eGovernment Vier Schritte fürs papierlose Büro

Noch zwei Jahre, dann müssen alle Bundesbehörden auf eAkten umgestellt haben. Peter Panitz von Software-Anbieter Abbyy fasst in seinem Gastbeitrag zusammen, welche Vorteile eine Digitalisierung von Dokumenten bietet.

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Wer kennt das nicht: überquellende Aktenschränke, stundenlanges Suchen nach Formularen, die „Zettelwirtschaft“ auf dem Schreibtisch. Das papierlose Büro lässt auf sich warten. Dabei können digitale Dokumente nicht nur platzsparender und kostengünstiger gelagert werden, auch Bearbeitungs-, Transport- und Liegezeiten werden auf ein Minimum reduziert. Darüber hinaus haben Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf relevante Dokumente und können diese bei Bedarf mit ihren Kollegen teilen. Die folgenden vier Schritte helfen, die tägliche Arbeit zu erleichtern:

Digitalisierung von Dokumenten

Gerade vor dem Hintergrund, dass bis 2020 alle Bundesbehörden auf eAkten umstellen müssen, wird das Thema Digitalisierung von Dokumenten aktuell. Mit modernen Softwarelösungen lassen sich bestehende Aktenbestände und eingehende Dokumente scannen und eAkten zuordnen.

Um digitalisierte Dokumente später wieder aufzufinden, ist die Konvertierung von Papier-basierten in voll maschinenlesbare Dokumente Grundvoraussetzung. Gescannte Bilddateien werden dabei in durchsuchbare und weiterbearbeitbare Formate umgewandelt und ermöglichen so eine Stichwortsuche und Verschlagwortung. Durch die Integration von Technologien und Softwarekomponenten für OCR, Data Capture und Klassifizierung in bestehende eAkten-Lösungen und Workflows ist so ein effizientes, fallbezogenes Arbeiten möglich.

Automatisierung der Formularverarbeitung

Kindergeldanträge, Einkommensteuererklärungen oder Wohnsitzanmeldungen – Behörden und öffentliche Einrichtungen bearbeiten tagtäglich unzählige Formulare. Neue Lösungen zur automatischen und softwaregestützten Datenextraktion helfen: Sie wandeln Informationen aus Formularfeldern, die zuvor handschriftlich ausgefüllt wurden, zur internen Weiterverarbeitung in elektronische Form um.

Die eingegebenen Daten werden dabei aus den entsprechenden Feldern automatisch ausgelesen und erfasst. Die Formulare selbst werden digitalisiert und danach als digitale und durchsuchbare Dokumentenbilder im System abgelegt und archiviert. Auf diese Weise sparen Behörden nicht nur wertvolle Zeit bei der Formularbearbeitung, sondern senken auch das Fehlerrisiko und sowie anfallende Kosten.

Drucken und Kopieren von Dokumenten vermeiden

Viele Dokumente werden mittlerweile in Microsoft Word oder PowerPoint erstellt und dort digital bearbeitet. Das ist auch mit PDF-Dateien problemlos möglich. Ein Ausdrucken oder Kopieren ist somit nicht mehr nötig. Mit den geeigneten Software-Tools lassen sich alle Arten von PDFs bearbeiten, durchsuchen oder kommentieren, der Ursprung des PDFs spielt dabei keine Rolle. Mitarbeiter können Rechtschreibfehler korrigieren, Daten oder Bilder direkt im PDF verändern und beliebige Bereiche innerhalb des PDFs löschen.

Diese Lösungen erkennen ebenfalls Unterschiede zwischen Texten zweier Dokumentenversionen und machen zeit- und arbeitsaufwendiges manuelles Zeile-für-Zeile-Vergleichen überflüssig – selbst in unterschiedlichen Dokumentenversionen.

Nutzung von Cloud-Speichern

Wenn digitale Dokumente und Notizen in der Cloud gespeichert werden, können alle Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf die Informationen zugreifen und sie teilen. Professionelle Cloud-Service-Anbieter sichern die Daten vor unautorisierten Zugriffen. Das Speichern in der Cloud verhindert zudem einen Informationsverlust, beispielsweise bei einem Defekt einer Festplatte, wenn USB-Sticks verloren gehen oder eine Datei fehlerhaft ist.

Der Autor: Peter Panitz

Digitale Bauakten in der Landeshauptstadt München

Auch das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München stand vor der Aufgabe, Akten und Dokumente zu digitalisieren und zu klassifizieren. Da jährlich etwa 6.000 bis 7.000 Anträge eingehen, sollte eine digitale Grundlage für die Antragsbearbeitung geschaffen und die Bearbeitung der Anträge vereinfacht werden. Mit Hilfe einer Erfassungslösung werden die Bauakten nun automatisch digitalisiert, klassifiziert und alle relevanten Daten in die Fachanwendung übergeben. Alle dazugehörigen Dokumente werden strukturiert in der eAkte abgelegt und zusätzlich im PDF/A Format archiviert. Damit konnte das Referat die Bearbeitungszeit bei Bauanträgen signifikant verkürzen und den manuellen Aufwand sowie die damit verbundenen Kosten für die Behörde reduzieren.

Der Autor: Peter Panitz, Senior Engagement Manager beiAbbyy

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