORREITERROLLE IN DER BESCHAFFUNG

Die Stadt Beschaffung Nürnberg zeigt, wie digitale effizient, nutzerfreundlich transparent funktioniert. Der und eShop bündelt wiederkehrende Bestellungen, sichert Vergaberegeln ein und erleichtert den Alltag von über 70 Dienststellen. Mit hoher Akzeptanz, reibungsloser Implementierung und Blick auf zukünftige Erweiterungen setzt Nürnberg Maßstäbe für modernes Beschaffungsmanagement für Städte und Kommunen.