Manipulationssicherer Dokumentenaustausch für Behörden Digitaler Aufbruch – aber sicher!

Zu einem eigenen Digitalministerium konnte sich die neue Bundesregierung letztendlich doch nicht durchringen, das Thema Digitalisierung rückt im neuen Koalitionsvertrag aber so stark in den Mittelpunkt wie nie zuvor. Der Wechsel von der analogen Bürokratie zur digitalen Verwaltung scheint einen großen Schritt weiter zu kommen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, den im Behördenumfeld elementaren Datenschutz und die Zusicherung eines manipulationssicheren, rechtskonformen Dokumentenaustauschs nicht zu vernachlässigen.

Bleibt die Ampelkoalition bei ihrem derzeitigen Kurs, wird die Verwaltung künftig sehr viel digitaler. Zahlreiche Reformen und Gesetze sollen auf den Weg gebracht, Kompetenzen gebündelt und mehr finanzielle Mittel bereitgestellt werden. Unter anderem wird das noch unter der alten Regierung verabschiedete Online-Zugangsgesetz (OZG) weiterentwickelt und standardisiert. Die Digitalisierung von Planungs- und Genehmigungsverfahren soll beschleunigt, Behörden mit notwendiger Technik ausgestattet und IT-Schnittstellen zwischen Bund und Ländern standardisiert werden. Ebenfalls geplant ist, dass ressort- und behörden­übergreifende Projektteams und Innovationseinheiten beim Aufbau der agilen und digitalen Verwaltung unterstützen.

Digitale Lösungen werden Pflicht

Während viele dieser Vorhaben tatsächlich noch Zukunftsmusik sind, wird es für einige Verordnungen 2022 ernst. Seit dem Jahreswechsel greift beispielsweise die Ausweitung der E-Rechnungspflicht. Arbeiten Unternehmen aus Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland mit dem öffentlichen Sektor zusammen und übersteigt der Rechnungsbetrag 1.000 Euro, müssen nun auch sie die elektronische Rechnungsstellung nutzen. Eine Rechnung in Papierform oder als E-Mail-Anhang ist nicht mehr zulässig. Bremen und der Bund setzen bereits seit November 2020 auf die E-Rechnung, weitere Bundesländer folgen.

Ein weiterer Meilenstein der digitalen Transformation soll Ende des Jahres mit der Umsetzungsfrist für das OZG geschafft sein. Ob dieses Ziel erreicht werden kann, wird kontrovers diskutiert. Bei der Entwicklung der OZG-Leistungen soll eine länderübergreifende Zusammenarbeit und Arbeitsteilung entsprechend des sogenannten Einer-für-Alle-Prinzips (EfA) helfen. Demnach digitalisiert jedes Land seine Leistungen so, dass andere Länder sie ebenfalls nutzen können, was Zeit, Ressourcen und Kosten sparen soll.

Funktioniert das Vorhaben, kommt – statt 16 eigener Projekte auf Landesebene und 400 individueller Lösungen auf kommunaler Ebene – ein einzelner Dienst zum Einsatz, dessen Betriebskosten sich die Partner teilen. Erste Erfolgsmeldungen gibt es bereits.

So wurden Ende letzten Jahres in Zusammenarbeit mit dem Land Brandenburg Anträge für das Themenfeld Ein- und Auswanderung erarbeitet und bislang von neun Bundesländern übernommen.

Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein Mammutwerk und nicht von heute auf morgen zu stemmen. Setzt die neue Bundesregierung ihre Pläne um, sind wir auf einem guten Weg. Gerade im Vergleich zu Vor-Corona-Zeiten hat sich einiges getan und entscheidende Weichen wurden gestellt. Ein Paradebeispiel ist die Arbeit aus dem Homeoffice. Jahrelang kritisch beäugt, blieb die Verwaltung während des Lockdowns im Frühjahr 2020 nur deshalb einsatzfähig, weil sie erstmals in größerem Stil und nahezu von heute auf morgen dieses Arbeitsmodell ermöglichte. Laut einer Studie der Beratungsagentur Next:Public arbeiteten damals rund 67 Prozent der Beschäftigten auf Bundesebene, 55 Prozent bei den Ländern und 37 Prozent in den Kommunen zeitweise von zu Hause aus. Im Vergleich zum Jahr 2021 hat sich der Homeoffice-Anteil nochmals von 55 Prozent auf 60 Prozent erhöht. Nach dem ersten Hype verlangsamt sich die Veränderungsdynamik zwar, ist aber nach wie vor im Aufwärtstrend.

Bedarf nach sicherem Dokumentenaustausch

Egal ob E-Rechnung, EfA-Prinzip oder OZG – eine grundlegende Gemeinsamkeit, die jegliche Digitalisierungsvorhaben eint, ist ihr Bedarf nach einem sicheren und zuverlässigen Informations- und Dokumentenaustausch. Die Erarbeitung, Umsetzung und Anwendung der Reformen und Gesetze fordert eine enge Abstimmung und Vernetzung aller Beteiligter. Arbeitsgruppen müssen gebildet, Konzepte erarbeitet und Entwürfe ausgetauscht werden. Hinzukommt, dass die Themen Datenschutz und Dokumentensicherheit im öffentlichen Sektor eine Sonderrolle einnehmen. Das Handling großer Mengen äußerst sensibler Daten fordert ein Höchstmaß an Sicherheit und Manipulationsschutz. Entscheidend in diesem Zusammenhang ist, das jeweils adäquate Kommunikationsmittel pro Einsatzszenario zu wählen.

