Dokumentenmanagement DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 1

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Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der Öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz, jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus Teiletappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel zeigt die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben auf.

Eine DMS-Lösung ist nicht die „Dokumenten-Verwaltungs-Workflow-Wundertüte“. Moderne, auf Verwaltungen abgestimmte DMS-Lösungen lösen eine Fülle von Problemen mit analogen und digitalen Dokumenten wie:

• (revisionssichere) Archivierung aller Arten von Schriftgut und Dateien,

• Löschfristenverwaltung und Aussonderung (an Zentralarchiv, Stadtarchiv etc.),

• Scannen von Papier: kleine/große Mengen, frühes/spätes Scannen, Altbestandsscannen,

• Archivierung aus Gruppenlaufwerk, E-Mail-Client, MS Office, Fachanwendungen etc.,

• Attribut- und Volltextsuche, gespeicherte Suchen, Such­abos,

• Aus-/Einchecken von Dokumenten mit Versionierung,

• Fallakten,

• Sachakte mit Aktenplan (Vorgang -> Akte -> Dokument-Logik),

• Workflow I: Frühes Scannen, Attribut-basiertes Weiterleiten,

• Workflow II: Einfache Freigabe/Genehmigung außerhalb von Fachanwendungen,

• Workflow III: Rechnungsworkflow / Eingangsrechnungsbearbeitung,

• Workflow IV: Verfügungsworkflows,

• Unterschiedliche Akten-, Workflow-Lösungen für unterschiedliche Bereiche,

• Integration mit ÖV-Fachverfahren, kommunale Portale,­

• Berücksichtigung ÖV-spezifischer Rahmenbedingungen: BSI TR-ESOR und TR-RESISCAN, De-Mail und andere Stolperfallen (manchmal).

Hingegen taugen diese Lösungen aber weniger als:

• Ersatz für fehlende Fachsysteme,

• „Workflow-Wunderwaffe“ für ­alle Arten von Abläufen,

• ein vollständiger Ersatz für Gruppen-/Netzlaufwerke,

• 1 Standard-E-Akte für alle Bereiche,

• Ersatz für Dokumentenerstellungs-Werkzeuge,

• Ersatz für Collaborative Tools wie MS-Teams, WebEx etc.

Das Projektteam sollte zu Projektbeginn Konsens erzielen, welche Funktionen einem modernen DMS ggf. mit akzeptiertem Einricht-/Customizing-Aufwand zugemutet werden kann und was die DMS-Lösung NICHT tun soll. Die Gefahr: Manche Anbieter können schlecht „nein“ sagen, es entstehen Individualentwicklungen, die nach kurzer Zeit ggf. nicht mehr Release-gepflegt sind.

Warum ein DMS?

Unter den o.g. Prämissen sollte sich die Verwaltung im ersten Schritt darüber im Klaren sein, wie sich eine DMS-Lösung in die IT-Landschaft einbettet und welche Aufgaben mit der Lösung erfüllt werden sollen. Gibt es heute Probleme bei der Schriftgutverwaltung in der Verwaltung und welche sind diese genau? Ist die „führende“ Papierakte ggf. nicht mehr vollständig, da es bereits mehrere Nebenablagen (Netzlaufwerke, Fachverfahren, Mail-System etc.) gibt, auf denen sich das Verwaltungspersonal selbst optimiert, um die täglichen Aufgaben zu erledigen? Sind neue Arbeitsformen (Stichwort: „Home Office“ oder „Mobiles Arbeiten“) vorgesehen, die einen schnellen Zugriff auf den Papierposteingang oder die Papierakte wie im Büro so nicht mehr zulassen? Gibt es regulatorische Anforderungen (z. B. beBPo, OZG-Anforderungen), die eine elektronische Ablage zwingend notwendig machen? Die Liste der Fragen ist wahrscheinlich noch länger, aber mit diesem ersten Schritt wird schon klarer, welche groben Anforderungen an eine verwaltungsweite DMS-Lösung gestellt werden müssen, ob diese Funktionen im Standard bzw. zumindest konfigurierbar umsetzbar sind und welche wesentlichen Nutzeneffekte erzielt werden sollen.

