DIN 32791 Einheitliche DIN-Spezifikation für DMS veröffentlicht

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Bislang gab es verschiedene Lösungen für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der Öffentlichen Verwaltung. Mit der neu geschaffenen Spezifikation DIN 32791, die aus dem DokuFIS-Standard hervorgegangen ist, besteht nun die Möglichkeit, eine einheitliche Schnittstelle für die eAkte im kommunalen Sektor zu nutzen.

Das Zauberwort Digitale Souveränität ist derzeit in aller Munde. Um sie in der kommunalen Verwaltung zu erreichen, ist es notwendig, verschiedene Parameter zu berücksichtigen. Eine wichtige Stellschraube stellt dabei der rechtssichere und DSGVO-konforme Umgang mit Dokumenten und mittelfristig mit eAkten dar. Bisher wurde dafür der Standard DokuFIS angewandt, der von der DMS Arbeitsgruppe des DATABUND entwickelt wurde. Dieser wurde nun durch die neu geschaffene Spezifikation DIN 32791 abgelöst, die es den Anbietern von quelloffenen Softwarelösungen ermöglicht, ihre Produkte mit den offiziellen Schnittstellen zur Verwaltung von eAkten zu verbinden. Auch das stellt einen Schritt in Richtung digitaler Souveränität dar.

Diese Bedeutung hat die DIN 32791 für die Öffentliche Verwaltung

Da beinahe jede Kommunalverwaltung in ganz Deutschland verschiedene Anforderungen an die verwendete IT-Lösungen stellt und sich auch die Arbeitsweisen zum Teil grundlegend unterscheiden, werden – von Kommune zu Kommune unterschiedlich – dutzende unterschiedliche Systeme und Softwarekonfigurationen eingesetzt. Der große Vorteil der DIN 32791 liegt nun darin, dass sie einerseits zukünftig verpflichtend angewendet werden muss und dass andererseits nach ihr beinahe jede kommunale Softwareumgebung für die Zusammenarbeit mit der eAkte zertifizieren lässt. Dadurch können bestehende Strukturen weiterverwendet werden und der zusätzliche administrative Umfang bei der Umsetzung der neuen Richtlinie wird auf ein Minimum beschränkt.

Auch die totale Anzahl an genutzten Schnittstellen wird zukünftig derart reduziert, dass es innerhalb der kommunalen IT-Abteilungen kaum Widerstände gegen die Implementierung geben sollte. Es ist daher abzusehen, dass die Verwaltungsdigitalisierung durch die Anwendung dieser neuen Norm einen enormen Evolutionsschub erfährt. Den Entscheiderinnen und Entscheidern wird dahingehend unter die Arme gegriffen, dass sie bei zukünftigen Ausschreibungsverfahren auf die verpflichtende Einhaltung der neuen DIN-Norm bestehen und daher langwierige, teils extern vergebene, Prüfungsverfahren umgehen können.

Dokumentenmanagement

DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 1

Auch Softwarehersteller von kommunaler Verwaltungs- und Dokumentenmanagementsoftware können weiterhin planungssicher und vor allem zukunftsorientiert arbeiten, da sie sich sicher sein können, dass ihre Applikationen – insofern sie den Kriterien der DIN 32791 entsprechen – auf lange Zeit operabel bleiben werden. Obwohl der Standard jetzt beschlossen wurde, möchte die Arbeitsgruppe DMS des DATABUND im Verlauf diesen Jahres über eine mögliche Weiterentwicklung beraten. Interessierte Unternehmen sind dazu aufgerufen, sich an der Standardentwicklung zu beteiligen.

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