VENDOSOFT GmbH

Vor dem Einkauf steht der Kassensturz

Wie viele neue Microsoft-Lizenzen braucht eine Verwaltung tatsächlich? Nach Jahren des laufenden IT-Betriebs ist diese Frage oft gar nicht so leicht zu beantworten. Rechner werden ausgetauscht, Office-Lizenzen nachgekauft, Versionen wechseln und Nachweise liegen nicht immer dort, wo die IT sie Jahre später vermutet.

So auch in einer mittelgroßen Kreisstadt: Über Jahre hatte die Verwaltung immer wieder Office-Lizenzen nachgekauft – aus Sorge vor einer Unterlizenzierung im Zweifel lieber eine zu viel. Gleichzeitig ging zunehmend der Überblick über vorhandene Nutzungsrechte verloren.

Den Knoten löste schließlich Joyce Studier. Die Microsoft Licensing Professional und SAM-Expertin bei VENDOSOFT nahm gemeinsam mit dem IT-Leiter den Lizenzbestand unter die Lupe und prüfte dafür auch die Rechnungen der vergangenen fünf Jahre. Danach war klar, was weitergenutzt werden konnte und was neu angeschafft werden musste.

Diese Herangehensweise ist auch vergaberechtlich interessant: Denn Umfang und Preis der anstehenden Anschaffung bestimmen den voraussichtlichen Auftragswert.

Der Preis verändert die Rechnung

Für den Auftragswert zählt nicht, was eine zunächst angenommene Softwareausstattung kosten würde, sondern der voraussichtliche Wert der anstehenden Anschaffung. Ein zusammengehörender Auftrag darf dabei nicht künstlich aufgeteilt werden, um vergaberechtliche Vorschriften zu umgehen. Das regelt § 3 der Vergabeverordnung ausdrücklich.

Sehr wohl beeinflussen lässt sich jedoch, was die benötigte Software kostet. VENDOSOFT handelt mit gebrauchten Microsoft-Volumenlizenzen, die je nach Anzahl, Version und Verfügbarkeit bis zu 60 Prozent günstiger sein können als Neuware. Das kann den Auftragswert erheblich verändern. Joyce Studier empfiehlt deshalb, vor größeren Microsoft-Investitionen auch den Gebrauchtmarkt in die Kalkulation einzubeziehen:

„Es lohnt sich, beide Preise auf dem Tisch zu haben. Erst dann lässt sich beurteilen, welche Investitionssumme tatsächlich ansteht.“

Welche vergaberechtlichen Konsequenzen sich daraus ergeben, richtet sich nach den jeweils geltenden Vorschriften und Wertgrenzen.

Auch Ausschreibungen lassen Spielraum

Liegt der Auftragswert oberhalb der maßgeblichen Grenze, sollte gebrauchte Microsoft-Lizenzen dennoch in dem Vergabeverfahren berücksichtigt werden. Im Vergleich zu Neulizenzierungen oder Cloud-Architekturen sichern sie in der Regel den günstigsten Preis. Dabei bestimmt die Vergabestelle nicht nur, welche Software benötigt wird. Sie kann auch fachliche und qualitative Anforderungen an das Angebot stellen. Bei Gebrauchtsoftware betrifft das insbesondere die Herkunft und Übertragung der Lizenzen, die Qualifikation des Anbieters sowie eine nachvollziehbare Dokumentation der Lizenzkette. Solche Kriterien müssen sachlich begründet, verhältnismäßig und mit dem Auftragsgegenstand verbunden sein.

Genau hier unterstützt VENDOSOFT Behörden auch bei der Vorbereitung einer Ausschreibung. Die Lizenzexperten helfen dabei zu bestimmen, welche Anforderungen für die geplante Microsoft-Lizenzierung relevant sind und wie sie in den Ausschreibungsunterlagen formuliert werden können.

Joyce Studier rät dabei, den Blick nicht auf den Preis zu verengen: „Bei gebrauchten Lizenzen sollte von Anfang an klar definiert sein, welche Nachweise der Anbieter liefern muss. Schließlich muss die Verwaltung ihre Nutzungsrechte auch später zweifelsfrei belegen können.“

Rechtssicherheit braucht Nachweise

Der Handel mit gebrauchter Software ist grundsätzlich rechtlich geklärt. Der Europäische Gerichtshof entschied bereits 2012 über die Voraussetzungen für den Weiterverkauf von Software; auch der Bundesgerichtshof bestätigte die Rechtmäßigkeit des Handels mit gebrauchten Softwarelizenzen.

Für Behörden stellt sich deshalb weniger die Frage, ob gebrauchte Software zulässig ist, sondern wie der rechtmäßige Erwerb dokumentiert wird.

VENDOSOFT lässt seine Transaktionen durch Wirtschaftsprüfungskanzleien überprüfen. Verifiziert werden die Lieferkette sowie die Unbrauchbarmachung der übertragenen Lizenzen beim Vorbesitzer. Die sogenannte Vernichtungserklärung wird beim Wirtschaftsprüfer hinterlegt; der Käufer erhält die notwendigen Unterlagen und Bestätigungen für die rechtskonforme Nutzung.

Das zahlt sich spätestens bei einer Prüfung durch den Hersteller aus. Dann muss die Verwaltung belegen können, auf welcher Grundlage sie die Software nutzt. Beim Gebrauchtkauf gehört eine belastbare Dokumentation deshalb genauso zum Angebot wie die Lizenz selbst.

Wer vorausplant, vermeidet Kostenspitzen

Die beste Situation entsteht allerdings lange vor der nächsten größeren Microsoft-Investition. Regelmäßiges Lizenzmanagement macht frühzeitig sichtbar, wann Versionen ersetzt, zusätzliche Lizenzen benötigt oder vorhandene Nutzungsrechte weiterverwendet werden können. So lassen sich Haushalte vorausschauender kalkulieren und notwendige Vergabeverfahren rechtzeitig vorbereiten.

VENDOSOFT begleitet öffentliche Verwaltungen deshalb nicht nur beim Kauf neuer oder gebrauchter Microsoft-Lizenzen. Die Microsoft-Experten unterstützen vom Lizenzmanagement über die Planung anstehender Investitionen bis zur Vorbereitung einer Ausschreibung.

Joyce Studier bringt es auf drei Fragen: „Was ist vorhanden? Was steht in den nächsten Jahren an? Und welches Budget haben wir dafür?“ Wer darauf rechtzeitig Antworten hat, gewinnt finanziellen und planerischen Spielraum.

Wie Städte und Gemeinden ihre Microsoft-Lizenzierung gemeinsam mit VENDOSOFT wirtschaftlicher aufgestellt haben, zeigen verschiedene Praxisbeispiele unter Case Studys von Städten und Gemeinden.