Erst transparent, dann effizient Neuer Einstellungsprozess erleichtert allen die Arbeit

Prozessoptimierung lässt sich nicht einfach verordnen. Wenn aber alle Beteiligten den Prozess und ihren Beitrag verstehen, ist der Weg frei für Eigenverantwortung, Ideen und Verbesserungen. Diese Erfahrung machten auch die Stadtwerke Wuppertal, als sie mit Hilfe einer externen Beratung ihr Einstellungsverfahren für Busfahrer „vom Kopf auf die Füße“ stellten.

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Als ausgebildete Busfahrer knapp wurden in Wuppertal, reagierte man bei den örtlichen Stadtwerken, der WSW Stadtwerke Wuppertal GmbH, mit Angeboten zur Fahrerausbildung in der betriebseigenen Fahrschule. Eine pragmatische Lösung, um den Bewerbermarkt zu erweitern, wie sie auch Verkehrsbetriebe in anderen betroffenen Regionen nutzen. Als es aber darum ging, die frei werdenden Stellen schnell zu besetzen, wurde deutlich, dass es auch noch einen internen Engpass gab: Der Einstellungsprozess dauerte einfach zu lang.

Woran lag es? Zum einen ist die Zahl der zu besetzenden Busfahrer-Stellen mit 50 bis 60 pro Jahr vergleichsweise hoch. Zum anderen ist der Auswahlprozess recht komplex; zusätzlich zu den Gesprächen mit der Personal- und Fachabteilung müssen auch verschiedene formale Kriterien geprüft werden. Dazu gehören Führerschein und Fahrerfahrung, Gesundheitstest und Eignungsprüfung. Deshalb sind zwangsläufig immer mehrere Abteilungen involviert – Personalabteilung, Fachbereich, Betriebsarzt, interne Fahrschule und Betriebsrat – und bei jedem Bewerber müssen die entsprechenden Termine zwischen den Beteiligten abgestimmt werden.

„Obwohl es sich um einen Massenprozess handelte, fehlten uns Routinen, so dass praktisch bei jeder Bewerbung die Planung und Terminabstimmung von neuem begann“, fasst Karsten Treptow, Leiter Personalmanagement der WSW Unternehmensgruppe, zusammen. Diese Planungen liefen dann auch nicht immer reibungslos, mangelnde Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten, Zeitdruck und zu kurzfristige Terminabsprachen führten dazu, dass Stellen nicht schnell genug nachbesetzt wurden. Auch für die Beteiligten war das unbefriedigend.

Der Blick von außen hilft beim Umdenken

Der Prozess musste also dringend überarbeitet werden. Im Prinzip eine Aufgabe für das interne Projektmanagementteam, doch der geschulte Blick von außen schien in diesem Fall besonders wichtig. WSW beauftragte mit der Prozessoptimierung daher die 3 Perspektiven GmbH, mit der das Unternehmen schon seit 2010 zusammenarbeitet. Erfolgreich abgeschlossene Projekte im Wissensmanagement und der Geschäftsprozessoptimierung spielten bei der Entscheidung ebenso eine Rolle wie das Vertrauen, das sich die Berater erarbeitet hatten.

Verständnis schaffen: Wer tut was und warum?

Zunächst einmal galt es, den Prozess zu verstehen. Zwar gab es eine Prozessbeschreibung, jedoch ohne Details zu den einzelnen Zusammenhängen. Im ersten Workshop mit allen Beteiligten sollten zunächst die Rollen der einzelnen Abteilungen und Verantwortlichen herausgearbeitet werden. Mit ihren Antworten auf die Frage „Was glaubt ihr, wie der Prozess funktioniert?“ beschrieben alle Beteiligten aus ihrer Sicht, wie sie selbst wertschöpfend zum Prozess beitrugen und wie sie die Rollen der anderen und deren Beitrag sahen.

Wer jetzt an das Gleichnis vom Elefanten und den sechs Blinden denkt, liegt nicht ganz falsch. Die unterschiedlichen Sichtweisen spiegelten letztlich die unterschiedlichen Abläufe, Arbeitsweisen und daraus resultierenden Erwartungen der einzelnen Abteilungen wider. So wurde für alle deutlich, warum es zu Missverständnissen und Verzögerungen gekommen war, zum Beispiel, warum andere einen längeren zeitlichen Vorlauf für Terminabsprachen brauchten als in der eigenen Abteilung üblich.

Intensive Gespräche mit den einzelnen Verantwortlichen schlossen sich an. „Mit Hilfe ihrer Interviewtechnik brachten die Berater unbewusste Abläufe und Annahmen ins Bewusstsein“, beschreibt Karsten Treptow das Vorgehen. Der Prozess mit allen einzelnen Schritten wurde damit transparent und für alle nachvollziehbar. „Nachdem diese Transparenz hergestellt war, waren die Mitarbeiter auch bereit, einzelne Schritte zu verändern“, so Treptow.

Neue Sichtweise führt zur entscheidenden Prozessänderung

Entscheidend war die Erkenntnis aus den Diskussionen: „Es ist unser Prozess und wir sind es, die den Prozess bestimmen“. Damit eröffnete sich ein neuer Weg. Statt wie bisher als Reaktion auf jede Einzelbewerbung hin den gesamten Ablauf zu starten, gestaltet WSW die Prozesse jetzt selbst aktiv und gibt den Rahmen vor. Konkret heißt das: Es gibt jetzt zeitlich begrenzte Einstellungswellen – für ausgebildete Busfahrer, für Bewerber ohne Bus-Führerschein, die also zunächst die Fahrschule durchlaufen, und auch für Bewerber, die aus sozialen Gründen gefördert werden.

Für die anstehenden Fahrproben, Eignungs- und Gesundheitstests werden nun wie bei einem Assessment Center im Voraus bestimmte Tage festgelegt, an denen alle Bewerber diese Termine absolvieren. „Wir waren fast erstaunt, wie einfach die Koordination der Einstellungen damit wurde. Am wichtigsten für die Beteiligten war die Erkenntnis: Diese Veränderungen bringen mir selbst einen Mehrwert. Wir haben aus diesem Projekt viel gelernt, auch das Verhältnis der Beteiligten untereinander hat sich verbessert“, resümiert Karsten Treptow. Das Fazit der abschließenden Feedbacksitzung mit der Führungsriege: Die Mitarbeiter haben den Prozess selbst und damit auch die unternehmerische Verantwortung zur Optimierung angenommen.

Der Personalmanager zeigt sich insgesamt sehr zufrieden mit dem Ergebnis. Zu empfehlen sei dieser externe Ansatz zur Optimierung für Prozesse, die wirtschaftliche Bedeutung haben, komplex sind und bei denen es auf einen unbelasteten Blick von außen ankommt. „Es waren einige Monate intensiver Gespräche, aber wer gute Ergebnisse und wirkliche Veränderungen will, muss sich dem aussetzen, auch Zeit und Geld investieren – es lohnt sich.“

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