eGovernment im DPMA Der Markenschutz wird digital

Nach den Patenten und Geschmacksmustern verwaltet das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) ab sofort auch die Anträge auf Markenschutz komplett digital. „Sie sind damit einer der Vorreiter in der Bundesverwaltung“, lobte Staatsekretär Ulrich Kelber diesen Schritt in Richtung eGovernment und eAkte.

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Am 23. März 2015 war es so weit: Cornelia Rudloff-Schäffer, Präsidentin des Deutschen Patent- und Markenamts (DPMA), und Ulrich Kelber, MdB und Parlamentarischer Staatssekretär im Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, drückten gemeinsam den Startknopf und setzten so symbolisch den Produktivbetrieb der vollelektronischen Schutzrechtsakte im Bereich Marken in Gang, kurz „DPMAmarken“ genannt. „Sie sind damit einer der Vorreiter in der Bundesverwaltung“, lobte Staatsekretär Kelber diesen Schritt in Richtung eGovernment und eAkte – eine Entwicklung, welche die Bundesregierung im Zuge der digitalen Agenda von allen Bundesbehörden erwartet.

Langer Prozess

Mit der vollelektronischen Schutzrechtsakte im Markenbereich konnte das DPMA einen Prozess abschließen, der 2003 begann. In den ersten beiden Stufen wurde für die nationalen und später die internationalen Marken (mit Schutz in Deutschland) zunächst eine teilelektronische Aktenführung mit Unterstützung der Vorgangsbearbeitung erstellt. In diesen Ausbaustufen war der Posteingang noch nicht Bestandteil der eAkte, so dass die Papierakte das führende Medium blieb.

In der aktuell umgesetzten dritten Ausbaustufe erfolgt die Einführung der vollelektronischen Aktenführung mit einer aufgabengesteuerten Vorgangsbearbeitung für die circa 40 verschiedenen Fachverfahren. Die Papierakte wird nach dem Scan aller Bestandsakten komplett durch die eAkte abgelöst. Dies betrifft etwa 2,4 Millionen Akten von denen 50 Prozent im aktiven Bestand sind. Rund 80.000 neue kommen jedes Jahr hinzu.

30 DPMA-Mitarbeiter und 22 vom IT-Partner HP in sechs Projektteams waren mit dieser Großaufgabe beschäftigt. Allein die Konzeptionsphase dauerte zwei Jahre, in denen die Gesamtspezifikation mit rund 1.800 Seiten Umfang erarbeitet wurde. Eine besondere Herausforderung stellte auch die Kommunikation mit den rund 400 betroffenen Mitarbeitern im Fachbereich Marken und im Digitalisierungszentrum dar, die an zwei Standorten in München und Jena verteilt arbeiten.

Neben zahlreichen Dienstreisen fielen fast 360 Videokonferenzen mit über 1.200 Stunden Dauer an. Hinzu kamen Fortbildungen, die sich auf über 5.900 Personentage beziehungsweise fast 48.000 Stunden Schulung summierten.

HP war als Generalunternehmer an allen Phasen beteiligt, von der Systemspezifikation über die Definition der Systemarchitektur, das Migrationskonzept bis hin zu Schulung, Dokumentation und Inbetriebnahme, inklusive Integration in die bestehende Service-orientierte Architektur sowie Anbindung an externe Systeme. Bei einem Projektvolumen von rund zehn Millionen Euro kamen dabei 8.500 Personentage zusammen.

Präsidentin Rudloff-Schäffer zeigte sich mit der Zusammenarbeit und dem Ergebnis sehr zufrieden: „Es ist hervorragend gelungen, den gesamten Lebenszyklus einer Marke vom elektronischen Eingang über die Prüfung und Eintragung bis zum Schutzzeichenende digital abzubilden.“

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