Personelle Ressourcen

Bereits in den Phasen vor der Einführung, also bereits bei Lösungskonzeption, Anbieterauswahl etc., muss ein Projektteam gebildet werden, welches fachlich sowohl die Anwenderseite als auch die IT-Seite vertreten kann. Diese Personen müssen dem Projekt dauerhaft zur Verfügung stehen (was nicht „Fulltime“ bedeutet). Das Know-how zu den verschiedenen Teilaspekten – Technik, Funktionalität, regulatorische Rahmenbedingungen und deren Interpretation und Umsetzung im Projekt entsteht in der Lernkurve des Gesamtprojektes und geht verloren, wenn die fachlich oder technisch federführenden Personen mitten im Projekt abgezogen werden. Umgekehrt müssen die dem Projekt zugeordneten Personen in der Lage - und willens – sein, sich in neue Themen einzuarbeiten.

Dazu gehören auch ein IT- und Organisationsverständnis sowie gute Kommunikationsfähigkeiten, weil man als „Team in der Mitte“ gegenüber den Fachbereichen Anforderungen abholen, ggf. qualifizieren und priorisieren, gegenüber den Regulatorik-Verantwortlichen (Compliance, Datenschutz, Revision) die geplanten regulatorischen Maßnahmen erläutern und abstimmen muss und mit der IT die Schaffung der IT-Rahmenbedingungen klären muss.

Um die fachlich-funktionalen Anforderungen zu ermitteln, ist kompetenter Input aus den projektrelevanten Dezernaten/Ämtern etc., zwingend notwendig. Daher sollten fachlich kompetente Personen aus diesen Bereichen für die Phase der Anforderungsermittlung und Abstimmung der Lösungskonzeption sowie später als „Key User“ für die Test- und Einführungsphase eingeplant werden. Das sollten Personen sein, die mit den Verfahren und Problemen im eigenen Bereich vertraut sind und Probleme lösen wollen. Es nützt wenig, Personen zu benennen, die „verfügbar“ sind, aber fachlich-inhaltlich den eigenen Bereich nicht vertreten können.

Das Projektteam sollte während der gesamten Projektdauer durch die Verwaltungsleitung unterstützt werden. Die Verwaltungsleitung muss die sich aus dem DMS-Einsatz ergebenden neuen Ideen, ggf. geänderte Verwaltungsabläufe und eine daran angepasste Verwaltungsorganisation mittragen, damit ein verwaltungsweiter DMS-Einsatz zum Erfolg wird. Ein „macht Ihr mal“ von der Verwaltungsleitung ist immer riskant. Je nach Verwaltungsart sollten auch Querschnittsfunktionen, also Personen z.B. aus der Personal-, der Behindertenvertretung, dem Archiv, dem zentralen Posteingang etc. berücksichtigt werden.

Dokumentenmanagement

DMS-Einführung in der Verwaltung – Teil 2

Eine Sprache sprechen

In einem gut geplanten DMS-Projekt ist mit einer hohen Ressourcenbindung zu rechnen, da nicht wenige Personen in ein solches Projekt involviert sind. Alle im Projekt Beteiligten sollten frühzeitig Konsens zu den verwaltungsrelevanten Begrifflichkeiten herbei­führen. Jeder im Team sollte also wissen, was z. B. konkret mit einem Aktenplan, einer Sach-/Fallakte, einem Vorgang, einem Adhoc- bzw. Verfügungsworkflow oder einem regelbasierten/strukturierten Workflow gemeint ist. Fehlendes gemeinsames Verständnis führt bei Auswahl und Umsetzung eines DMS-Produktes zu Problemen und erhöhtem Klärungsbedarf und Lösungsanpassungen.

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