Druckoutput für Kommunen optimieren

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Druckstapel erst sortiert, dann gedruckt und ausgeliefert

Das Output-Management-System ist dem Rechenzentrum im technischen Betrieb eine wesentliche Hilfe, indem es Listen separiert, bündelt und Druckstapel optimiert. Das Fachverfahren „dvv.Ordnungswidrigkeiten“ zum Beispiel erzeugt für jeden Mandanten (jede Kommune) täglich zwischen 30.000 und 40.000 Druckdaten verschiedenster Art: Zahlscheine zum Einfordern von Verwarnungsgeldern, Mahnungen, Vollstreckungsbescheide und Zeugenfragebo-gen.

Gleiches geschieht bei der Abfallwirtschaft mit den Müllabfuhr-Gebühren und anderen Fachanwendungen. „Anstatt diese Dokumente nun so, wie sie gerade aus dem Verfahren generiert werden, einzeln an die Kommune weiterzuleiten, bündelt Beta UX den Output aus den verschiedenen Verfahren. Die Verwaltung erhält damit pro Fachbereich nur ein Paket geliefert“, erklärt Gerd Bölzle, zuständig für Druckaufbereitung bei der KIRU.

Fehldrucke in großer Zahl vermeiden

Im Februar 2016, kurz vor der anstehenden Landtagswahl, produzierte die KIRU innerhalb weniger Tage vier Millionen Wahlbescheide. Das Output-Management-System nahm eine Paketierung der Bescheide in rund 40 Mandanten mit jeweils 2,5 Gigabyte vor. Über den Web Enabler erhielten die Bearbeiter in den Kommunalverwaltungen die Möglichkeit, die Ausdrucke einzusehen und auf eventuelle Fehler zu prüfen. Durch diese Überwachung der Produktion lassen sich Fehldrucke vermeiden, da es erst nach der Vier-Augen-Kontrolle in die Druck- und Kuvertierstraße am Rechenzentrumsstandort Ulm geht.

„Früher wurden Bescheide gleich gedruckt und an den Kunden verschickt“, berichtet Peter-Georg Herkommer, zuständig für Application Management bei der KIRU. „Wenn ein Sachbearbeiter für die Berechnung falsche Gebühren eingetragen hatte, konnten wir die Bescheide einstampfen. Weil die Kolleginnen und Kollegen nun per Web Zugriff auf den Output aus den Fachverfahren haben, sparen wir hohe Druck- und Papierkosten.“

Prüfungen dieser Art finden indes nicht bei jedem Ausdruck statt, sondern in der Regel nur bei Sonderläufen, wie eben Wahlbenachrichtigungen oder auch Veranlagungsbescheiden.

2.500 einzelne Benutzer/innen sind im KIRU-Einzugsgebiet für den webbasierten Zugriff registriert. Es gibt kleine Kommunen mit nur drei Sachbearbeitern, die in fast alle Anwendungen einsehen dürfen.

Je größer die Kommune, desto mehr kleinteilige Zuständigkeiten und damit auch Zugriffsberechtigungen gibt es. Andreas Pudel, verantwortlich für den Serverbereich bei der KIRU: „4.000 bis 5.000 Aufrufe zählen wir pro Tag. Jeder Sachbearbeiter, der sich eine Liste oder ein Dokument am Bildschirm ansieht, wird dies in der Regel nicht mehr ausdrucken. Oder wenn er ein bestimmtes Detail in einer Liste von 12.000 Seiten benötigt, kann er dieses aufgrund der vielfältigen Suchfunktionen schnell auffinden und dann nur die gesuchte Seite ausdrucken.“

Die Kostenersparnis aus dem sinkenden Druckvolumen kann die KIRU an ihre Kunden in Form konstanter Gebühren weitergeben. So optimiert der IT-Dienstleister mittels Softwareeinsatz nicht nur seinen Rechenzentrumsbetrieb im Bereich der Druckaufbereitung, sondern ermöglicht seinen Kommunen auch einen zeitgemäßen Zugriff auf ihre Dokumente im Sinne von eGovernment.

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