eEinkauf und Abrechnung aus einem Guss Digitale Rechnungserfassung in Kommunen

Die Beschaffung in Kommunen ist vielfach intransparent und teuer. Bereits im Jahr 2006 legte die EU-Kommission deshalb als Ziel fest, dass bis 2010 mindestens 50 Prozent der öffentlichen Aufträge elektronisch abgewickelt werden sollten. De facto gibt es bei den Kommunalverwaltungen nur wenige Vorreiter, die mit medienbruchfreien Verfahren arbeiten.

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Die Städte Lörrach und Tübingen sind zwei dieser Pioniere, die bereits Anfang der 2000er Jahre die webbasierende Technologie des externen Dienstleisters TEK-SERVICE AG eingeführt haben, um effiziente und transparente Prozesse im Einkauf zu schaffen. Die jüngste Neuerung in Tübingen und Lörrach ist die Einführung des Gutschriftverfahrens als Form der elektronischen Abrechnung. Vorteile: Die manuelle Erfassung und Kontierung der Abrechnungsdateien entfällt. Digitalisierte Verfahren sorgen für schlanke Prozesse sowie für zeitnahe Bezahlung ohne Skontoverlust. Lieferanten werden außerdem vom Aufwand der Rechnungserstellung entbunden.

Was wurde wann von wem in welcher Menge beschafft? Die Antwort auf diese Frage haben die Mitarbeiter der Stadtverwaltungen von Tübingen und Lörrach mit wenigen Klicks parat. Denn: Seit Anfang 2000 bestellen autorisierte Mitarbeiter im jeweils eigenen Einkaufssystem der Verwaltung. Ausgeschriebene Rahmenverträge decken seither die spezifischen Bedarfe der Rathäuser, Schulen, Kindergärten, Kindertagesstätten, Gärtnereien oder der Eigenbetriebe.

Bestellungen werden von autorisierten Mitarbeitern der jeweiligen Verwaltung am Arbeitsplatz erfasst, kontiert und automatisch an den jeweils zuständigen Lieferanten weitergeleitet. Im Ergebnis führte die mit der Digitalisierung von Einkaufsprozessen einhergehende Transparenz zu bis dahin ungeahnten Steuerungsmöglichkeiten und wirtschaftlichen Vorteilen. Periodisch durchgeführte Ausschreibungsverfahren vereinfachten sich durch kurze Vorbereitungszeiten, da auf elektronische Leistungsverzeichnisse zurückgegriffen werden konnte.

Zeitnahe Rechnungsbegleichung ohne Skontoverlust

Über die Jahre hatte sich damit die Verzahnung von digitalisiertem Einkauf und Vergabe etabliert. Diese Verknüpfung ist seither fester Bestandteil der Einkaufsstrategien von Lörrach und Tübingen. Die Einführung der elektronischen Abrechnung erschien in der Konsequenz daher nur folgerichtig. Über den gemeinsamen externen Dienstleister erfuhren Tübingen und Lörrach von dem in anderen Kommunalverwaltungen angewandten und bewährten Gutschriftverfahren: TEK erstellt für ihre Kunden zum Monatsende anhand der durch die Besteller getätigten und zur Zahlung freigegebenen Beschaffungsvorgänge das Abrechnungsdokument „Gutschrift“.

„Die Daten sind vollständig kontiert, durch automatisierte Verfahrensabläufe geprüft und stehen damit, sowohl für die Verwaltung, als auch für deren Lieferanten zur elektronischen Verarbeitung zur Verfügung. Die Folge sind digitalisierte, transparente und effiziente Verfahrensabläufe sowie zeitnahe Rechnungsbegleichung ohne Skontoverlust. Die Gefahr von falschen Rechnungslegungen sowie hohe Aufwände in der Rechnungsverarbeitung sind folglich passé“, erläutert Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrats der TEK, die Rollenverteilung bei der e-Abrechnung.

Arbeitserleichterung erlaubt Konzentration auf Kernaufgaben

Da es sich bei den Bestellungen im Wesentlichen um Massenartikel handelt, liegt der Vorteil, der mit dem Gutschriftverfahren einhergeht, eindeutig in der Wirtschaftlichkeit beziehungsweise in der Prozessoptimierung. „Die zuverlässig auf Basis der Ausschreibung erstellten Abrechnungen ersparen allen Beteiligten Zeit und Kosten. Aufgrund der transparenten Darstellung besteht zudem kein weiterer Klärungsbedarf zwischen Lieferant und Besteller“, nennt Günter Lehmann, Leiter der Fachabteilung Stadtkasse in Tübingen, zentrale Punkte, die für das neu eingeführte Verfahren sprechen.

„Im Übrigen haben auch unsere Lieferanten Vorteile: Sie brauchen keine Rechnungen mehr zu erstellen und erhalten zeitnah und pünktlich ihr Geld.“ Gründe genug, um seit Jahresanfang 2017 einen weiteren Lieferanten in das Gesamtverfahren miteinzubeziehen.

„Durch den konsequenten Ausbau digitalisierter Abläufe kann mit vergleichsweise wenig Personal ein großes Aufgabengebiet abgedeckt werden. Das ist umso wichtiger, da die Verwaltung in erster Linie eine Dienstleistung für die Bürger sein sollte“, schildert Lehmann seine Sicht der Dinge. Die Automatisierung des Einkaufs, der Ausschreibung und Vergabe sowie der Abrechnung erleichtert in der Universitätsstadt den Verwaltungsalltag und erlaubt es, alle Ressourcen auf die Kernaufgaben zu richten. „Müssen keine Papierstapel mehr abgearbeitet werden, entstehen wertvolle Freiräume für eine strategische Gestaltung in der Verwaltung“, ergänzt Lehmann.

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