Stadt Hückeswagen spart sechsstelligen Betrag mit Doppik und Umstrukturierung der Verwaltung Paradigmenwechsel in der kommunalen Verwaltung

Die kommunale Doppikumstellung erfordert eine gründliche Vorbereitung. Dass sich hinter dem scheinbar hohen Aufwand auch große Chancen verbergen, zeigt das Beispiel der Kleinstadt Hückeswagen. Durch den Einsatz der Musterlösung „Integrierte Doppik“ von SAP konnte die Kommune bereits über eine Million Euro einsparen.

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Bis 2008 müssen nach einem Beschluss der Landesregierung Nordrhein-Westfalen Städte, Landkreise und Gemeinden ihr Rechnungswesen von der Kameralistik auf die Doppik umgestellt haben. Die Einführung der kaufmännischen, doppelten Buchführung bietet die Chance, ein zeitgemäßes Steuerungs- und Controlling-Instrument einzuführen, mit dem sich Ressourcenverbrauch, Vermögen und Schulden erfassen und überwachen lassen. Die finanzielle Lage wird transparenter, der einheitliche Rechnungsstil in Kernverwaltung und Eigenbetrieben ermöglicht einen konsolidierten Jahresgesamtabschluss. Mithilfe einer leistungsfähigen Software ermöglicht die kaufmännische Buchführung ferner eine detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung. Des Weiteren bietet sich die Chance, mithilfe von analytischen Anwendungen (Business Intelligence) die entscheidungsrelevanten Daten aus allen Informationsquellen (Fachverfahren, Statistiken, etc.) zielgruppengerecht mit den Daten der Kosten- und Leistungsrechnung aufzubereiten und diese zu aussagekräftigen Kennzahlen zu bündeln.

Die richtige Vorbereitung als Erfolgsfaktor

Der Aufbau eines kaufmännischen Rechnungswesens für die Öffentliche Verwaltung erfordert häufig viel Zeit und Erfahrung. Neben der kompletten Einführung inklusive Planung, Softwareimplementierung, Organisationsänderungen und der Umstellung auf die Doppik selbst, kann der Aufwand zur Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens für die Eröffnungsbilanz enorm sein. Wichtig ist vor allem eine realitätsnahe Ermittlung der Kosten- und Erlösstruktur im Vorfeld. Dazu muss sorgfältig ermittelt werden, aus welchen Kostenarten sich bestimmte Dienstleistungen einer Verwaltung zusammensetzen und welche Organisationsbereiche beteiligt sind. Zur Vorbereitung gehören auch Schulungen – sowohl für die Arbeits- als auch die Führungsebene, wie etwa Stadt- und Gemeinderäte. Auf diese Weise lernen die Mitarbeiter die Vorteile der Doppik und den Umgang mit Produkthaushalten kennen, um dann ihre Steuerungsfunktion wahrnehmen zu können.

Harter oder weicher Übergang?

Der Weg zur doppelten Buchführung kann grundsätzlich über die sogenannte „erweiterte Kameralistik“ als Übergangsmodell erfolgen oder in einem „harten Übergang“. Bei der erweiterten Kameralistik wird versucht, durch eine Vielzahl zusätzlicher Nebenrechnungen Kosten und Leistungen mit einzubeziehen. Ein wesentliches Merkmal dieses „weichen Übergangs“ ist, dass diese Einführungsstrategie wertvolle Ressourcen bindet, die sich besser auf die konzeptionellen und organisatorischen Vorbereitungen verwenden lassen. Im Vergleich dazu gestattet die direkte Umstellung auf die Doppik einen schlanken, zeitlich klar eingegrenzten Projektablauf.

„Will eine Kommune heute bis zum Jahr 2008 umstellen, lohnt sich der Zwischenschritt über die erweiterte Kameralistik oftmals nicht“, erklärt Dr. Ulrike Brecht, Market Development Manager für Integrierte Doppik bei SAP Deutschland. „Wir überlassen jedoch den Kommunen die Entscheidung und unterstützen sie bei ihrer jeweiligen Umstellung. Im weichen Übergang sehen wir jedoch keinen Vorteil, denn der direkte Übergang spart letztendlich Kosten und Aufwand. Vor allem befassen sich die Mitarbeiter von Anfang an mit dem neuen Finanzwesen und profitieren von den Strukturen und Abläufen der neuen Verwaltung.“

Einen weiteren Grund für einen direkten Wechsel nennt Brecht den Fall einer erforderlichen Ersatzinvestition für bestehende IT-Systeme, insbesondere im Haushalts-, im Kassen- und im Rechnungswesen: „Die SAP-Software beispielsweise bietet bei der vollständigen Einführung Workflows, die neue und integrierte Arbeitsabläufe unterstützen. Bei vereinfachter Benutzerführung steigt die Produktivität und Prozesse werden optimiert.“

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