Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Druckoutput für Kommunen optimieren

Die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm erspart ihren Mandanten – rund 360 Landkreisen, Städten und Gemeinden in Baden-Württemberg – durch Einsatz eines Output-Management-Systems den Druck von jährlich zig Millionen Papierseiten. Inzwischen ist auch der Wechsel vom bisherigen Mainframe-basierten Outputmanagement- und Archivsystem auf eine Unix-Variante vollzogen.

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Moderne Software für bürgerfreundliches und papiersparendes Arbeiten in den Fachämtern einsetzen, dies ist für kleine Kommunen aus Kostengründen und mangels Fachpersonal oft wenig wirtschaftlich. Deshalb gibt es Unternehmen wie die Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU). Als kommunales Gebietsrechenzentrum bezieht sie Softwareprogramme von der Datenzentrale Baden-Württemberg, installiert und passt diese auf der eigenen IT-Infrastruktur an.

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Die Funktionalität der Fachverfahren stellt sie anschließend ihren 364 angeschlossenen Kommunen und Kreisverwaltungen in 13 Landkreisen des östlichen Baden-Württemberg zur Verfügung und übernimmt die komplette Datenverwaltung – Ausdrucken und Kuvertierung von Massendrucksachen inklusive.

Am Standort Reutlingen der KIRU wurde 1974 der erste IBM-Großrechner installiert. Damals wurden Softwareprogramme für die Öffentliche Verwaltung noch überwiegend auf IBM-Mainframe-Basis entwickelt. Für die Speicherung von Listen und Reports sowie das Scheduling kamen als ergänzende Produkte Control-M und Control-D zum Einsatz – bis zum Jahr 2003, in dem man mit Beta 93 und Beta 92 auf entsprechende Produkte von Beta Systems wechselte.

Umstieg auf Client-Server-Architekturen

Die strenge Ausrichtung auf ausschließlich den Mainframe gilt im Bereich öffentlicher IT-Infrastruktur mittlerweile überholt. So liefert die Datenzentrale Baden-Württemberg die meisten Anwendungen heute als Java-Applikation für den Betrieb auf Unix/Linux- bzw. Microsoft-Servern aus, klassische Cobol- und Assembler-Anwendungen sind auf dem Rückzug – zum einen aus Kostengründen, denn Dialoganwendungen waren lizenztechnisch bei IBM traditionell recht teuer.

Andererseits, auch bezüglich Look & Feel, präsentieren sich Serveranwendungen oft moderner, wenngleich IBM hier in den letzten Jahren aufgeholt hat. Bei der KIRU führten solche Gründe daher zur Entscheidung, ab 2012 die Anwendungen auf dem Mainframe sukzessive zu reduzieren und künftig im Client-Server-Umfeld zu arbeiten. Entwicklung und Betrieb profitieren gleichermaßen davon, wenn langfristig nur noch eine Plattform unterstützt wird.

Im Vorfeld wurde der Wechsel gründlich durchgerechnet, denn die Betreuung in der Client-Server-Welt bedeutet auch einen höheren administrativen Aufwand bei der Betreuung der Systeme.

Am 18. Dezember 2015 tat der Großrechner seinen letzten Atemzug, inzwischen laufen 60 Prozent der Systeme auf Windows-, der Rest auf Linux-Basis. Weil sich Beta93 im Mainframe-Umfeld bewährt hatte, setzte man auch in der Serverwelt beim Output Management auf die Unix/Linux-Variante Beta UX.

Die Migration lief zwei Jahre parallel zum laufenden Betrieb. Die Listen und Reports aller neuen Anwendungen auf Client/Server-Basis gehen nun in das neue Output-Management-System ein, in 2015 waren es 60 Millionen Ausgangsdokumente.

Den historischen Archivbestand hat der IT-Dienstleister auf ein File-System migriert. Bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Dokumente können die Anwender über eine Anwendung im Browser, den Beta Web Enabler, auf alte wie neue erzeugte Dokumente zugreifen.

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