Paradigmenwechsel in der kommunalen Verwaltung

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Integration: Modernisierung plus Kosteneinsparung

Laut Brecht fließen immer noch etwa 70 Prozent der IT-Budgets in operative Abläufe und damit in die Erhaltung des Status Quo: „Diese Tatsache gilt für die Privatwirtschaft genauso wie für den Öffentlichen Sektor.“ Der Erfolg von IT-Investitionen misst sich folglich gleichsam an den erzielten Kostensenkungen sowie an den freigesetzten Ressourcen für neue und innovative Prozesse. Aber auch soziale und politische Verbesserungen fließen in den Return on Investment ein. Die Grundlage dafür liefert die Integration von Systemen und Geschäftsabläufen, wobei weniger die technische, als die inhaltliche Vernetzung im Vordergrund steht. Durch die Integration von Verwaltungsabläufen, weniger Bürokratie, zunehmender Kostenersparnis und mit der Wertschöpfung als neue Kenngröße bereiten sich die Verwaltungen von Kommunen, Ländern und Bund bereits heute auf den internationalen Wettbewerb vor.

Doppik in der Praxis: Stadt Hückeswagen

Die nordrhein-westfälische Stadt Hückeswagen im Oberbergischen Kreis (etwa 16 800 Einwohner) präsentierte Ende 2005 den ersten Haushaltsplan nach dem neuen kommunalen Haushaltsrecht. Innerhalb einer Projektlaufzeit von nur sechs Monaten führte die Gemeinsame Kommunale Datenzentrale (GKD) Rhein-Sieg-Oberberg das Neue Kommunale Finanzwesen (NKF) auf Grundlage der Musterlösung Integrierte Doppik von SAP ein. Die Lösung umfasst drei Säulen: die Ergebnisplanung bzw. -rechnung, die Finanzplanung bzw. -rechnung sowie die Vermögensrechnung (Bilanz). Die Verantwortlichen der Stadt Hückeswagen entschieden sich für einen direkten Übergang zur Doppik. „Wir haben einen radikalen Schnitt ohne Rücksicht auf bestehende Strukturen gemacht“, erklärt Bürgermeister Uwe Ufer.

„Wir wollten das alte System der Kameralistik und der Aufbaustruktur ganz bewusst zugunsten einer ganzheitlichen Strukturierung loslassen. In der Stadtverwaltung gibt es keine Doppelzuständigkeiten mehr und die Aufbauorganisation ist deckungsgleich mit den Kostenträgern. Die Doppik diente uns als Werkzeug zur Umstellung, mit dem wir idealtypische Workflows mit kurzen Wegen erstellen und Leitungsstellen planerisch und konkret gestalten konnten.“

Vorbereitung der Umstellung

Der Hückeswagener Weg zum NKF teilte sich in zwei Phasen. Zunächst erfolgten die system-unabhängigen Schritte: Gleich nach seinem Amtsantritt im Oktober 2004 erklärte der Bürgermeister die Umstellung zur Chefsache, bildete Projektgruppen und organisierte Informationsveranstaltungen sowie Schulungen für Mitarbeiter und Stadtrat. Unter Einbindung aller Beteiligten erfolgte die Phase der Produktbildung mit Produktbeschreibungen, Kennzahlen und Zeitanteilen für die jeweiligen Verwaltungsdienstleistungen. Danach wurde das gesamte Anlagevermögen der Stadt, wie etwa Liegenschaften, Gebäude oder Inventar, buchhalterisch erfasst und die Wertansätze für die Eröffnungsbilanz über diverse Bewertungsverfahren geschätzt. Die system-abhängigen Schritte zur Einrichtung der Softwarelösung begannen mit der Analyse der Organisation und der Arbeitsplätze, gefolgt von der Bestimmung statistischer Kennzahlen, Investitionsmaßnahmen und -aufträgen bis hin zum Aufbau der innerbetrieblichen Leistungsrechnung sowie der Erstellung eines Kontierungshandbuchs. Die Anpassung des Kontenplans und der Finanzpositionen an das NFK erfolgte gemeinsam mit der GKD.

Einführung in drei Monaten

Die Softwareentscheidung leitete sich für Uwe Ufer von der Frage nach der inneren Struktur ab: „Pragmatisch gesehen muss die Softwarelösung das abbilden können, was geplant ist. Nach einer öffentlichen Ausschreibung und mehreren Angeboten entschieden wir uns für die SAP-Musterlösung Integrierte Doppik. Neben der hohen Zukunftssicherheit in puncto Technologie und Anbieter erkannten wir darin auch die professionellsten Entwicklungsmöglichkeiten für unsere geplanten eGovernment-Projekte wie beispielsweise die Bürgerakte oder das gläserne Rathaus.“ Über die Integrationsplattform SAP NetWeaver will die Stadt Hückeswagen zukünftig die gesamte Kommunikation beim eGovernment und alle dazu gehörenden Prozesse standardisiert elektronisch abbilden und steuern. Darüber hinaus standardisiert und verzahnt SAP NetWeaver alle genutzten SAP-Anwendungen wie beispielsweise Personalverwaltung, Materialwirtschaft, Finanzen oder Kasse. Die technische Umsetzung lief laut Ufer problemlos: „Dank der gewissenhaften Arbeit unserer Mitarbeiter, der GKD und der Zuverlässigkeit der Anwendung von SAP hat kein Bürger gemerkt, dass wir zu Sylvester 2005 das alte System abgeschaltet haben.“

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