Stadtwerke Hannover bearbeiten transparente Rechnungen

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Gefordert: ein schnellerer Rechnungsprozess

„Diese fehlende Transparenz im Rechnungsprozess war schließlich für uns ausschlaggebend, uns auf die Suche nach einer effizienteren Lösung zu machen“, erinnert sich Brigitte Holtgreve, Abteilungsleiterin des Externen Rechungswesens bei der Stadtwerke Hannover AG.

„Wir wünschten uns eine Lösung, die es dem gesamten Unternehmen ermöglichen sollte, den bestehenden Ablauf der Rechnungsbearbeitung komplett und leicht zugänglich in einem einzelnen Workflow abzubilden. Es sollte jederzeit möglich sein, Auskunft zu einzelnen Rechnungen und ihrem aktuellen Status zu erhalten. Und natürlich sollte die Bearbeitung schneller als zuvor durchführbar sein.“

Nach Produktpräsentationen verschiedener Anbieter im Hause der Stadtwerke Hannover AG waren die Führungskräfte und die Mitarbeitenden der beteiligten Abteilungen Informationsmanagement und Finanz- und Rechnungswesen von der Invoice-Processing-Lösung überzeugt: „Die Basware-Lösung passte am besten zu unseren individuellen Anforderungen“, erläutert Ralf Hosenfelder, Leiter der Kontokorrentbuchhaltung, die Entscheidung. „Mit Basware konnten wir individuell und in kleinen Schritten vorgehen.“

So verfügte die Stadtwerke Hannover AG bereits über bestehende Scan- und Archivierungssysteme, auf die die Basware-Lösung aufbauen konnte. Vier Wochen nach der Entscheidung für Basware – im Juli 2007 – begann die Umsetzung und Implementierung von Basware Invoice Processing und Contract Matching.

Invoice Processing und Contract Matching

Basware Invoice Processing schafft durchgehend elektronische Prozesse und sorgt für eine effiziente, verlässliche Prüfung sowie eine Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen und den Transfer in bestehende ERP- oder Finanzsysteme. Dabei bleiben alle rechnungsbezogenen Daten jederzeit im Blick. Mit Basware Contract Matching wird die Bearbeitung für periodisch wiederkehrende, vertragsbasierte Rechnungen automatisiert. Basware Contract Matching gleicht die Rechnungen automatisch mit Verträgen und den vereinbarten Zahlungsmodalitäten ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung in Basware zum Transfer bereitgestellt und anschließend nach Sichtprüfung in der Kontokorrentbuchhaltung direkt in das entsprechende ERP-System übertragen. Treten Abweichungen auf, wird die Rechnung automatisch kontiert und zur manuellen Prüfung an den verantwortlichen Mitarbeitenden gesandt.

Im ersten Schritt der Basware-Implementierung wurden die Feinkonzepte für das Scannen, Archivieren und für die Einführung des Invoice-Processing-Systems erstellt und abgestimmt. Schnittstellen zwischen der Basware-Lösung und dem SAP FI-System sowie den bestehenden Scanning- und Archivierungslösungen wurden geklärt und eingerichtet. Es folgten ausgiebige Tests der umgesetzten Prozesse im Zusammenspiel mit den eingesetzten Systemen, sodass im Januar 2008 die Lösung live gehen konnte.

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