Kreisverwaltung Borken Dank ECM und eAkte bereit für das Homeoffice

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Seit mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit Enterprise Content Management (ECM), digitalen Workflows und Akten. Mit d.3ecm hatte der Kreis im Jahr 2012 ein offenes, universelles System eingeführt, welches als strategische ECM-Plattform in allen Behördenbereichen eingesetzt werden kann. Inzwischen ist die Kreisverwaltung flächendeckend von der Digitalisierung durchdrungen.

Das ECM-System kommt mittlerweile nahezu in allen Fachbereichen der Kreisverwaltung Borken zum Einsatz. Gerade angesichts der momentanen Lage erweist sich die technische Weitsicht als unschätzbarer Vorteil: Quasi von heute auf morgen konnte die Verwaltung mehr als ein Viertel ihrer Beschäftigten vom Homeoffice aus arbeiten lassen, ohne dass die täglichen Verwaltungsvorgänge deswegen ins Stocken geraten sind.

„Da wir uns frühzeitig mit dem Thema ECM und Workflow beschäftigt und das d.3ecm mittlerweile fast flächendeckend im Einsatz haben, waren wir in der Lage, die aktuelle Situation gut abzufangen“, sagt Andre Funke aus der Abteilung Personal, Organisation und IT des Kreises Borken. Nahezu von heute auf morgen konnte ein Viertel der Belegschaft vom Homeoffice aus die Arbeit nahtlos weiterführen. „Ohne eine elektronische Aktenführung hätten wir dies nicht realisieren können“, ist Funke überzeugt.

Durch den ECM-Einsatz können Beschäftigte von unterschiedlichen Standorten aus auf denselben digitalen Aktenbestand zugreifen. Im Kreis Borken sind viele Fachbereiche und Abteilungen der Kreisverwaltung auf mehrere Standorte in den kreisangehörigen Kommunen verteilt. Gut 1.200 Beschäftigte zählt der Kreis mittlerweile, die nicht nur in dezentralen Verwaltungsstandorten arbeiten, sondern seit Beginn der Corona-Pandemie verstärkt auch im Homeoffice.

Da die IT-Landschaft auf einer Terminal-Server-Infrastruktur basiert, mussten keine neuen Notebooks angeschafft werden. Jeder lud sich einen Citrix-Client auf den eigenen Rechner/Laptop und greift nun darüber auf seine normale PC-Arbeitsplatzoberfläche im Büro zu. Die Terminal-Server-Umgebung wird derzeit auch noch einmal technisch aufgerüstet, damit es angesichts des vermehrten Zugriffs von außen auch keine Bandbreitenprobleme gibt. Über die Citrix-Anwendung finden jedoch ohnehin nur Bildschirmeingabe und -ausgabe statt, die zentralen Rechenoperationen laufen auf den Servern in der Hauptverwaltung. So ist unterbrechungsfreies Arbeiten ohne Performance-Engpässe sichergestellt.

„Die 300 Beschäftigten, die derzeit die Möglichkeit des Homeoffice nutzen, stammen aus allen Abteilungen im Haus“, erzählt Simon Beckmann aus der Organisationsabteilung des Kreises. „Darunter sind Angehörige von Risikogruppen, es können persönliche Gründe wie eine notwendige Kinderbetreuung zu Hause vorliegen, aber auch die konkrete Platzsituation im Büro. Das heißt, wenn es vor Ort verhältnismäßig eng ist, kann dies den Ausschlag geben, dass einer von zwei Beschäftigten eben von zu Hause arbeitet – vorausgesetzt, er verfügt über einen PC bzw. ein Notebook.“

Teams entscheiden selbstständig über ihre örtliche Aufteilung

In allen Fachbereichen, die durchgehend mit der eAkte arbeiten, können die Teams also selbstständig entscheiden, wie sie sich aufteilen wollen. Und sie können dies im Alltag auch flexibel handhaben, sich also spontan in Schichten aufteilen. Die IT-Abteilung hat hierüber keinen konkreten Überblick und braucht diesen auch nicht. Wesentlich ist: Durch den ECM-Einsatz wurde die gesamte Verwaltung in die Lage versetzt, sich so zu organisieren, dass sie alle aus der Corona-Krise erwachsenen Anforderungen an die Arbeitsplatzhygiene sofort umsetzen konnte.

