AI Enablement in Behörden „KI-Nation“? Nur mit befähigtem Staatsdienst!

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Der Bund lässt KI-Lösungen für die Verwaltung entwickeln, beauftragt Start-ups. Was fehlt, ist die verbindliche Befähigung der Menschen, die täglich damit arbeiten. KI-Praktiker Christoph Magnussen über die größte Lücke der Staatsmodernisierung.

Deutschland soll KI-Nation werden. Und der Bund fährt sichtbar hoch: Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) positioniert den „digitalen Staat“ als Leitbild und verknüpft Verwaltungsmodernisierung mit KI und digitalen Diensten. In der Modernisierungsagenda steht, dass Software und KI-Anwendungen zentral entwickelt und beschafft werden sollen. Politisch ist das ein klares Signal. KI ist zentraler Bestandteil einer Staatsmodernisierung mit Produktivitätsanspruch.

Nur: Sind die Beamt:innen und Mitarbeitenden in Ministerien, Behörden und Ämtern überhaupt darauf vorbereitet, mit KI-Systemen zu arbeiten? In Häusern, in denen die Umstellung von Fax auf E-Mail vielfach noch nicht abgeschlossen ist und Drehstuhl-Arbeit zum Alltag gehört?

Oft kaufen Organisationen Lizenzen, starten Pilotprojekte und feiern den Start. Sie befähigen ihre Mitarbeitenden aber nicht nachhaltig, die neuen Möglichkeiten souverän und vor allem dauerhaft in den Arbeitsalltag zu integrieren. Es gibt keine Zeitfenster zum Üben, keine Orientierung, welche Aufgaben sich wirklich eignen, und keine Führung, die den Einsatz einfordert und vorlebt. Die Folgen: Enttäuschung über die KI, die angeblich nichts bringt, und Schattennutzung privater Werkzeuge, weil interne Lösungen zu kompliziert, zu restriktiv oder gar nicht vorhanden sind.

Kolumne

Culture Eats AI for Breakfast

Der Hebel liegt aber genau auf dieser individuellen Ebene: bei Mitarbeitenden, die lernen, mit KI umzugehen, Vertrauen durch Anwendung aufzubauen und die Technologie als neue Form von Kolleg:innen zu begreifen – nicht als magischen Knopf. Wer bei KI gewinnen will, muss AI Enablement zur Priorität machen.

KI-Befähigung: Angebote sind da, nur kaum Verbindlichkeit

Erst wenn Organisationen diesen Lernprozess als Kulturentwicklung statt nacktem Technologieprojekt verstehen und systematisch ermöglichen, entsteht kollektive Produktivität. Wer genauer hinsieht, findet in der Bundesverwaltung deutlich mehr KI-Bildungsangebote, als man vermuten könnte.

Die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) betreibt einen Lernpfad Künstliche Intelligenz mit kostenfreien Selbstlernangeboten und einem KI Basis-Curriculum, der eGov-Campus einen offenen Kurs für Bund, Länder und Kommunen. Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) stellt mit KIPITZ Sprachmodelle in geschützter Umgebung bereit, der Marktplatz der KI-Möglichkeiten (MaKI) bündelt Lösungen aus der Verwaltung für die Verwaltung. Dazu kommen der Kriterienkatalog des BSI, eine Handreichung der Datenschutzaufsicht und Best Practices des IT-Planungsrats zur KI-Governance. Eine häusergenaue, öffentlich zugängliche Statistik dazu, wie viele Beschäftigte tatsächlich geschult sind und wie häufig KI produktiv genutzt wird, gibt es bislang allerdings nicht.

Somit gibt es zwar eine Grundlage in Sachen AI Enablement in der Verwaltung, aber die Erfahrung aus der Wirtschaft zeigt: Ein Kursangebot macht noch keine Kompetenz. Zwischen einem Weiterbildungsangebot, das „verfügbar“, und einem, das „wirksam“ ist, liegt die eigentliche Arbeit.

Zumal die offiziellen KI-Leitlinien der Bundesverwaltung klar sagen, dass die Entscheidung über den Einsatz von KI-Systemen der jeweiligen Behördenleitung obliegt. Damit ist die operative Verantwortung nicht zentralisiert, sondern in erheblichem Maß in die Häuser zurückgegeben. Aus föderaler und organisatorischer Sicht ergibt das Sinn. Es erzeugt aber fast zwangsläufig unterschiedliche Reifegrade, unterschiedliche Freigabepraxis und unterschiedliche Schulungstiefen. Für eine Nation, die mit KI auch in Verwaltungsangelegenheiten nach vorn kommen will, ist das ein Risiko.

Ausbildung alternativlos: KI-Kompetenzpflicht gilt schon

Dabei ist der rechtliche Rahmen eindeutig. Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dazu, für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, die nationale Durchsetzung mit Aufsicht und Sanktionsrahmen greift seit dem 2. August 2026. Behörden sind als Betreiber dabei genauso erfasst wie Unternehmen. Das BMDS liefert Hinweise zur Grundlagen-Schulung, die Beratungsstelle Künstliche Intelligenz (BeKI) und die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) haben dazu einen Handlungsleitfaden zum KI-Kompetenzaufbau vorgelegt, der Mitarbeitende und Leitungen adressiert.

