eGovernment: Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft Interaktion leicht gemacht

Die erfolgreiche Umsetzung von eGovernment setzt neben den notwendigen technischen Gegebenheiten auch die Akzeptanz der Nutzer, also der Bürger wie auch der Mitarbeiter in den Behörden voraus. Medienbrüche, komplizierte Anwendungen oder zu hohe Kosten für die jeweiligen IT-Lösungen sind häufig ursächlich dafür, dass die Umsetzung elektronischer Bürgerservices schleppend oder unbefriedigend vonstatten geht und die eigentlichen Vorteile von eGovernment – nämlich die bessere Interaktion zwischen Ämtern, Unternehmen und Bürgern sowie deutlich effizientere Prozesse – nicht zum Tragen kommen.

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Neue Technologien und der Trend zu mobilen Endgeräten wie Smartphones erfordern ein Umdenken: Gerade im Wettbewerb um die Ansiedlung von Unternehmen – aber auch als Dienstleistung für die Bürger – müssen Behörden noch besseren Service bieten. Eine Schlüsselrolle spielt hierbei der Austausch von Informationen, wofür meist Formulare eingesetzt werden. Komplizierte Anträge, die lediglich auf Papier und nicht auf jedem Endgerät gelesen und ausgefüllt werden können, sollten längst tabu sein. Eine einfache und kostengünstige Lösung bietet hier der Einsatz von PDFs.

Sparen durch elektronische Workflows

Ähnlich geht es den Mitarbeitern in den Behörden. Fragt man sie nach ihren dringendsten Anforderungen bezüglich des Umgangs mit Dokumenten und Formularen, werden drei Wünsche am häufigsten genannt:

• weniger Aufwand,
• geringere Fehleranfälligkeit,
• weniger Papier.

Mithilfe digitaler Formulare beispielsweise im PDF-Format lassen sich Prozesse mit mehreren Beteiligten – behördenintern wie auch extern mit den Bürgern – einfach und strukturiert abwickeln. Entscheidend hierbei sind die intelligenten Funktionen, die beispielsweise ein Adobe-PDF-Formular enthält. Sie ermöglichen eine direkte Weiterverarbeitung der Daten, verschiedene Wege der Datenübermittlung, Plausibilitätsprüfungen, kontextabhängige Formularfelder sowie eine hohe Aktualität.

Mit Adobe Acrobat Pro können Nutzer individuelle Vorlagen in wenigen Minuten erstellen, verteilen und auswerten. Ein Adobe-PDF-Formular kann mithilfe des kostenlosen Adobe Reader ausgefüllt, gespeichert und via eMail oder Netzwerk-Verbindung gesendet werden. Formulare lassen sich so ausdrucken, offline bearbeiten, verschlüsseln und durch eine elektronische Signatur einwandfrei authentifizieren.

Ein Beispiel für den gelungenen Einsatz elektronischer Formulare ist das Land Berlin. Hier beläuft sich das Beschaffungsvolumen für Liefer- und Dienstleistungen auf über 700 Millionen Euro im Jahr. Besonders aufwendig ist der Prozess bei Bauausschreibungen durch sein umfassendes Formularwerk. Ausschreibungen und Angebote wurden früher in Papierform abgewickelt: für alle Beteiligten ein sehr langwieriger Prozess, der mehr als ?.000 Mal pro Jahr bewältigt werden muss.

Aus diesem Grund setzt das Land Berlin heute auf die elektronische Vergabe von Bauaufträgen auf der Basis von Adobe PDF. Unter www.vergabe.berlin.de durchsuchen Unternehmen alle aktuellen Ausschreibungen, laden sich die Unterlagen auf ihren PC und füllen sie aus. Die PDF-Formulare sind intelligent gestaltet, sodass der Bieter nicht in jedes Feld etwas eintragen kann, sondern nur in die für ihn vorgesehenen Felder. Gleichzeitig werden Plausibilitätsprüfungen durchgeführt und eingetragene Summen automatisch miteinander verknüpft.

So werden Fehler vermieden, die versehentlich vorkommen und im herkömmlichen Prozess zum Ausschluss führen. Hauptkriterium bei der Auswahl der Lösung war die Möglichkeit, den Prozess durchgängig elektronisch durchzuführen. Vor allem sollten digitale Formulare am PC ausgefüllt und lokal abgespeichert werden können.

Die Kosten halbiert

Besonders bürgerfreundlich zeigt sich der Landkreis Cham, der bereits seit Jahren gelungenes eGovernment praktiziert. Für seine 39 Gemeinden mit über 130.000 Einwohnern stand der Landkreis als bundesweit erste kommunale Behörde Pate für ein neues Serviceangebot: Bürger und Unternehmen können online über die Website www.landkreis-cham.de auf PDF-Formulare zugreifen, sie mit dem kostenfreien Adobe Reader ausfüllen und abspeichern.

Kommt ein Antrag elektronisch zum Sachbearbeiter der Behörde zurück, können die Antragsdaten aus dem PDF-Formular in Form von XML ausgelesen und anschließend im Rahmen eines digitalen Workflows bis zur Bescheiderstellung ohne Medienbrüche weiter verarbeitet werden. Im Bereich des Landratsamts Cham existieren schon seit Jahren nahezu keine Papiervordrucke mehr.

Die Erfahrungen zeigen, dass sich dadurch pro Formularvorgang bis zu 50 Prozent der Kosten einsparen lassen. Zudem entlastet die Lösung die Mitarbeiter und schafft mehr Bürgerzufriedenheit.

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