eGovernment als ganzheitliche Herausforderung Citrix unterstützt die Einführung der eAkte in Wiesbaden

Die Landeshauptstadt Wiesbaden ist Vorreiter beim Thema eGovernment: Bis voraussichtlich Ende des Jahres 2016 sollen mehr als 880 Anwender in der Stadtverwaltung sukzessive auf eine komplett elektronische Aktenführung umgestellt werden.

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Mit der Verabschiedung des eGovernment-Gesetzes wurde im Sommer 2013 noch einmal verdeutlicht: Die Zukunft der Verwaltung in Deutschland ist digital. Bund, Länder und Kommunen sind künftig aufgefordert, immer mehr Verwaltungsdienste elektronisch anzubieten, um die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten.

In der Praxis sind für die Umsetzung von eGovernment-Initiativen aber zahlreiche Hürden zu überwinden: „Der Status quo ist häufig noch geprägt von fehlender Standardisierung und Vernetzung, organisatorischen und personellen Engpässen und begrenzten finanziellen Mitteln“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen, Referent für Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Landeshauptstadt Wiesbaden. „Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass gerade Großprojekte wie die Einführung einer elektronischen Aktenführung komplexe Transformationsprozesse sind. Diese haben einerseits enorme Auswirkungen auf die Abläufe innerhalb der Verwaltung und setzen andererseits auch große Veränderungen auf der Infrastrukturseite voraus.“

eGovernment als ganzheitliche Herausforderung

Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden hat daher schon im Jahr 2007 ein IT-Labor ins Leben gerufen, um technische, organisatorische, human-soziale und weitere Aspekte von digitalen Prozessen in der Verwaltung ganzheitlich zu betrachten: Wie steht es um die Interoperabilität der eingesetzten Software und Hardware? Welcher Automatisierungsgrad ist bei einzelnen Verwaltungsvorgängen erreichbar? Und wie lassen sich Qualifizierungsaktivitäten am wirkungsvollsten umsetzen? Mit diesen und vielen anderen Fragestellungen setzte sich das Projektteam in der Laborphase auseinander.

Ganz konkret untersuchte man unter anderem die Vorgangsbearbeitung im Amt für Soziale Arbeit, in dem rund ein Drittel der ca. 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Wiesbaden an Bildschirmarbeitsplätzen beschäftigt sind. Bei der Bestandsaufnahme auf Basis von Umfragen, Inhaltsanalysen und der Auswertung von mehr als 200 Musterfällen wurde deutlich, dass die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung enorme Chancen eröffnen würde.

Neben schnelleren Informationsflüssen, besseren Such- und Auswertungsmöglichkeiten und Kosteneinsparungen durch höhere Effizienz versprach man sich davon auch eine erhebliche Reduzierung des Platzbedarfs: Alleine das Amt für Soziale Arbeit hatte im Laufe der Zeit rund 230.000 Pendelakten und zusätzlich mehr als 8.000 Ordner auf einer Gesamtregallänge von über acht Kilometern archiviert. Die vorhandenen Raumkapazitäten von rund 1.300 Quadratmetern waren durch diese Papierberge bereits vollständig ausgeschöpft.

Schritt für Schritt zur elektronischen Aktenführung

Die Stadt Wiesbaden fasste daher den Entschluss, schrittweise das Projekt eAkte umzusetzen und ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis von EMC Documentum für die elektronische Vorgangsbearbeitung einzuführen. Bis voraussichtlich Ende 2016 sollen mehr als 880 Anwender aus verschiedenen städtischen Organisationseinheiten auf die neue Lösung umgestellt werden. „Aus technischer Sicht liegt die Komplexität dabei vor allem in den Abhängigkeiten zwischen der eAkte und den bestehenden Fachverfahren“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen. „Die Anwender müssen unter anderem weitergehende Arbeitsschritte direkt aus der elektronischen Akte heraus starten können.“

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