Hochschule Düsseldorf Hochschulwesen wird durchdigitalisiert

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In Sachen Digitalisierung gehört die Hochschule Düsseldorf landesweit zu den Vorreiterinnen in ihrem Umfeld. Für die eRechnung ist sie technisch gerüstet, bearbeitet Dienstreise-Anträge und -Abrechnungen digital und bereitet auch die elektronische Aktenführung vor. Weitere Workflow-Projekte sind in Planung.

Das eGovernment-Gesetz erlegt nicht nur Kommunal-, Landes- und Bundesbehörden neue Pflichten auf. Auch Hochschulen hält es – vor allem in seiner jüngsten Novellierung – zum Ausbau von eAkten und elektronischer Vorgangsbearbeitung an. An der Hochschule (HS) Düsseldorf kam das Thema eRechnung im Jahr 2017 zum ersten Mal auf. Drei Jahre später ist die Lehreinrichtung nun pflichtgemäß in der Lage, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Dafür sorgt der Einsatz einer Software für „Enterprise Content Management“ (d.3ecm), implementiert von dem Meppener IT- Unternehmen codia Software. Mit ihr kann die Hochschule eAkten nach Aktenplan ebenso umsetzen wie eine hochschulweite Vorgangs- und Rechnungsbearbeitung einführen.

Elektronischer Rechnungsfreigabe-Workflow als Projektstart

Das Projekt startete mit der Einrichtung des elektronischen Rechnungsfreigabe-Workflows. Eingangsrechnungen in Papierform werden im Finanzdezernat gescannt, ausgelesen und gemeinsam mit bereits elektronisch eingehenden Rechnungen in einen digitalen Freigabeprozess gegeben. Rechnungsdaten mit dem Finanzsystem tauscht die eRechnungsanwendung über eine Schnittstelle aus. Durch die Ablösung der bisherigen papierbasierten Rechnungsbearbeitung spart die Hochschule viel Zeit und erhält einen wesentlich besseren Überblick.

Parallel zum Aufsetzen der Rechnungsbearbeitung wurden erste Workflow-Projekte ins Auge gefasst, als konkreter Einsatzfall die Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Dienstreisen. Auch eine eigene Abrechnungslösung für den Reiseservice entwickelte das Projektteam. Frauke Jansen ist Dezernentin für Organisationsentwicklung, Qualitäts- und Campusmanagement und zuständig für die Entwicklung einer Digitalstrategie und den Roll-out des Systems. „Wir entschieden uns für einen Workflow, der skalierbar ist und in die Fläche geht, das heißt alle Beschäftigten anbindet“, erklärt sie. „Wichtig war uns, dass wir schnell wichtige Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln können und viele Grundlagenthemen behandeln.“

Reisen medienbruchfrei abrechnen

Produktivstart von „E-Dienstreise@HSD“ ist im Dezember 2020. Die Hochschule löst damit ihre veraltete Reisekostensoftware ab und deckt den gesamten Prozess von der Antragstellung über die Genehmigung und Abschlagszahlung bis zur Abrechnung digital ab. Die Rechnungsdaten vom Reiseservice fließen bereits in den neuen Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung ein.

Dienstreisen fanden im Corona-Jahr 2020 freilich kaum statt. Dennoch: „Durch die E-Dienstreise wird die Bearbeitung deutlich schneller“, sagt Frauke Jansen, „denn wir können Reisen nun medienbruchfrei abrechnen. Die Beschäftigten können die meisten Rechnungen und sonstige Belege ins System hochladen, was das Papieraufkommen deutlich verringert. Lediglich für drittmittelfinanzierte Reisen gelten besondere Bestimmungen.“ Der Reiseservice wiederum hat im ECM-System alle Vorgänge zu den Dienstreisen im Überblick und muss nicht mehr umständlich Kopien anfertigen.

Für das Projektteam um Frauke Jansen fungiert E-Dienstreise@HSD als Blaupause dafür, wie Prozesse auch in anderen Bereichen zukünftig mit der neuen Software digitalisiert werden können. Denn die Reisekostenabrechnung tangiert viele Querschnittsthemen, angefangen bei Personaldatenpflege und IT-Berechtigungs-Management bis hin zu grundsätzlichen Fragen der IT-Systemarchitektur bzw. -dokumentation und -standardisierung.

Dokumente besser auffinden durch standardisierte Aktenführung

Im Anschluss an die Workflows will sich die Hochschule verstärkt des Themas „Elektronische Aktenführung“ annehmen. Eine standardisierte Aktenführung soll Vertretungsmöglichkeiten schaffen und allgemein die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessern. Dafür wird ein prozessorientierter elektronischer Aktenplan entwickelt.

Mit ihren Aktivitäten für eRechnung, Workflows und elektronische Aktenführung nimmt die Hochschule Düsseldorf inzwischen eine Vorreiterrolle für weitere Hochschulen und Universitäten in Nordrhein-Westfalen ein. Neben der FH Münster stellt sie zukünftig im Rahmen des Kompetenzzentrums E-Akte.nrw Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Verfügung.

* Der Autor, Frank Zscheile, ist IT-Journalist aus München.

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