gesponsertTransformation: Technologie, Datenstrategie und Kultur Die Digitalisierung unserer Verwaltung: Marathon, aber auch Sprint

Die Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen sehen sich nach wie vor großen Herausforderungen der Digitalisierung und Transformation gegenüber. Effizienzdruck, hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit, die gestiegenen Erwartungen der Bürger*innen (aber auch der Mitarbeitenden) sowie der Auftrag zu mehr Nachhaltigkeit erfordern umfassende Vorhaben und ein klares Bekenntnis zum Wandel von allen Beteiligten. Wie gelingt diese gewaltige Aufgabe?

Ob Privatwirtschaft oder öffentliche Verwaltung: Schaut man auf erfolgreiche Transformationsprojekte, fällt eine Gemeinsamkeit auf, die viele gelungene Vorhaben eint: Häufig zeigt sich ein harmonisches Verhältnis aus klarer Definition der langfristigen Ziele und veritabler Teilerfolge, die unmittelbare Verbesserung bewirken. Warum ist dieses Zusammenspiel so wichtig?

Positive Erlebnisse für den Etappensieg

Keine Frage: So eine Transformation ist ein Marathon, aber dieser besteht aus vielen Etappen, aus kurzen intensiven Sprints, um im Bild zu bleiben, die es zu absolvieren gilt. Transformation ist immer ein Dreiklang aus Technologie, Datenstrategie und Kultur. Gerade der Faktor Kultur profitiert ungemein von den effektvollen Teilerfolgen „unterwegs“. Digitalisierung und Transformation geschehen nicht zum Selbstzweck. Das Erreichen von Meilensteinen, die einen erlebbaren Unterschied machen, ist von immenser Bedeutung für das Gelingen des Gesamtprojekts.

Adobe ist langjähriger Partner für die Digitalisierung der deutschen Verwaltung. Unserer Erfahrung nach lassen sich zum Beispiel im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements schnell beachtliche Verbesserungen erzielen. Durch den Einsatz der passenden Software im Umgang mit digitalen Dokumenten und elektronischen Signaturen treten unverzüglich handfeste Resultate ein: Standardisierte digitale Prozesse und verlässliche Abläufe führen zu einer beständigeren Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und fördern abteilungs- und ressortübergreifende Kooperation. Durch eine tiefe Integration der Adobe Dokumenten-Tools in die gängigsten Lösungen am Markt, z.B. von Microsoft, können bekannte Arbeitsläufe noch einmal erheblich einfacher und planbarer gestaltet werden. Die Dokumentenverwaltung ist sicher, die Unterschriften rechtssicher, ISO-zertifiziert und eIDAS-konform. Die Acrobat-Werkzeuge ermöglichen zudem das mühelose Erstellen barrierefreier PDFs unter Berücksichtigung aller rechtlichen Vorgaben durch das BGG und die BITV 2.0.

Jedes ambitionierte Vorhaben braucht die Bereitschaft und Motivation der Anwender*innen und diese gewinnt man mit klar erkennbarem Mehrwert – mit Erfolgen auf jedem einzelnen Streckenabschnitt: Schnellere, reibungslose Abläufe in Prozessen sowie eine intuitive, sichere und barrierefreie Bedienung von Anwendungen sind ebensolche schnellen Erfolge, die für jeden den Nutzen der Neuerung und Umstellung verdeutlichen. Sie demonstrieren anschaulich, an welchen Stellen digitale Prozesse positive Veränderung bedeuten.

Transformation gemeinsam gestalten

In der Privatwirtschaft spricht man gerne von der Bedeutung der „Customer Experience“, dem Kundenerlebnis über den gesamten Prozess. Dasselbe existiert auch im öffentlichen Sektor – sowohl aufseiten der Bürger*innen als auch im Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen in den Behörden. Die deutsche Verwaltung kann diese wichtige Mission nicht gänzlich allein absolvieren. Selbst die größten Unternehmen des Landes suchen sich hierfür erfahrene Digitalisierungspartner und bedienen sich bewährter Lösungen, die seit Jahren ihren Mehrwert demonstrieren.

„Die Verwaltung ist so etwas wie das Betriebssystem unseres Landes, ein hoch komplexes und erfolgreiches System, das von Zeit zu Zeit jedoch ein Update benötigt. Die digitale Transformation bietet hier unglaubliches Potenzial, ist aber natürlich auch ein ambitioniertes Vorhaben. Klar erkennbarer Mehrwert in der Anwendung bei Mitarbeitenden und Bürger*innen sorgt dafür, dass man gleich zu Beginn die Anwender*innen überzeugt und gewinnt, denn diese braucht es unbedingt für ein erfolgreiches Update“, sagt Hartmut König, CTO Central Europe bei Adobe.

Adobe hat 40 Jahre Erfahrung mit Kunden aus Privatwirtschaft und öffentlichen Verwaltungen weltweit. Unsere Lösungen zeichnen sich durch Barrierefreiheit und höchste Sicherheitsstandards aus. Wie wir Sie auf Ihrer Mission unterstützen können, erfahren Sie hier.

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