KGSt-Bericht FIM – Potenziale der kommunalen Nutzung

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KGSt Kommunale Gemeinschaftsst f. Verwaltungsmanagement

Das Föderale Informationsmanagement, kurz FIM genannt, ist – obwohl etwas aus den Schlagzeilen verschwunden – ein wichtiges ­Instrument der kommunalen Verwaltungsdigitalisierung. Ein ­aktueller KGSt-Bericht stellt nun die Vorteile zusammen.

Gedacht war das auf Initiative des IT-Planungsrates geschaffene Föderale Informationsmanagement (FIM) einmal, um die Zusammenarbeit zwischen dem Bund und den Ländern zu verbessern. Die Kommunen blieben dabei erst einmal außen vor. Worauf die Autoren auch gleich zu Beginn hinweisen: „FIM ist stark aus der Perspektive von Bund und Ländern gedacht und beschrieben. Die kommunale Perspektive ist nicht ausgeprägt.“

Diese Lücke will der vorliegende KGSt-Bericht nun schließen. Dazu heißt es von Seiten der KGSt: „Die intensive Auseinandersetzung mit FIM zeigt, dass es unterschiedliche Anwendungsbereiche für Kommunen gibt. Einige Ergebnisse können dabei sofort genutzt werden, bei anderen fehlen noch Bereitstellungen von Bund und Ländern.“

Der Nutzen von FIM in Kommunen

Dazu fasst der KGSt-Bericht zunächst noch einmal die Zielsetzung von FIM zusammen. Dazu heißt es: „Das Föderale Informationsmanagement (FIM) soll Kommunen unterstützen, Gesetze schnell, einfach und rechtssicher umzusetzen und so eine wirksame Verwaltungsdigitalisierung vorantreiben. FIM schafft dabei einen Standard für die Übersetzung von Gesetzen in die praktische Umsetzung (Vollzug). Kommunen können darüber auf Informationen von Bund und Ländern zugreifen und ihren Verwaltungsaufwand reduzieren. Zudem sollen Informationen dadurch aktuell und rechtssicher sein.“

So könne FIM nicht nur in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, es könnten zudem standardisierte Beschreibungen von Verwaltungsleistungen für die kommunale Website genutzt werden. Aber auch bei der Erstellung von analogen und digitalen Formularen könne FIM hilfreich sein, da es vorgefertigte Datenfelder liefere. Außerdem stelle es einen Rahmen für Prozesse mit den Arbeitsabläufen auf, die aus rechtlicher Sicht mindestens für die jeweilige Leistung notwendig sind. Kommunen könnten so ihre örtlichen Prozesse abgleichen. Die Informationen seien zudem rechtssicher und könnten entsprechend verwendet werden. Zusätzlich setze FIM auf Standards, die dabei helfen, dass Bund, Länder und Kommunen digital Informationen austauschen können.

Mehr als nur IT

Auch auf den Umstand, dass FIM mehr als nur für die Organisation von IT zu gebrauchen ist, weisen die Autoren hin. „Dabei ist FIM kein reines IT-Thema, sondern betrifft insbesondere Organisationseinheiten mit Querschnittsauf­gaben, wie zum Beispiel Organisation, Prozesse, IT sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Führungskräfte sowie Mitarbeitende in diesen Organisationseinheiten, die sich mit Leistungsbeschreibungen, der Erstellung von Formularen sowie Optimierung von Prozessen beschäftigen, sollten sich daher mit FIM auseinandersetzen“, so die Autoren. Als Impuls dazu diene der vorliegende Bericht.

Danach gelte es eine Standortbestimmung vorzunehmen und zu prüfen, welche Bausteine von FIM für Kommunen nützlich seien und wie diese eingesetzt werden könnten, heißt es dazu weiter. Gerade in Bundesländern mit einer aktiven FIM-Landesredaktion sollten Kommunen daher auf FIM-Informationen zurückgreifen, lautet die Empfehlung der Autoren. Auch wenn – wie sie einschränkend anmerken – es in weniger aktiven Bundesländern verschiedene Lösungen geben könne, die differenziert zu betrachten seien.

Der eigentliche Wert des KGSt-Berichtes liegt jedoch in der umfassenden Darstellung der Inhalte und Tools, die mit FIM den Verwaltungen in den Kommunen zur Verfügung stehen. So listet der KGSt-Bericht unter anderem detailliert alle FIM-Bausteine auf und liefert eine umfangreiche Darstellung der FIM zugrundeliegenden Methodik. Zudem enthält der Bericht eine Handlungsempfehlung für Kommunen, die unter anderem auf die Punkte Informationsaufbau, Standortbestimmung und Nutzbarmachung eingeht. Darin wird auch untersucht, wann es sich für eine Kommune lohnt, auf FIM zurückzugreifen. Um diese wichtige Entscheidung auch weiterhin zu ermöglichen, will die KGSt den FIM-Bericht immer wieder aktualisieren. mk

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