KI-Kompetenz ist damit für den Staatsdienst eine dokumentierbare Führungsaufgabe. Wer KI einsetzt, muss belegen können, dass die Menschen an den Systemen wissen, was sie tun, was die Technologie darf und wo die eigene Verantwortung beginnt. Zu einer Pflicht mit Frist passt keine Unverbindlichkeit.

KI-Befähigung umfasst vor allem Urteilsfähigkeit: Welches Modell passt zu welcher Aufgabe? Wann ist ein Ergebnis gut genug, wann braucht es die zweite Prüfung? Wo darf ein System entscheiden, wo bleibt die Entscheidung bei einem Menschen mit Zeichnungsrecht? Dazu gehört ein Verständnis für Betriebskosten, denn KI wird immer mehr pro Nutzung (Token-based) bezahlt und nicht pro Lizenz und Jahr. Diese Logik gehört in Beschaffung, Haushaltsplanung und Führungsfortbildung, nicht nur in die IT.

KI im Staatsdienst: Drei Elemente, die jetzt gebraucht werden

Damit KI in der Verwaltung Wirkung zeigt, braucht es drei Elemente, und zwar verbindlich:

Erstens: Verbindliche Kompetenzstandards nach Funktion und Verantwortung. Eine Leitung braucht anderes Wissen als eine Sachbearbeitung in der Leistungsgewährung, eine Vergabestelle anderes als die Pressestelle. Diese Standards sollten eher auf Bundesebene statt föderal definiert und regelmäßig aktualisiert werden.

Zweitens: Geschützte Lern- und Anwendungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag. Befähigung entsteht durch Anwendung an echten Aufgaben, in einer Umgebung, in der Fehler erlaubt sind und Daten sicher bleiben. Dafür braucht es reservierte Zeit und freigegebene Werkzeuge. Das „Agentic AI Hub“-Projekt vom BMDS oder das LLMoin in Hamburg, mit der Kombination aus eigenem KI-Assistenten und Lernpfad, dürfen da als Vorbilder gelten.

Drittens: Klare Zuständigkeiten für Freigabe, Weiterbildung und Erfolgsmessung. Jede Behörde sollte benennen können, wer Anwendungsfälle freigibt, wer Qualifizierung verantwortet und woran der Erfolg gemessen wird. Wie viele der qualifizierten Beschäftigten nutzen das System tatsächlich? Welche Prozesse verändern sich? Wie viel Bearbeitungszeit sparen wir? Wo steigt die Qualität? Wo entsteht Nacharbeit? Welche Anwendungen skalieren und welche gehören beendet? Sonst wird nur ein „Pilotfriedhof“ gebaut und jedes neue KI-Projekt als Fortschritt gefeiert, obwohl niemand überprüft, ob daraus wirklich bessere Verwaltung im Sinne von Effizienz und Wirksamkeit entsteht.

„Learn to Learn“ und „Agentic Thinking“, auch im Amt

Auf der Ebene der einzelnen Beschäftigten zählen dabei drei Fähigkeiten. Voraussetzung für alles, was mit KI zu tun hat, ist der Wille und die intrinsische Motivation, der KI sagen zu wollen, was ihr Job ist, und dafür alles Erdenkliche zu tun. Sonst kommt es, wie viele Prophezeiungen andeuten: dann nämlich ersetzt KI die Menschen.

Die zweite ist „Learn to Learn“. KI verändert sich so schnell, dass einmal lernen nicht reicht. Wer produktiv bleiben will, ordnet neue Modelle ein, testet neue Abläufe und teilt Erkenntnisse. AI Enablement muss daher als Prozess, als rhythmische Fortbildung verstanden werden – und nicht als Einzelveranstaltung. Und nein, auch ein KEKS allein reicht nicht.

Die dritte Fähigkeit ist „Agentic Thinking“. Wer KI nur als Suchmaschine nutzt, bleibt Tool-Tourist:in. Agentic Thinking heißt, Arbeit als Prozess zu denken, sie in Schritte zu zerlegen, KI als Compagnon einzusetzen und Zwischenergebnisse zu prüfen. Genau hier entsteht der Übergang vom Hype zur Wertschöpfung. Was dabei enorm wichtig ist, ist geteiltes Wissen. Gute Abläufe sollten dokumentiert und über Häusergrenzen hinweg weitergegeben werden. Communities, Office Hours und interne Showcases wirken dafür besser als jede weitere Leitlinie.

KI in der Verwaltung: Die Nachfrage ist längst da

Ja, der Staat baut sehr sichtbar die technologische und industriepolitische Flughöhe aus, aber daraus folgt noch nicht automatisch, dass die operative Verwaltung in der Breite KI-reif wird. Die Bürger:innen hingegen sind es: Laut eGovernment MONITOR 2025 befürwortet rund zwei Drittel der Befragten den Einsatz von KI in der Verwaltung, wenn Verfahren dadurch schneller werden.

Deutschland hat in Sachen KI die Programme, die Plattformen und den politischen Willen. Was fehlt, ist die verbindliche Befähigung der Menschen, die täglich prüfen, entscheiden und beschaffen. Die Logik gehört daher gedreht: Befähigung first, Tools second. Wer die Beschäftigten im Staatsdienst wirklich befähigt, entscheidet darüber, ob „KI-Nation“ bloß eine Formel im Koalitionsvertrag bleibt oder wirklich in Ämtern und Behörden – und am Ende: bei den Menschen – ankommt.

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