Verwaltungsmodernisierung in Leoben Bauverfahren beschleunigt

Die Stadt Leoben hat das ehrgeizige Ziel, als eine der ersten Gemeinden Österreichs komplett digital zu arbeiten. Ein erster Schritt ist nun bereits getan: Das Bauverfahren wurde beschleunigt.

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Die Stadt Leoben ist mit 24.571 Einwohnern die größte Stadt des österreichischen Bundeslandes Steiermark. Das Ziel, den Bürgern Zeit zu sparen, wurde bei den Bauverfahren bereits erreicht: Die Laufzeit wurde um rund 20 Prozent verringert.

Die größte Herausforderung bei der Umsetzung dieses Projekts war laut Projektleiterin Dunja Valenti „die Umsetzung der Organisationsentwicklung, um Zeitoptimierungen bei bestehenden Verfahrensabläufen zu erreichen. Doch in Zusammenarbeit mit der Projektleiterin Yvonne Rester von der OTS Informationstechnologie AG, wurde der Spagat zwischen der IT-Implementierung und Optimierung der Verfahrensabläufe erfolgreich gemeistert.“

Tagespost managen

Der Weg zum Ziel bestand darin, die gesamte Tagespost bereits um 9.30 Uhr den Sachbearbeitern zur Verfügung zu stellen. Durch das so genannte „frühe Scannen“ wird die eingehende Tagespost komplett via Scanner zentral digitalisiert, indexiert und mit einer „Eingangs-ID“ versehen, die gleichzeitig zur Identifikation des physischen Dokuments verwendet wird. Nach der Erfassung wird das digitale Dokument in die elektronischen „Postmappen“ gespeichert. Zudem wird eine „Posteingangsliste“ generiert, um eine Gesamtübersicht zu gewährleisten.

Die weitere Bearbeitung erfolgt durch die einzelnen Referate gemäß den speziell zugeteilten Rechten. Dieses ersetzende Scannen hat sich nach eigenen Angaben gut bewährt, so dass anschließend eine Vernichtung der Papierpost im gesetzlichen Rahmen durchgeführt werden kann. Auch eMails werden automatisch erfasst und revisionssicher in den „zentralen Postmappen“ gesichert. Dadurch werden auch aus eMails geprüfte Eingangsstücke.

Eine Novell-Groupwise-Integration optimiert diesen Schritt. Die weitere Bearbeitung und die Generierung neuer Dokumente erfolgt mit Hilfe des ELAK-Systems „DMS³/eAkteOpen+“ von OTS Informationstechnologie. Durch die vorlagenbasierte Dokumentenerstellung soll ein einheitliches Erscheinungsbild in der Außendarstellung erreicht werden. Vorgangsinformationen werden zudem in die Dokumente integriert und garantieren so eine zügige Bearbeitung.

Unabhängig vom Standort

Die Stadt Leoben hat nun die Möglichkeit, Vorgänge und Dokumente standortunabhängig zu finden und bereitzustellen – selbst komplexe Bauvorgänge. So werden laut Dunja Valenti schon jetzt rund 20 Prozent der Verfahrensdauer im Baugenehmigungsverfahren eingespart, unter anderem durch elektronische Genehmigungsabläufe mit digitaler Signatur. Für externe Termine kommen mobile Clients für die dezentrale Bearbeitung der ELAK-Dokumente zum Einsatz. Über eine integrierte elektronische Unterschrift können Dokumente direkt unterschrieben werden.

Die nächsten geplanten Einsatzgebiete in Verbindung mit dem ELAK sind die Anbindung der hybriden Zustellung und Anbindung der über zwanzig Beteiligungsunternehmen der Stadt Leoben zur Sicherstellung des externen Reportings.

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