Auch die Personalverwaltung des Kreises Borken arbeitet seit 2019 mit der elektronischen Personalakte. Ihre Angehörigen können damit vom Homeoffice aus unter anderem die Personaleinsatzplanung besser koordinieren – gerade in Krisenzeiten besonders wichtig.

Sollte es erforderlich sein, lassen sich die momentanen 300 mobilen Arbeitsplätze auch schnell und unkompliziert erhöhen. Jedes Notebook, das mit einem Citrix-Client ausgestattet ist, wird damit zum mobilen Arbeitsplatz. Von diesen zu unterscheiden sind die klassischen Telearbeitsplätze, von denen es im Kreis Borken auch bislang schon 85 gab. Dies trägt noch einmal zu Entzerrung der Gesamtsituation bei.

Corona-Akte für Entscheider und Krisenstab eingerichtet

Das Feedback aus den einzelnen Abteilungen zur Homeoffice-Situation ist sehr gut – aus der Heimaufsicht etwa, die alle Pflegeeinrichtungen im Kreis betreut. Dort hatte die IT-Abteilung erst im vergangenen Jahr eine „Heimaufsichtsakte“ erstellt. Es war ein perfektes Timing, denn die fünf Mitarbeiter haben nun auch von zu Hause aus zentralen Zugriff auf alle Unterlagen, die mit Corona zu tun haben.

Kurzfristig hat die IT-Abteilung im März auch eine neue Corona-Akte für die Entscheidungsebene und den Krisenstab eingerichtet. Sie enthält alle relevanten Dokumente zum Thema – wann hat das Land/wann hat der Kreis etwas erlassen, welche neuen Bestimmungen zur Schul- und Kitasituation gibt es, wie lauten die aktuellen Testergebnisse? Die Agierenden verfügen damit über eine jederzeit aktuelle Wissensbasis und können ihre Aktivitäten darüber gezielt koordinieren.

Eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit

Andre Funke: „Auf Basis der momentanen Erfahrungen wollen wir die Möglichkeiten mobilen Arbeitens auch nach Abklingen der Pandemie weiter ausbauen. Das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes muss dabei jedoch langfristig überdacht werden.“ Wer wahlweise zuhause oder im Büro arbeitet, soll dies auch weiterhin über den klassischen Telearbeitsplatz tun. Dieser bietet dem Beschäftigten die gleichen technischen Bedingungen wie im Büro – Maus, Tastatur, ggf. zwei Bildschirme – und unterliegt auch arbeits- und gesundheitsschutzrechtlich ganz anderen Anforderungen. „Homeoffice-Arbeitsplätze via Citrix und privatem Notebook werden alle nutzen können, die einmal spontan von zuhause arbeiten müssen. Alles, was eine Regelmäßigkeit beinhaltet – man arbeitet generell zwei von fünf Tagen zu Hause – werden wir über Telearbeitsplätze abdecken“, erklärt der Organisationsfachmann. So tritt der Kreis Borken, angefeuert durch Corona, derzeit in eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit ein.

Hintergrund

Begonnen wurde seinerzeit in der Kfz-Zulassung mit einer auf d.3ecm basierenden digitalen Kfz-Akte. Diese wurde per bidirektionaler Schnittstelle tief in das Fachverfahren OK.VORFAHRT integriert. Inzwischen gibt es rund 80 verschiedene elektronische Fallakten, teils verbunden mit einem Verfahren, teilweise dieses sogar ersetzend, wenn es für den speziellen Fall keine Fachanwendung gibt. So wurde etwa im Umweltamt eine Abfallbetriebsakte eingerichtet, in der wasser-, baurechtliche und andere Genehmigungen abgelegt sind.

Die letzten verbliebenen Papierakten will die Kreisverwaltung bis 2022 durch digitale Pendants ablösen. Bereits bis Ende 2020 soll die Digitalisierung der allgemeinen Schriftgutverwaltung nach KGSt-Aktenplan in einer zentralen Sachakte abgeschlossen sein. Dies betrifft alle weiteren Dokumente, die abteilungsübergreifenden Charakter haben und keiner Fallakte zugewiesen werden können wie interne Anweisungen, Haushaltspapiere, Rundschreiben, eMails .

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