Der demografische Wandel, zunehmender Fachkräftemangel und die fortschreitende Digitalisierung stellen die öffentliche Verwaltung vor eine zentrale Herausforderung: Wie lässt sich wertvolles Erfahrungs- und Prozesswissen langfristig sichern und gleichzeitig für neue, wie bestehende Beschäftigte einfach zugänglich machen?

Das Whitepaper zeigt, wie Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen ein systematisches Wissensmanagement aufbauen und Wissen nachhaltig im Arbeitsalltag verankern können – auf Basis des etablierten 8-Bausteine-Modells nach Probst, Raub und Romhardt. Dabei geht es nicht um die reine zentrale Ablage von Informationen, sondern um einen ganzheitlichen Ansatz: von der Identifikation und Sicherung relevanten Wissens über digitales Onboarding nach dem Modell der „Five Moments of Need" und arbeitsintegriertes Lernen bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Wissensbasis.

Ein praxisorientierter 4-Schritte-Fahrplan zeigt, wie der Einstieg in ein digitales Wissensmanagement gelingen kann. Ergänzt wird das Whitepaper durch das Praxisbeispiel des Landkreises Lüchow-Dannenberg sowie einen fundierten Ausblick auf den verantwortungsvollen Einsatz von KI und Retrieval-Augmented-Generation-Systemen (RAG) als Assistenz im Bearbeitungsprozess – inklusive der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen durch die EU-KI-Verordnung. Eine Selbstcheck-Checkliste ermöglicht es Verwaltungen, den eigenen Reifegrad direkt einzuordnen.

Das erfahren Leserinnen und Leser im Whitepaper:

• wie Erfahrungs- und Prozesswissen systematisch identifiziert und gesichert werden kann

• welche acht Bausteine ein nachhaltiges Wissensmanagement in der Verwaltung benötigt

• wie digitales Onboarding und arbeitsintegriertes Lernen Fachkräfte spürbar entlasten

• wie Wissen direkt im Arbeitsprozess und im „Moment of Need" verfügbar gemacht wird

• wie ein Wissensmanagement in vier klar definierten Phasen Schritt für Schritt eingeführt werden kann

• welche Rolle generative KI und RAG-Systeme künftig bei der Wissenssicherung spielen können – und welche rechtlichen Voraussetzungen dabei gelten

• wie digitales Wissensmanagement in der kommunalen Praxis bereits erfolgreich umgesetzt wird

• wie der eigene Reifegrad beim Wissensmanagement mit einer praktischen Checkliste eingeschätzt werden kann