Prozessmanagement Digitale Transformation beschleunigen

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Corona hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Ammar Jamal und Claus von Schmeling von der BearingPoint GmbH erklären in ihrem Gastbeitrag, wie durch den Einsatz moderner Low-Code/No-Code-Lösungen kurzfristig und unkompliziert die aktuell noch weitverbreiteten Missstände behoben werden können.

Die Pandemie beschäftigt unser ­aller Leben seit mehr als zwei Jahren. Die Gesellschaft hat gelernt, mit der neuen Situation umzugehen – sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. In vielen Schulen erfolgt das Lernen durch Einsatz digitaler Hilfsmittel und digitaler Lernplattformen; teilweise werden auch hybride Unterrichtsformen angeboten. Home-Office-Tätigkeiten, verbunden mit digitaler Kommunikation, Interaktion und Kollaboration, gehören längst zum Arbeitsalltag und werden auch in der Post-Covid-Zeit nicht mehr aus unserem Leben verschwinden. Ganz im Sinne von „New Ways of Working“.

Die Herausforderungen bleiben immens

In den vergangenen Jahren wurden durch die Pandemie verschiedene Unzulänglichkeiten sowie ­ungenügende Fortschritte der Digitalisierung schonungslos auf­gedeckt. Die Pandemie wirkte in dieser Hinsicht wie ein Brennglas. Dies führte mit Blick auf die digitale Transformation zwar zu einem hohen Maß an Aktivität, um Missstände zu beheben. Dennoch stehen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer branchenübergreifend, aber insbesondere im öffentlichen Sektor, in der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeiten täglich vor großen Herausforderungen.

Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten helfen, die grundsätzlich notwendige und begrüßenswerte Flexibilität in der Erbringung der Tätigkeiten fest im Arbeitsalltag zu verankern.

Um Tätigkeiten vollumfänglich ortsungebunden wahrnehmen zu können, bedarf es neben den formalen und rechtlichen Rahmenbedingungen auch angepasster, optimierter geschäftlicher Prozesse und Verfahren. Hier sehen wir nach wie vor große Mängel mit Blick auf die technischen Voraussetzungen.

Der öffentliche Sektor hat weiter Nachholpotenzial

Ein Blick in die Privatwirtschaft offenbart das Maß an Optimierungspotenzialen im öffentlichen Sektor, das noch brach liegt: Während beispielsweise in Banken und privatwirtschaftlichen Konzernen virtuelle Videosessions und orts­unabhängiges Arbeiten so fest verankert sind, dass diese ein nicht mehr wegzudenkender Bestandteil jeder neuen Stellenausschreibung sind, so kämpft die Öffentliche Verwaltung vielerorts noch mit der Etablierung der entsprechenden technischen Voraussetzungen. Die Bereitstellung zeitgemäßer Hardware in Form von leistungsstarken Laptops und Headsets ist dabei ein wichtiger, aber dennoch nur kleiner Schritt in Richtung „New Ways of Working“.

Um das Arbeiten vollumfänglich an die heutigen Anforderungen anzupassen, gilt es, bestehende Prozesse aktiv zu hinterfragen. Digitalisierung bedeutet mehr, als Dokumente bzw. Akten elektronisch verfügbar zu machen. Auch müssen die gesteigerten Erwartungen der Beschäftigten an das Maß der Digitalisierung bedient und aufkommender Frustration schnellstmöglich entgegengewirkt werden. Nur so kann eine dauerhaft hohe Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit sichergestellt werden.

Moderne Technologien ­tragen zur Lösung bei

Um diesen Ansprüchen Rechnung zu tragen, führt mittlerweile kein Weg mehr an modernen, flexibel implementierbaren Low-Code/No-Code Lösungen vorbei. Die Nachfrage in Deutschland nach dieser flexiblen Lösungsoption ist kontinuierlich steigend. Die Gründe hierfür liegen insbesondere in der flexiblen Einsatzmöglichkeit sowie der Nachhaltigkeit, die sich durch eine langfristige Nutzung dieser Plattformen ergeben. Dabei kann der Einsatz in der Regel kurzfristig und unkompliziert erfolgen.

Realisierbare Vorteile dieser Plattformen umfassen:

• Reduzierung von Durchlaufzeiten,

• Erhöhung der Prozessqualität,

• Automatisierung von Bearbeitungsschritten und Erhöhung der Dunkelverarbeitungsquoten,

• Etablierung von 360-Grad-Sichten und Cockpits,

• Fokussierung der Mitarbeiter­kapazitäten auf wertschöpfende Tätigkeiten.

Das Besondere an Low-Code/No-Code-Lösungen

Prozessmanagementplattformen im Allgemeinen und Low-Code/No-Code-Lösungen im Speziellen sind kundenzentriert und fokussieren stets auf das zu erreichende Ergebnis. Durch standardisierte Schnittstellen und API sind Verknüpfungen zu bestehenden Systemen möglich, sodass beispielsweise Daten aufwandsarm bereitgestellt und weiterverarbeitet werden können. Moderne Prozessmanagementplattformen können so über Standardanbindungen an vorhandene Eingangskanäle ­angebunden werden, sodass die aufwändige Gestaltung von Oberflächen, Anpassung an verschiedene Endgeräte sowie Pflege eingespart werden können.

Konkrete Umsetzungsmöglichkeiten

Die Umsetzung der Projekte erfolgt unter Einbezug interner fachlicher und technischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Zuge dieser Implementierungen sukzessive eigenes Wissen aufbauen, um künftig weitestgehend selbstständig neue Prozesse umsetzen zu können.

Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Vorteil von Low-Code/No-Code ist, dass bei dieser modellgetriebenen, modernen Form der Entwicklung bereits bei keinen oder geringen Programmierkenntnissen eine aktive sowie umfangreiche Mitwirkung des jeweiligen Fachbereichs möglich ist. Ist der jeweilige Geschäftsprozess initial definiert und umgesetzt, können künftige Änderungen und Aktualisierungen durch die internen ­Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstständig durchgeführt werden. Damit entfällt die zeitaufwändige und mehrfache Umsetzung von Prozessen in verschiedenen Plattformen.

Klassische IT-Infrastrukturen erfordern im Vergleich hierzu in der Regel separate Anpassungen in den Umsystemen. Diese kostspieligen und zeitaufwändigen Anpassungen in einzelnen Kanälen werden durch die Nutzung moderner Plattformen vermieden. Damit wird auch ein möglicherweise bestehendes Silodenken zwischen den einzelnen Kanälen verhindert.

Erfahrungsgemäß bietet es sich ­zunächst an, einen „Testballon“ mit einem ausgewählten fachlichen Prozess durchzuführen, um die spezifischen Vorteile der jeweiligen Plattform im Kontext der eigenen Infrastruktur zu untersuchen. Auf dieser Basis lassen sich eine fundierte Bewertung durchführen und Handlungsempfehlungen ableiten.

Fazit

Moderne Low-Code/No-Code-Prozessmanagementplattformen können einen maßgeblichen Beitrag zur Beschleunigung der digitalen Transformation leisten – gerade auch, aber nicht nur, im öffentlichen Sektor.

Sie erhöhen die Resilienz, heben Prozesseffizienzen und verbessern das Kunden- und Mitarbeiter­erlebnis. Dabei sollte die niedrigschwellige Einstiegshürde im Low-Code/No-Code-Bereich nicht dazu­ verleiten, die Stärke der Plattformen zu unterschätzen.

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