Sind Dokumente weder zeitkritisch noch vertraulich und erfordern keinen Empfangsnachweis, ist ein Versand per eMail unkompliziert und vertretbar. Handelt es sich allerdings um sensible Dokumente, die einen rechtssicheren und DSG­VO-konformen Transfer erfordern, sind andere Lösungen notwendig. Ein Austausch per eMail empfiehlt sich in diesen Fällen nur bedingt, da das hier zur Anwendung kommende „Serverhopping“ Angriffe und Manipulationen begünstigt.

Manipulationssicherer Transfer in IP-Umgebungen

Ist ein manipulations- und rechtssicherer Transfer in IP-Umgebungen gefordert, braucht es den Einsatz moderner, softwarebasierter Dokumentenaustauschlösung­en. Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner Hersteller Ferrari electronic mit seiner OfficeMaster Suite 7DX. Sie verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung.

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX. Dokumente werden hier im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das eMail-Postfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung ausgeschlossen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht. Dieser hat auch vor Gericht Bestand und zeigt an, welche Dokumente bereits versendet und empfangen wurden.

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit ist sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert und die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor gelegt.

Wie wichtig entsprechende Sicherheitsmaßnahmen sind, zeigt ein Blick in die Kriminalitätsstatistik. Die Zeiten, in denen sich Cyberangriffe auf lukrative Großkonzerne beschränkten, sind längst vorbei. Immer wieder richten sich Hacker-Attacken gezielt gegen Behörden und Ämter – mit weitreichenden Folgen. Haupttreiber des enormen Wachstums sind Erpressungsvorfälle, sogenannte Ransomware-Angriffe. Laut Bitkom hat sich ihr Anteil 2021 im Vergleich zu den Vorjahren mehr als vervierfacht. Insgesamt zielen Datendiebe mehr denn je auf Kommunikationsdaten und geistiges Eigentum ab. Um 125 Prozent ist die Anzahl der Hacker-Angriffe laut dem Versicherungskonzern Allianz allein im ersten Halbjahr 2021 im Vergleich zum Vorjahr gestiegen.

Analoge und digitale Prozesse verbinden

Neben der Möglichkeit eines manipulationssicheren Dokumentenaustauschs bietet NGDX einen w­eiteren großen Mehrwert für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im öffentlichen Sektor: NGDX ist in der Lage, hybride Dokumente zu übertragen.

Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente lassen sich frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren, Insellösungen werden obsolet.

Fundament für flexible Arbeitsmodelle

Ein gut aufgesetztes digitales Dokumentenmanagement vereinfacht den Arbeitsalltag immens – und legt zugleich das Fundament für eine Flexibilisierung der Arbeitsmodelle. Weil auf digitale Dokumente von überall aus zugegriffen werden kann, wird so auch ein dezentrales Arbeiten möglich. Dank eAkte erhalten selbst Berufsgruppen wie Richter die Möglichkeit, im Homeoffice Unterlagen zu bearbeiten. Ein großer Pluspunkt, gerade in Zeiten der Pandemie.

Voraussetzung ist allerdings, dass das Homeoffice eine gleichwertige Alternative zum Büro darstellt. Arbeitsprozesse müssen uneingeschränkt und verlustfrei fortgeführt, Dokumente ausgetauscht und bestehende Sicherheitsstandards auch weiterhin erfüllt werden. Schriftstücke, aber auch Sprachnachrichten, müssen verlässlich empfangen und versendet werden. Auch hier unterstützt die OfficeMaster Suite 7DX.

Um Mitarbeitenden entgegenzukommen, die auf Abruf aktiv werden müssen, lassen sich empfangene Dokumente und Voicemail-Nachrichten mit der OfficeMaster Suite 7DX auch über mobile Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets abrufen. Auf diese Weise können sie völlig unabhängig agieren und der manipulationssichere Austausch von Dokumenten ist trotzdem garantiert.

Dass ein Mehr an Homeoffice auch den Beschäftigten in den Verwaltungen entgegenkommen würde, zeigt die Folgestudie von Next:Public, die im Dezember 2021 veröffentlicht wurde. 92 Prozent der Befragten, deren Jobs dafür geeignet sind, wünschen sich, von zu Hause aus zu arbeiten.

Allerdings deckt die Studie auch gravierende Sicherheitsmängel auf. Nur 13 Prozent der Befragten gaben an, beim Wechsel ins Homeoffice an einer Sicherheitsschulung teilgenommen zu haben, lediglich 9 Prozent erhielten eine Schulung zum Thema Datenschutz. Das macht einmal mehr deutlich, wie wichtig es ist, den Dokumentenaustausch mit entsprechenden Lösungen abzusichern.

Dank der Digitalisierungsvorhaben der neuen Bundesregierung, scheint die analoge Bürokratie bald der Vergangenheit anzugehören. Voraussetzung muss allerdings sein, einen verantwortungsvollen Umgang mit digitalen Daten sicherzustellen. Intelligente Dokumentenaustauschlösungen, wie die OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic, legen hierfür die Basis und schaffen hervorragende Ausgangsbedingungen für die Umsetzung der Digitalisierungspläne.

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