TEK-Service AG

Wenn fremde Produktentscheidungen zum Risiko werden
Der Weg zu mehr Unabhängigkeit begann für TEK-SERVICE nicht aus politischen Überlegungen heraus, sondern aus wiederkehrenden praktischen Erfahrungen: Über viele Jahre hinweg war die technologische Basis des Portalanbieters eng mit den Services eines weltweit dominierenden Softwarekonzerns verbunden. Dessen regelmäßige Produkt- und Versionswechsel führten dazu, dass kundenspezifische Erweiterungen und individuelle Weiterentwicklungen immer wieder angepasst oder neu aufgebaut werden mussten. Die Folge waren erhebliche Aufwände, eingeschränkte Innovationsspielräume und eine starke Abhängigkeit von Entscheidungen, die außerhalb des eigenen Einflussbereichs getroffen wurden.

Für einen Dienstleister, dessen Erfolg auf langfristigen Kundenbeziehungen und individuellen Anforderungen basiert, stellte dies ein erhebliches unternehmerisches Risiko dar. „Wir haben damals erkannt: Wenn wir innovativ und kundenorientiert bleiben wollen, müssen wir die Kontrolle über unsere Technologie selbst in der Hand halten“, erklärt Monika Schmidt, Vorsitzende des Aufsichtsrates der TEK-SERVICE AG.

Eigene Entwicklung schafft Unabhängigkeit
Die Konsequenz: Die TEK-SERVICE AG investierte in eigene Systeme und baute Lösungen auf, die die vollständige Unabhängigkeit von den Plattformen großer internationaler Softwareanbieter ermöglichen sollten. Monika Schmidt beschreibt, was das konkret bedeutete: „Unsere Eigenentwicklungen haben wir über Jahre hinweg parallel zur Bestandssoftware und dem operativen Tagesgeschäft vorangetrieben.“ Schritt für Schritt wurden Prozesse aus der „alten Welt“ in die „neue Welt“ ausgesteuert, um nach Prozessabschluss wieder zurückgeroutet zu werden. “Der Aufwand war für alle Beteiligten des Unternehmens immens. Planung, Entwicklung, Testläufe, Dokumentationen, Know-How-Transfer an Mitarbeiter:innen und Kunden – an alles musste gedacht werden und das im laufenden Betrieb!“

Der Wechsel, den niemand bemerkte
Am Ende dieses langjährigen Transformationsprozesses stand die Migration in ein deutsches Rechenzentrum mit deutscher Cloud-Umgebung an. Damit gewährleistet die neue Infrastruktur die hohen Anforderungen, die öffentliche Auftraggeber und Unternehmen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance stellen. 2025 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Im Rahmen eines geplanten Wartungsfensters wurde die Verbindung zwischen alter und neuer Systemlandschaft gekappt. Die bisherigen Server blieben zunächst im Hintergrund stand-by, um bei Bedarf auf Bestandsdaten zugreifen zu können. Gleichzeitig nahm die neue Plattform im deutschen Rechenzentrum ihren Betrieb auf und stand Kunden sowie Partnern unmittelbar zur Verfügung.

Monika Schmidt staunt noch immer, wie störungsfrei die „Metamorphose“ der TEK-Service AG verlief. Und sie ist froh, dass das Unternehmen seine Einkaufsportale nun vollständig eigenständig betreibt. „Unsere Weiterentwicklungen orientieren sich heute ausschließlich an den Anforderungen unserer Kunden – und nicht mehr an Produktzyklen, Lizenzmodellen oder strategischen Entscheidungen externer Softwareanbieter.“

Digitale Souveränität als Erfolgsfaktor für Kunden
Für TEK selbst und seine Kunden ergeben sich daraus konkrete Vorteile:

• Freie technologische Entscheidungen

• Freie Wahl von Dienstleistungsunternehmen

• Schnellere Umsetzung individueller Kundenanforderungen

• Unabhängigkeit von Geschäfts- und Lizenzmodellen globaler Plattformanbieter

• Höhere Qualität und Verlässlichkeit durch eigene ertüchtigte Technologie

Zugriffsberechtigungen auf seine Systeme bestimmt TEK heute selbst und fühlt sich wie befreit von den automatischen Upgrades externer Softwareanbieter. Die hatten in der Vergangenheit immer wieder zu „Störfeuern“ geführt. Von einem auf den anderen Tag waren bewährte Funktionen und Prozesse nicht mehr oder nur eingeschränkt verfügbar. Das verursachte hohe Aufwände bei der Fehlerbehebung und Anpassung und führte zu Reibungsverlusten mit den Kunden.

„Woche der digitalen Souveränität“ des BITMi
Die „Woche der digitalen Souveränität“ des BITMi begrüßt man bei TEK ausdrücklich. „Weil der Verband mit „Wechselgeschichten“ wie unserer den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Beitrag würdigt, den der deutsche IT-Mittelstand jeden Tag leistet.“ So wie die webbasierten TEK-Lösungen die Bedürfnisse von Einkaufenden in den Mittelpunkt stellen ihnen tagtäglich die Arbeit erleichtern.

Mehr erfahren über Einkaufsportale made & hosted in Germany unter: www.tek-service.de